7 Переваги онлайн-чату обслуговування клієнтів - заощадити час, гроші та загострення

Є лише стільки способів зв’язатися з компанією, і кожен з них має серйозні недоліки. Під час спроби телефонного дзвінка ви ризикуєте витратити цінний час на навігацію по деревах телефонів та очікування на очікування, лише щоб спробувати пояснити проблему тому, хто може не розуміти вашу проблему, може не знати тонких мов англійської мови або просто не зможе. допомагати. Якщо ви спробуєте електронну пошту, вам, можливо, доведеться чекати днів, щоб отримати лист-формуляр, який навіть не вирішує вашу проблему. Використання факсимільного апарату або надсилання листа лише збільшує шанси на незадовільну чи несвоєчасну відповідь.

Останнє нововведення в обслуговуванні клієнтів - це онлайн-чат-сесія. На відміну від попередніх «досягнень» в технології обслуговування клієнтів, таких як телефонні дерева, системи розпізнавання голосу та міжнародні телефонні центри, онлайн-чати мають величезний потенціал, щоб справді покращити якість отриманої послуги. Розглянемо ці сім способів використання чатів на вашу користь.

1. Отримати це в письмовій формі
Скільки разів представник служби обслуговування клієнтів робив вам пропозицію по телефону, яка так і не здійснилася? У минулому все, що ти мав би, - це твоє слово проти їхнього. Звичайно, розмова "можливо була записана для забезпечення якості", але я ще не стикаюся з компанією, яка відтворить її, щоб підтвердити ваші вимоги..

Під час спілкування за допомогою онлайн-чату ви можете легко скопіювати, вставити та зберегти сеанс для подальшого ознайомлення. Більшість компаній навіть автоматично надсилають вам стенограму. Нещодавно я отримав кредит в розмірі 100 доларів США після подання стенограми чату, в якій представник обіцяв мені знижку в розмірі 100 доларів. Хоча компанія пізніше намагалася стверджувати, що моя покупка не відповідає вимогам, у мене було написано письмово їх представника, що я отримаю знижку, тому вони не мали іншого вибору, як запропонувати мені кредит.

2. Просіть компенсацію, спокійно і впевнено
Я завжди намагаюся отримати найвигідніші результати обслуговування клієнтів, намагаючись при цьому бути ввічливим та професійним. Якщо у мене проблеми з клієнтом, я можу лише уявити, наскільки це погано для працівників компанії. Коли я спілкуюся в Інтернеті, так набагато простіше висловити своє невдоволення, не засмучуючись. Я не стикаюся зі спокусою підвищити голос або бути надмірно емоційним під час спілкування текстом. Я також вважаю себе набагато менш ганебним, коли йдеться про прохання про компенсацію у агента з обслуговування клієнтів. Все, що мені потрібно зробити - це "я не задоволений, і я хотів би отримати компенсацію". Щоразу, коли я це робив, результати перевищували мої сподівання.

3. Спілкуйтеся чітко
Якщо ви спробуєте зв’язатися з великою компанією, ви швидко відчуєте глобальний характер нашої економіки. Я нічого не маю проти когось у цій чи іншій країні, хто не розмовляє англійською мовою з тим же акцентом, що я. Але точний спілкування, особливо коли йдеться про вирішення суперечок, може бути неможливим по телефону, коли розмовляєте з кимось із значно іншим акцентом або без хорошого телефонного етикету. Під час онлайн-сеансу чату акценти та якість голосу ніколи не викликають побоювань. Я також можу вирізати та вставити довгі номери замовлень, номери відстеження та коди підтвердження, не переживаючи, що представник служби обслуговування клієнтів і я не чуємо один одного правильно, коли мова йде про букви та цифри. Ми економимо час, не повторюючись і не виправляючи один одного.

4. Говоріть для когось іншого
Існує багато причин, які вам можуть знадобитися допомагати комусь із вирішенням проблем із обслуговуванням клієнтів, але ви, можливо, не хочете насправді заявляти, що вони є ними по телефону або особисто. Наприклад, ми з дружиною часто ставимо запити обслуговування клієнтів один для одного. Ще частіше ми допоможемо батькам з комп’ютерними та технічними проблемами, оскільки ми краще розуміємо мову та проблеми. Ми не обманюємо систему, але я не можу позувати як дружина по телефону. Під час участі в онлайн-чаті ви можете легко представляти члена сім’ї, не відчуваючи, що брешите.

5. Економте час
Сеанси чату з обслуговування клієнтів економлять ваш час багатьма способами. Коли ви ініціюєте сеанс спілкування в чаті, ви рідко опиняєтеся на затриманні настільки довго, наскільки це можливо, здійснюючи телефонний дзвінок. Хоча тривалість сеансу чату може перевищувати тривалість звичайного телефонного дзвінка, ваш час взаємодії з компанією становить лише частину часу, який ви витратили на телефон. Намагаючись вирішити проблему в Інтернеті, я можу спілкуватися по телефону, виконувати інші завдання або навіть вести одночасні чати з іншими компаніями. Я вважаю себе набагато продуктивнішим під час очікування відповідей у ​​чаті, ніж під час очікування на затриманні по телефону.

6. Зменшити повторення
Як часто ви знаходитесь, коли ви повторно входили та повторювали номер свого рахунку, номер соціального страхування або характер вашої ситуації у різних представників телефону? Чи не повинна система показувати ваш номер, як тільки він має його, і чи не основна проблема вже записана? Оскільки сеанси спілкування в чаті - це прості текстові версії вашої розмови, інші представники можуть легко побачити файл та зрозуміти вашу історію, перш ніж приєднатися до вас у розмові. Коли ви просите поговорити з вищим начальником, вам не потрібно переробляти весь досвід. З тих пір все це запис, ви також повинні бути обережні, щоб стежити за своєю мовою і зберігати спокійну поведінку, і ви побачите переваги кращого, швидшого обслуговування.

7. Підтримуйте конфіденційність
Більшість людей, яких я знаю, не мають розкоші працювати в офісі з дверима. У ці дні навіть висококваліфіковані працівники працюють у кабінах, оточених десятками колег. Я приватна людина, і мені не комфортно передавати всі подробиці особистого життя та фінансів з усіма, хто трапляється на слух. І я уникаю оголошувати та повторювати номери своїх рахунків, щоб усі могли їх почути. Це небезпечно, і це не дуже ввічливо. Під час онлайн-чату мої натискання клавіш - це весь шум, який я видаю, і кожен, хто чує, може почути.

Заключне слово

Як замовник, я вимагаю найкращого, і я прагну вирішити проблеми, коли у мене є. Я також звертаюся за технічною підтримкою до виробників, коли будь-який із моїх пристроїв не працює належним чином. Щоб досягти найкращих результатів, мені доведеться витратити багато часу на роботу з представниками служби обслуговування клієнтів та технічними працівниками. Поки я не можу дозволити собі заплатити комусь, щоб вирішити всі мої справи за мене, мені потрібно бути розумним щодо часу і енергії, яку я витрачаю на пошуки допомоги. Чат виявився моїм найефективнішим варіантом, і це дає мені найкращі результати, зберігаючи свій час, гроші та конфіденційність.

Що з тобою? Ви віддаєте перевагу спілкуватися із службою обслуговування клієнтів, або у вас було жахливе враження, яке вас відключило?