10 порад щодо розвитку ефективних навичок спілкування на робочому місці
Молодий помічник, коливаючись між обуренням та безнадією, не знав, як реагувати на тристорінкові записки, в яких перераховано провал після провалу завдань та очікувань, яких група не зустріла. Меморандум завершився загрозою, що "речі повинні змінитися чи інакше", і що він, менеджер, більше не піклується про людей через їх недоліки. Мій друг, розірваний між тим, щоб кинути те, що він вважав несправедливою оцінкою, або залишатися, коли подальше просування може затягнутися або неможливо, запитав мене: «Що мені робити? Вийдіть або залиштесь там, сподіваючись, що мене не звільнять? "
Комунікація, орієнтована на результати, на робочому місці
Всі комунікації мають результат. Але чи був результат у цьому випадку бажаним менеджером, який написав записку? Ділові відносини, особливо ті, що стоять між начальством та підлеглими, часто є скелястими через поганий зв’язок, відсутність чи неправильне тлумачення фактів, стиснене середовище та взаємну прихильність до успіху. Як і в спорті, і в політиці, багато бізнес-помилок не мають раціону. Молині пагорби стають горами, а помилки стають катастрофами через емоції та надмірні реакції.
Дослідження довели, що емоції часто перемагають інтелект, наслідок того, що потрібно боротися чи тікати еони раніше, коли звірі їли людей, які повільно вирішували, чи небезпечні вони. На щастя, у більшості підприємств немає середовища "убий чи вбий" - але ми все ще готові реагувати на таке.
У цьому випадку зусилля менеджера мотивувати своїх співробітників збиткові. Незважаючи на те, що у зовнішньому вигляді магазину та операціях, які потрібно було виправити, були явні недоліки, результатом пам’ятки було зосередити увагу на особистостях, а не на роботі. Незважаючи на те, що доповідь не викликає сумнівів катастрофічно для керівника в короткостроковій перспективі, довгостроковий вплив був втратою довіри та впевненості у його здатності до лідерства, збільшенням щоденної напруги між керівником та іншими працівниками та ймовірність значної втрати майбутніх потенційних менеджерів та їх накопичених інституційних знань. Як менеджер міг вирішити ситуацію інакше?
Ефективно спілкування: менеджер
Менеджер може зробити кілька речей, щоб покращити свої комунікативні навички:
1. Подумайте про ситуацію, перш ніж робити будь-які дії
Наші емоції спокушають нас приймати швидкі рішення на основі поверхневих доказів, які можуть не відображати справжню суть проблеми. Менеджер припустив, що поганий зовнішній вигляд магазину пояснюється відсутністю зусиль чи уваги працівників. Він не зміг вважати, що декілька працівників магазину були звільнені через фінансову ситуацію, а завантаженість магазину залишилася незмінною. Кожен помічник керівника відповідав за більше областей з меншою кількістю людей для виконання робіт.
Крім того, від кожного помічника потрібно було зменшити зарплату через втрату великого замовника, і кожен був стурбований тим, що втрата клієнта сповільнить їх власне просування до менеджера магазину. Хоч і не було наміру, їх зусилля, ймовірно, постраждали через їх власні турботи.
2. Зберіть та підтвердьте інформацію, перш ніж приймати рішення
Ми маємо тенденцію плутати симптоми з хворобою і, отже, лікувати цей симптом, а не основну хворобу. Технологія дозволяє нам збирати величезну кількість даних, розрізати їх і робити кубиками, щоб вони відображалися будь-яким чином, як ми хочемо. Але дані - це представлення проблеми, а не сама проблема. Спостереження за роботою помічників, розмови та прослуховування їх про аспекти їх роботи може призвести до іншого висновку, ніж той, до якого дійшов керівник.
3. Зосередьтеся на проблемах, а не на особистості
Пам'ятка керівника напала на персонажа кожного помічника, маючи на увазі, що вони ліниві, занедбані чи зрадили його. Наслідки посилили емоційний контекст пам’ятки, затьмаривши її фактичний зміст та призначення.
Асистенти, у відповідь, з емоцією відреагували, не зупиняючись на розгляді обґрунтованості фактів або намагаючись дати керівнику будь-які пояснення. Щоразу, коли маєте справу з будь-яким питанням, який може мати емоційний зміст, «Правило 24 години» повинно діяти: не надсилайте жодних електронних листів, повідомлень, листів, нагадувань та повідомлень іншим, доки у вас не з’явиться день для роздумів. її зміст і впевнені, що він повідомляє факти та бажаний тон.
4. Керуйте особами, а не групами
Пам'ятка менеджера була спрямована на всіх і нікого. Відсутність конкретності дозволила кожному одержувачу уникнути особистої відповідальності, оскільки кожен відчував, що його власні зусилля виправдали очікування. Як наслідок, записка не змогла отримати бажаного результату і погіршила і без того чутливе робоче середовище. Групові комунікації ідеально підходять для надання загальної інформації, освіти та похвали; однак їх не слід використовувати для індивідуального спрямування чи критики. Пам’ятайте, вихваляйте на публіці і критикуйте приватно.
5. Зустріньтеся з підлеглими віч-на-віч
Сенс і намір написаних слів без контексту фізичної присутності часто неправильно розуміються і можуть призвести до плутанини та конфлікту. Немає замінника дивитись комусь в очі і бачити їх реакцію на вашу розмову, щоб уточнити зміст і забезпечити розуміння та згоду.
Менеджери часто ховаються за примітками та замітками так, ніби їхні підлеглі були роботами, яких потрібно перемістити на місце і запрограмувати. Однак успішні лідери прагнуть особистої відданості та будують мости довіри, взаємоповаги та спільного досвіду. Будьте фізично доступними та "пройдіться пішки", і дайте своїм людям знати, що ви з ними через добро і погане.
6. Призначте завдання прямо та чітко
Люди найкраще працюють, коли знають, що від них чекає. Хороші менеджери визначають цілі та заходи простими, зрозумілими поняттями, покладають відповідальність однозначно та підтверджують, що інформацію розуміють ті, кому вона спрямована. Хороші керівники здійснюють подальші дії та надають корективний внесок для того, щоб кожен з його підлеглих знаходився на одній сторінці та працював над тією ж метою.
Керівники завжди повинні пам’ятати, що жоден працівник не приймає роботу з очікуванням, що він або вона буде недооцінений, ігнорований або незначний на роботі. Працівники хочуть, щоб їхні ровесники любили і поважали і пишалися роботодавцем. Завдання керівництва полягає у підтримці та подальшому розвитку ентузіазму та відданості цього працівника, навіть у періоди стресу.
Помилки є частиною зростання, а нестача та виправлення курсу є регулярними явищами в бізнесі та в житті. Робота з підлеглими так, як ви хотіли б мати справу з подібною ситуацією - найкращий курс, який може взяти будь-який керівник.
Ефективно спілкування: працівник
Мій друг, помічник менеджера, також міг дізнатися про цю подію. Його реакція, хоч і зрозуміла, непотрібно загострювала ситуацію. Як наслідок, він та інші помічники страждали від марного занепокоєння та марно витрачали час та зусилля, спілкуючись один з одним про сприйняту ними несправедливість. Цей час та енергію можна було б краще витратити на вирішення проблем магазину та покращення обслуговування клієнтів. Хоча ні він, ні інші помічники не могли впливати на почуття менеджера, що призвели до записки, їх відповідь на це була під їх контролем.
Якщо ви перебуваєте в подібній ситуації, вам слід:
1. Ніколи не персоналізуйте критику
Незалежно від того, ви критикуєте чи отримуєте критику, вона має грунтуватися на спостережуваних діях та результатах, а не на намірах. Неможливо знати мотивації, що стоять за будь-якою діяльністю, лише фізичні дії та результат діяльності. Як наслідок, критику слід давати та приймати неемоційно, враховувати її обгрунтованість та актуальність та застосовувати, коли дія виправдана..
Іншими словами, не будьте надто чутливі або захисні, коли отримуєте зворотній зв'язок. Розгляньте отриману інформацію як призначену для отримання іншого результату, а не особистої атаки.
2. Зрозумійте ситуацію
У цьому випадку причиною критики став фізичний стан та зовнішній вигляд магазину. В інший час конструктивна критика є частиною регулярного огляду працездатності працівників, покликаного дати зворотній зв'язок обом сторонам. Скористайтеся обома можливостями для побудови відносин та отримання інформації. Використовуйте огляд як можливість отримувати та надавати розвідки, які в іншому випадку можуть бути пропущені.
3. Будьте зрозумілими
Щоразу, коли ви отримуєте те, що вважаєте невиправданим особистим нападом чи критикою, визнайте джерело та їх обставини, перш ніж прийти до висновку. На жаль, люди мають погані дні, і вони часто реагують на нападки на інших мало, або без причин. Коли в голівках прохолодніше і тиск менше, зв’яжіться з нападником, щоб дізнатися більше про проблему та про те, як ви можете бути частиною рішення. Ви можете виявити, що стимулом для нападу була надмірна реакція з боку відправника або не мала нічого спільного з вами та вашою роботою..
4. Вчіться зі своїх помилок
Незалежно від стадії вашої кар’єри, ви можете і повинні продовжувати вчитися. Протягом вашого трудового життя ви будете працювати на керівництво та з начальниками різних можливостей та талантів. Деякі ви запам’ятаєте через їх чудове керівництво, а інші ви пам’ятаєте, бо вони були такими бідними менеджерами. Навіть останні можуть чогось навчити вас.
У цьому випадку мій друг дізнався, як він себе почуває, коли несправедливо звинувачують у поганій роботі. Сподіваємось, він згадає свої почуття до того, як зробить ті самі помилки з людьми, які повідомляють йому зараз або в майбутньому. Іноді погані приклади ефективніші, ніж хороші.
Заключне слово
Управління та лідерство - це засвоєна навичка. Ефективні менеджери мають досвід з обох сторін спектру, приймаючи вказівки та даючи їх. А успіх компанії безпосередньо пов'язаний з майстерністю її менеджерів та їх здатністю вести працівників через складні та випробувальні часи.
Аналізуючи та продуманий у спілкуванні як з підлеглими, так і з начальством, ви зможете краще навчитися лідирувати на будь-якій посаді. Таким чином, ви не тільки забезпечите свої майбутні перспективи підвищити рейтинги своєї компанії, але і створите більш продуктивну та кращу робочу обстановку для себе та своїх колег.
Які ще ефективні поради щодо спілкування ви можете запропонувати?
