14 порад для підвищення продуктивності та уникнення відволікань під час роботи вдома
Я працюю з дому останні вісім років. І хоча мені, безумовно, зараз комфортно це робити, рано було багато сильних болів. Я одного разу замкнувся у ванній кімнаті, щоб провести безперебійну конференцію з клієнтом - не зовсім втілення професіоналізму. Однак якщо ви знайдете час, щоб підготуватися до роботи вдома та створити атмосферу, сприятливу для професіоналізму та продуктивності, побудувати процвітаючу кар’єру більш ніж можливо.
Поради щодо продуктивності роботи вдома
Перебування на роботі в робочій області, що включає дітей, миттєвий доступ до соціальних мереж та нескінченну кількість відволікань може бути важким. Ось декілька порад та рекомендацій, які я підбирав після майже десятиліття роботи вдома.
1. Створіть виділений офісний простір
У зайнятому домогосподарстві може бути надто просто дозволити дітям складати домашнє завдання на вашому столі або грати на комп’ютері, але це навряд чи створює професійну атмосферу. Якщо ваш будинок досить великий, щоб вмістити всю кімнату, присвячену виключно роботі, ви один із щасливчиків. Якщо ні, просто встановіть область, де можна користуватися комп’ютером, поговорити по телефону та зберігати важливі документи.
Але навіть якщо ви домашні наодинці, мати виділений офісний простір має сенс - не просто допомогти вам зосередитись, а заощадити гроші на податках. Для того, щоб вимагати відрахування податку з домашнього офісу, виміряйте виділений офісний простір та обчисліть відсоток вашого будинку, який він представляє (200 квадратних футів офісу в будинку 2000 квадратних футів було б 10%). Потім ви можете відняти той відсоток витрат, пов’язаних із вашим будинком, як комунальні послуги та благоустрій будинку.
Однак, щоб мати право на відрахування з домашнього офісу, ви повинні використовувати свій офіс виключно та регулярно для бізнесу. Якщо ви користуєтесь ним лише випадково або ділитесь цілою сім'єю, це більше не відповідає вимогам. Якщо у вас є додаткові запитання, проконсультуйтеся з фахівцем з податкової служби, який спеціалізується на податках на малий бізнес.
2. Інвестуйте у свій офіс
Важливо, щоб у вашому домашньому робочому просторі були всі спорядження, які ви очікували в професійному кабінеті. Звичайно, те, що кожна людина вважає за потрібне, залежить від смаку та професії. Деякі елементи, які ви можете розглянути, включають:
- Надійний, виділений комп'ютер
- Якісне підключення до Інтернету
- Наземний діловий телефон або мобільний телефон, призначений лише для бізнесу
- Система подачі заявок
- Загальні канцелярські приналежності (купуйте їх за шкільними розпродажами для кращих пропозицій)
- Хороший принтер
- Зручні меблі для домашнього офісу, включаючи офісне крісло
Попадання з застарілим комп'ютером або біг до друкарні може коштувати вам часу та продуктивності. А якщо ви самозайняті, ви можете відняти будь-які речі, придбані для домашнього офісу, на податки в цьому році. Просто не забудьте зберегти свої квитанції.
3. Створіть щоденний список справ
Визначення пріоритетів важливо в офісі, і нескінченно більше, працюючи з дому. Без начальника, який наглядає за ваше плече, або колег, щоб відмовитися від ідей, вам належить навести порядок. Це може допомогти вам залишитися на шляху і уникнути переповненості.
Швидко запишіть, що потрібно зробити протягом певного робочого дня, а потім пронумеруйте кожен елемент у порядку пріоритетності. Коли день закінчується, негайно перенесіть все, що ви не досягли, до списку наступного дня, щоб переконатися, що нічого не прослизне через тріщини.
Ви також можете спробувати деякі програми та інструменти, щоб вести себе на шляху. Мені подобається Teuxdeux за створення та визначення пріоритетів списків, а також ведення записів в Інтернеті. Якщо ви краще керуєте своїм списком завдань за допомогою свого смартфона, пам'ятайте, що молоко працює з Siri, що дозволяє створювати списки за допомогою голосу, а не вводити їх. Або спробуйте зробити це завтра, доступне для iOS та Android. Це допомагає запланувати список завдань на день заздалегідь, тому нічого не скасовується - навіть якщо ви сьогодні не можете дістатись до нього.
4. Залучайте свою сім’ю
Якщо у вас є діти вдома, вам потрібна співпраця кожного, коли це стосується вашої кар’єри. Подзвоніть на сімейну зустріч і поясніть дітям, що вам потрібно зосередитися в робочий час - і попросіть подружжя про руку, щоб діти розважали і займали дітей. Робота з дому стає зусиллям команди, коли ви просите всіх зробити свою роль, щоб допомогти вам залишатися продуктивними.
Одна сім'я, яку я знаю, використовує «систему краху». Батько, який працює вдома, кладе червоне, жовте або зелене коло на двері офісу, виходячи з того, що відбувається в цей день: Зелений означає прийти прямо, жовтий - означає просити спочатку, а червоний - не турбувати. Це робить продуктивність своєрідною грою для дітей дуже візуально і легко зрозуміти.
Але навіть якщо у вас немає дітей, можливо, вам доведеться донести свою потребу до спокійного робочого середовища своєму значущому. Якщо ваш подружжя або партнер працює в більш традиційній обстановці, ідея домашнього офісу може здатися випадковою, що призводить до шуму і перебоїв, коли ви намагаєтесь зосередитися. Встановіть основні правила для своєї робочої області, наприклад, стукайте перед тим, як прийти до вашого офісу або дотримуватися тихого часу між певними годинами.
5. Зупиніться на завданні
Перевірка електронної пошти - це необхідність, коли ви спілкуєтесь з комунікаціями, особливо якщо це улюблений спосіб спілкування ваших колег. Однак постійне натискання на цю вкладку електронної пошти може перешкоджати власним проектам і порушувати робочий процес.
Натомість закрийте електронну пошту, вимкніть усі сповіщення по телефону та перевіряйте свої повідомлення та соціальні мережі лише у визначений час протягом дня. Навіть якщо ви перевіряли кожні 30 хвилин, ви все одно набиратимете міцний, безперебійний час роботи. Ще одним варіантом збереження чистої папки вхідних повідомлень і припинення одержання відсторонених особистих повідомлень є встановлення окремої адреси електронної пошти лише для роботи та докладати зусиль для читання, сортування та відповіді на листування відповідно.
Якщо ви схильні перевіряти свої улюблені веб-сайти, коли ви повинні працювати, спробуйте скористатися LeechBlock, розширенням, яке дозволяє "забороняти" сайти, що займаються тимчасовим висипанням, у певні години - ви навіть можете встановити "дозволений" час реєстрації, наприклад як п'ять хвилин Facebook після 45 хвилин роботи. В даний час LeechBlock працює лише для Firefox, але інші браузери мають подібні розширення - WasteNoTime для Safari та StayFocusd для користувачів Chrome.
6. Використовуйте виділений браузер
У мене на комп’ютері є два різних браузери: один для роботи та один для випадкового серфінгу. Службовий браузер для серфінгу переповнений відволіканнями - від відкритих вкладок до закладок, сповіщень електронною поштою та обміну повідомленнями. Коли у мене є вільний час, я використовую браузер для серфінгу, щоб швидко перевірити свої улюблені сайти та зв’язатися з іншими.
З іншого боку, мій робочий браузер майже повністю голий. Я зберігаю лише закладки, пов’язані з роботою, і оснащую їх додатками та розширеннями, які допомагають мені залишатися продуктивними. Результатом є можливість доступу до Інтернету, не відволікаючись на смішні відео чи канали соціальних мереж.
7. Організуйтеся
Коли ви працюєте з дому, ваша робота може насправді стати більш напруженою. Раптом ви б’єтесь між домом та робочим життям, а тісний графік може порушити ваш робочий процес. Це означає, що ви повинні зробити все можливе для оптимізації та організації домашнього офісу.
Організація, перш ніж сісти за стіл, може зробити вас менш напруженим та більш продуктивним протягом усього дня. Один з моїх улюблених додатків для організації організації - це Evernote, додаток для iOS, Android та Windows. Це дозволяє зберігати ідеї, нотатки, зображення та нагадування все в одному місці, що робить його ідеальним для того "моменту еврики", коли ви знаходитесь поза робочим столом.
Утримання чистого офісу також дуже сприятливе для того, щоб залишатися над речами. Організовуючи та подаючи сипучі папери, ви витрачаєте менше часу на їх пошуки, коли настане час, коли вони вам потрібні. Кабінет для подачі заявок коштує близько 50 доларів, і це більше, ніж окупає вас за заощаджений час та підвищення продуктивності. Це також робить вашу робочу обстановку набагато приємнішою.
8. Створіть встановлені години
Не завжди легко чітко відмежовувати домашнє життя від трудового життя, коли комп'ютер знаходиться лише в кількох футах. Найкращий спосіб впоратися з вигоранням роботи - це створити графік. Хоча повністю ігнорувати свою роботу через години може бути неможливо - особливо якщо ви працюєте фрілансером і маєте строгі строки - ви завжди можете розставити пріоритети. Встановіть правило, що ваш робочий час з 9 ранку до 17 вечора, а ви відповідаєте лише на термінові електронні листи після цього.
Якщо ваша робота вимагає відстежувати ваші години, такий додаток, як Toggl, може стати чудовою підмогою. Він відзначає час, який ви працювали, і дозволяє надсилати оновлення та графіки роботи вашим керівникам. Але навіть якщо вам не потрібно займатися своїми годинами, це може збільшити вашу продуктивність, повідомляючи, скільки часу ви витратили на проект і скільки часу ви витратили на серфінг в Інтернеті..
Просто пам’ятайте, що плануючи робочий графік, ви також повинні планувати перерви та харчування. Вони є невід'ємною частиною збереження вашої здоровості. Ранкова перерва, полуденна їжа та післяобідня перерва - навіть якщо це просто відштовхуватися та відвідувати ваші улюблені веб-сайти - можуть допомогти вам зосередитись та уникнути бік, коли ви повинні працювати.
9. Їжте на кухні
Їжа за вашим столом може здатися непомітною, коли ви працюєте вдома, але я вважаю, що якщо я перекушую за своїм комп’ютером, мене незабаром відволікає акт прийому їжі. Оскільки мені практично неможливо працювати, поки однією рукою передають їжу до рота, я зазвичай в кінцевому підсумку використовую це як привід перестати працювати і займатися серфінгом натомість.
Краще всього зробити ваш домашній офіс зоною непродовольчого харчування. Тримайте під рукою пляшку води або чашку кави для швидких ковтків, але залишайте основні прийоми їжі для кухні або їдальні. Таким чином ви отримуєте заслужену перерву, але коли ви знову за своїм столом, ви готові приступити до роботи.
10. Інвестуйте в навушники
Пару років тому мій чоловік придбав мені пару шумових навушників на Різдво. Я не усвідомлював, поки не почав носити їх на роботу, яким продуманим і неоціненним подарунком вони були.
Подумайте про всі домашні шуми, які можуть порушити вашу зосередженість. Дзвінок телефону, гучний телевізор, ігри дітей, дзвінок у дверях і навіть регулярні розмови можуть призвести до того, що ви втратите свій потяг думки або розчаруєтеся. І, оскільки не представляється можливим (ані справедливим) очікувати, що весь шум просто припиниться під час роботи, наступні найкращі речі - шумозаглушники.
Вони випромінюють частоту, яка допомагає приглушувати звичайні побутові шуми, і особливо ефективні при поєднанні з музикою. Аналогічно, White Noise Lite також може бути рятівником. Просто закрутіть океанські звуки, щоб краще зосередитись на роботі, коли ви знаходитесь у «зоні». Навушники також працюють як чудовий показник для моєї родини - якщо вони увімкнені, це означає, що мама працює і не варто турбуватися.
11. Використовуйте хмарний обмін файлами
Телекомунікація може означати постійний обмін файлами між вашим домом та офісами вашої компанії. Хоча можна надсилати електронну пошту вперед і назад, вкладення можуть втрачатися під час переміщення, особливо якщо ви регулярно оновлюєте копії.
Прекрасним рішенням є хмарний сервіс спільного використання файлів, такий як Dropbox, Google Drive або Trello. Завдяки можливості оновлення в режимі реального часу обмін файлами майже повністю усуває проблему роботи із застарілими документами. Ви навіть можете замінити минулі файли, щоб зменшити плутанину, дозволяючи колегам, начальнику чи клієнтам отримати доступ. Він також зберігає вашу поштову скриньку без величезних файлів, які займають значне місце.
12. Ведіть бездоганний календар
Бути присутнім цілий день може означати багатозадачність, наприклад, водіння дітей на побачення або проведення обідньої години по телефону. Належний календар допомагає уникнути перепланування та подвійного бронювання. Використовуйте Microsoft Outlook, Worktime для iOS або Мій робочий графік для Android - або просто календар вашого смартфона.
Крім того, спроба синхронізуватися з колегами та клієнтами може бути болем, коли ви не працюєте разом у фізичному кабінеті. Налаштуйте зустрічі за допомогою спільного календаря Google, і ви можете зайти та вибрати часовий проміжок, який підходить для всіх. Ви також можете надсилати запрошення та підтвердження.
13. Зверніться за допомогою
Вам не доведеться робити це поодинці. Найміть няню для своїх дітей або подумайте про те, щоб найняти помічницю чи економку, щоб зменшити сферу ваших обов'язків та зосередитись. Я завжди наймаю помічників матері на кілька годин щодня влітку, коли мої діти перебувають на шкільній перерві. Я отримую деякий безперебійний робочий час, і мої діти отримують необхідну додаткову увагу.
Незалежно від того, чи є у вас діти, чи ви летите соло, робота вдома означає, що вам постійно нагадують про всі справи, які вам потрібно зробити, додаючи шару стресу традиційній офісній роботі. Якщо вам здається, що ви відстаєте, попросіть свого партнера виступити та взяти на себе відповідальність, яка вас найбільше відволікає. Ви можете бути більш продуктивними, якщо зосередитись на 100% на роботі, а не на брудному посуді в мийці або дорученнях, які потрібно виконати..
14. Вийди і спілкуйся
Насправді легко стати приклеєним до офісного крісла, особливо коли він зручно розташований біля вашої кухні та ліжка - зрештою, що ще вам потрібно? Однак, якщо ви працюєте вдома, важливо докладати зусиль, щоб вийти з дому та регулярно спілкуватися.
Незалежно від того, що ви відвідуєте обід в офісі, збираєтеся на ярмарку вакансій або на конгресі, чи навіть зустрічаєтесь з групою інших фахівців, які працюють вдома, ви можете бути більш продуктивними, провівши деякий час поза роботою. Більше того, ви можете підбирати поради та ідеї від інших професіоналів, як ви.
Якщо вам здається, що ви занадто зайняті, щоб вийти з дому та зв’язатися з іншими, вважайте це частиною роботи та олівцем вчасно далеко від свого столу як зустріч. Навіть якщо це лише півгодини прямувати до тренажерного залу, ви, швидше за все, відчуєте себе набагато більш людиною, коли зможете відпочити, вийти на вулицю та поговорити з людьми протягом дня.
Заключне слово
Хоча домашня робота має дуже багато переваг, це, безумовно, може бути важко, якщо ви не готові до її викликів. Випробувавши води та побачивши, що насправді допомагає тримати вас у дорозі та виконувати завдання, ви можете перетворити концерт вдома у життєздатну кар’єру - ту, яка пропонує найкраще як у професійному, так і в особистому світі.
Ви працюєте вдома? Які найкращі поради щодо продуктивності праці?
