Що таке гнучкий витратний рахунок (FSA) - Правила та придатні витрати

Гнучкі рахунки видатків (FSA), також відомі як "їдальня" або плани 125 розділу, спочатку були створені в 1978 році і протягом кількох наступних років кілька разів були змінені. За оцінками, 33 мільйони працівників використовують медичні послуги з охорони здоров'я для покриття витрат на медичну допомогу, наприклад, доплату та франшизу медичного страхування..

Ці положення дозволяють роботодавцям встановлювати пільгові податкові плани виплат для відшкодування працівникам кваліфікованих витрат на медичну допомогу або залежну допомогу. Метою цих положень є дозволити працівникові використовувати долари, що сплачуються до оподаткування, для оплати особистих чи сімейних витрат, починаючи від медичної та стоматологічної допомоги, до групового страхування життя та залежної допомоги. Деякі компанії також встановили плани FSA, затверджені відповідно до іншого розділу IRS (26 USC § 132) для покриття витрат на транзит або поїздки працівників, які потрапляють на роботу та на роботу..

Як працюють гнучкі облікові записи

Роботодавці зазвичай встановлюють FSAs відповідно до угод про зниження заробітної плати між працівником та компанією, згідно з якою працівник або знижує свою зарплату, або погоджується відмовитись від майбутнього підвищення заробітної плати в обмін на оплату роботодавцем певних витрат на користь працівника. Узгоджене скорочення, яке зменшує валовий дохід на зарплаті працівника, не вважається заробітною платою за федеральне або державне оподаткування доходів і не обкладається FICA або FUTA (федеральний податок з безробіття).

Ефективно, внесок у FSA зменшує ваш дохід на суму внеску і, отже, на суму податків, які ви зобов’язані. У той час як ваш оподатковуваний дохід зменшується на суму внеску, ваш витрачений прибуток не впливає. Однак ви повинні витратити всі гроші на рахунку, оскільки будь-які інші кошти втрачаються. Якщо ваша щорічна ставка податку на прибуток становить 30% (федеральний та державний податок разом), при реєстрації в FSA ви заощадите 30 доларів за кожні 100 доларів, які ви внесете на рахунок.

Зарахування

Працівники, як правило, можуть записатись на план FSA своєї компанії або коли вони починають роботу, або протягом визначеного роботодавцем відкритого періоду зарахування, як правило, наприкінці року. Ти є ні дозволено вносити зміни у свій вибір того, скільки потрібно відкласти, якщо у вас не зміниться особистий фінансовий стан, наприклад, народження в сім'ї, смерть, усиновлення, шлюб, розлучення або зміна страхового покриття. З цієї причини важливо витратити час на аналіз особистої ситуації та прийняти найкращі рішення щодо можливих майбутніх доходів, прогнозованих витрат на життя, стану здоров'я та сімейної ситуації.

Використання коштів

На відміну від рахунків за ощадні заощадження (HSA), які були створені у 2003 році, невитрачені кошти у FSA не перераховуються на наступний рік, якщо не витрачаються. Будь-які кошти у FSA наприкінці року втрачаються. Це положення відоме як правило "користуйся або втрати його". Хоча деякі компанії додали пільговий період у два з половиною місяці на наступний рік для наступних витрат, вимога витратити весь залишок коштів за один обмежений проміжок часу обмежила популярність FSA, оскільки це важко для більшості людей точно проектувати витрати на майбутній рік.

85% великих компаній пропонують FSA в галузі охорони здоров'я. Однак, згідно з дослідженням Конгресної служби досліджень Конгресу від 10 травня 2011 року, лише 22% учасників, які мають право на участь, насправді зареєструвались, зробивши середній внесок щонайменше 1500 доларів США щорічно - набагато нижче середнього максимального ліміту внесків 5000 доларів. Намагаючись заохотити більшу участь, IRS звертається із зауваженнями щодо того, чи змінювати правило "використовувати його чи втратити його", щоб невикористані кошти можна було перевертати та накопичувати з року в рік, подібно до HSA. Сподіваємось, на початку 2013 року відбудеться зміна, яка дозволить перекидання та накопичення у FSA.

До тих пір, поки не будуть доступні перекази, будь-які втрачені кошти, що залишилися на рахунку, повертаються роботодавцю, оскільки вони технічно вважаються активами роботодавця. Більшість роботодавців використовують повернуті кошти для покриття витрат на адміністрування FSA, хоча положення IRS дозволяють роботодавцям також використовувати ці кошти для:

Зменшіть відрахувану суму учасників рахунку у наступному році. У таких випадках учасники рахунку отримують суму бонусу, яка не була віднята з їхньої оплати, але доступна для того, щоб витратити їх у новому році.
Збільшити щорічну суму покриття для всіх учасників FSA на наступний рік.
Розподіліть кошти пропорційно всім учасникам фонду як оподатковуваний дохід.

Вам потрібно ознайомитися з деталями опису рахунку та адміністрацією, щоб визначити, як ваш роботодавець обробляє втрачені кошти в плані вашої компанії.

Вимоги до створення FSA

Лише ваш роботодавець може створити та керувати FSA за кодом IRS з дотриманням детальних правил. Вказівки охоплюють вимоги до юридичних документів, включаючи опис плану, його переваги для учасників, придатність та недискримінацію та адміністрування плану після встановлення. Роботодавці несуть довірену та юридичну відповідальність за надання коштів зарахованим працівникам, коли їх вимагають; ненадання цих коштів може призвести до суворих цивільних і, можливо, кримінальних покарань.

Адміністрація FSA є складною, а помилки, упущення чи недотримання правил можуть бути дорогими. Правила щодо конфіденційності медичних записів (деталізовані Правилом конфіденційності HIPAA) впливають на служб охорони здоров'я та ускладнюють адміністрацію, посилюючи використання надійних програмних систем та широкий захист. Як наслідок, більшість роботодавців передають незалежним стороннім організаціям організацію, маркетинг, планують комунікацію, вимагають подання заявок та адміністрування.

Типи рахунків FSA

FSA можуть бути створені для покриття витрат на догляд за дітьми (залежними) або витрат на охорону здоров'я. Якщо ваш роботодавець пропонує програму, яка включає обидві FSA, ви можете записатись на одну або обидві FSA за допомогою окремої реєстрації та встановлених зменшень компенсації за кожен.

Два типи в чомусь схожі, але відрізняються своїм призначенням, розміром внеску, що дозволяється щороку, та кваліфікованими витратами:

Охорона здоров'я FSA

Призначення: Рахунок обмежений оплатою медичних та медичних витрат, які не оплачуються страхуванням - як правило, франшизи, доплати та співстрахування для плану здоров'я, передбаченого роботодавцем. Як правило, допускаються будь-які медичні витрати, які можна стягнути із валового доходу за податками.
Щорічний ліміт внеску: До прийняття Закону про захист пацієнтів та доступну допомогу (APA) не було встановлено встановленого законодавством обмеження суми коштів, які роботодавець може внести до FSA. Однак роботодавці, які встановлюють рахунки, можуть обмежувати внески працівників за один рік; кілька планів дозволяють перевищити 5000 доларів США щорічно. APA обмежує щорічні внески до 2500 доларів на одного працівника (майбутні максимальні суми будуть індексовані до інфляції) починаючи з 2013 року.
Негайна доступність фонду: Загальна сума, яку ви погоджуєтесь внести до FSA у наступному році, доступна вам у перший день року. Іншими словами, якщо ви погоджуєтесь зменшити свій дохід на 2400 доларів у наступному році для участі в рахунку, повних 2400 доларів вам доступні за кваліфіковані витрати 1 січня, навіть якщо ваша плата зменшиться на 200 доларів у кожному з наступних 12 місяців року. Цей аспект FSA є передбачуваним ризиком для роботодавця, оскільки ви не можете залишатися в компанії протягом 12 місяців відрахувань. Будь-які суми, виплачені понад і фактичні внески, будуть за рахунок роботодавця. Це одна з причин, чому дрібні роботодавці або компанії з високими показниками обороту не хочуть пропонувати послуги з охорони здоров'я.
Придатні витрати: Плани призначені, як правило, покрити витрати на медичні, стоматологічні, зорові та аптечні послуги з власної кишені. У 2011 році було змінено закон, щоб обмежувати останні препарати, які потребують призначення лікаря; це робить ні включають ліки без рецепта. На щастя, існує широкий спектр методів лікування та обладнання, які кваліфікуються за медичної необхідності. Публікація IRS 502 містить детальний перелік витрат, які є прийнятними та непридатними, а також пояснення того, що вважається "медично необхідним" та документів, необхідних для підтвердження такого статусу.
Адміністрація: Багато роботодавців видають дебетові картки працівникам, які FSA планують оплатити всі прийнятні витрати. Деякі також вимагають, щоб працівники, які користуються картками, надавали деталізовані квитанції до плану для перевірки відповідності. На щастя, спосіб оплати та вимоги до бухгалтерського обліку не є громіздкими для більшості учасників FSA і не повинні бути визначальними у вирішенні питання участі у плані чи ні..
Координація з ощадним рахунком охорони здоров'я: Взагалі кажучи, ви не можете брати участь як у FSA в галузі охорони здоров’я, так і в рахунку заощаджень (HSA). Однак є винятки та конкретні правила, які застосовуються, які можуть впливати на вас. Наприклад, FSA або HSA можуть бути обмежені лише зоровими, стоматологічними та / або профілактичними послугами, виключаючи можливість "подвійного занурення". Вам потрібно поговорити з відділом кадрів вашої компанії та вашим бухгалтером, щоб переконатися, що ви безпечно орієнтуєтесь у правилах, що регулюють обидва типи рахунків..

Залежний догляд FSA

Призначення: Витрати в такому виді FSA обмежуються витратами на догляд за дітьми, які не підлягають оподаткуванню, які здійснюються з догляду за вашими неповнолітніми дітьми або старшим громадянином, який проживає з вами та заявляється як "залежний" від вашої особистої податкової декларації. Сюди входять діти віком до 13 років, а також діти або дорослі, які фізично чи психічно не здатні доглядати за собою.
Щорічний ліміт внеску: Щорічний внесок обмежується у розмірі 5000 доларів на рік на кожне домогосподарство, незалежно від кількості забезпечених утриманців. Сума, яка виплачується вашим роботодавцем від вашого імені, не обмежується вашою відрахованою заробітною платою, але будь-які суми, виплачені вашим роботодавцем понад 5000 доларів, будуть зараховані до вас в кінці року та підлягають сплаті податків. Наприклад, ваш роботодавець може погодитися платити 1000 доларів щомісяця за догляд за дитиною, навіть якщо сума, яка може бути виключена з вашого валового доходу для цілей оподаткування, обмежена 5000 доларів на рік (або 2500 доларів для подружнього працівника, який подає окремі декларації). Як результат, надлишок у розмірі 7000 доларів США, що представляє різницю між 12 000 доларів США, виплаченими вашим роботодавцем, і вашим максимальним виключенням у розмірі 5000 доларів США, буде повідомлено як прибуток від податків, FICA та FUTA. Якщо вони одружені, обоє з подружжя повинні працювати, щоб використовувати залежних FSA (якщо подружжя, що не заробляє, не є інвалідом або студентом денної форми навчання).
Обмежена доступність фонду: На відміну від FSA в галузі охорони здоров’я, залежний від FSA не є «попереднім фінансуванням». Ваш роботодавець виплачує кошти лише так, як вони будуть зібрані з вашої зарплати, якби ви не провели вибори. Наприклад, якщо ви погодилися зменшити дохід на 400 доларів щомісяця, залежний FSA передбачав би відшкодування придатних витрат у розмірі 400 доларів щомісяця, навіть якщо фактичні витрати були більшими.
Придатні витрати: Метою FSA є, як правило, покрити ті витрати, які були понесені для того, щоб продовжувати працювати - не витрати, незалежно від того, наскільки вигідні, гідні чи виправдані для залежної людини. Наприклад, витрати на няню у вашому домі чи в чужому домі, поки ви працюєте, є прийнятними; витрати на няню в будь-який інший час для будь-яких інших цілей не є. Заробітна плата домогосподарки не підходить; частку заробітної плати домогосподарки за час, який він / вона доглядає за утриманцем є придатний. Витрати на ясла-садок - це затверджені витрати, а навчання в дитячому садку - ні. Публікація IRS 503 детально пояснює затверджені та не затверджені витрати.
Адміністрація: Більшість залежних служб догляду за медичними послугами функціонують як рахунки на відшкодування, на відміну від ДФС охорони здоров'я, які часто здійснюють виплати безпосередньо постачальникам послуг. Кожна адміністрація плану різна і може вимагати різних форм відшкодування та квитанцій. Якщо ви плануєте зареєструватися на залежному від гнучких рахунків витрат, зверніться до відділу кадрів та / або до адміністратора облікового запису, щоб переконатися, що ви розумієте та виконуєте вимоги плану відшкодування..
Координація з федеральними та державними податковими кредитами: Відповідно до чинного податкового законодавства, існує декілька кредитів з податку на прибуток, які допоможуть вам сплатити витрати дитини або літньої особи, які стягуються з вашого утримання. Податковий кредит на догляд за дітьми та на утримання дітей надає максимальні федеральні податкові кредити до 2100 доларів США на сім'ю за певних умов, тоді як податковий кредит на дитину передбачає до 1000 доларів США для кожної дитини, яка кваліфікується, залежно від вашого доходу. Можна скористатися обома кредитами та використовувати залежний FSA. Однак, можливо, ви захочете проконсультуватися з бухгалтером або CPA, щоб уникнути помилки в претензії на будь-який з них і понести можливі штрафи.

Чим більший ваш дохід, тим більшу вигоду ви можете отримати, координуючи використання різних доступних вам кредитів та виключень. Справа не в тому, чи / або в тому, як максимально використовувати переваги кожного на вашу користь.

FSA або HSA?

По мірі зростання витрат на охорону здоров'я програми, які допомагають американцям сплатити ці витрати, постійно змінюються, як і доступні стратегії максимізації вашої вигоди. Незважаючи на те, що наступні умови можуть керувати вами, як правило, приймати рішення про те, чи потрібно реалізовувати чи змінювати один план на інший, не можна замінити хорошими особистими фінансовими порадами кваліфікованого професійного консультанта з інвестицій чи страхування.

Якщо ваш роботодавець не пропонує FSA, ваш єдиний варіант - HSA, в якому участь роботодавця не потрібно.
Якщо ви старші 65 років, ви не можете нарахувати внески за медичне страхування в HSA. Однак їх можна вирахувати в FSA.
Якщо у вас немає медичного страхування (стан, який я терміново рекомендую вам змінити), ви все одно можете брати участь у FSA. Умовою створення HSA є придбання полісу медичного страхування з високою вирахуванням.
Якщо у вас виникли труднощі з прогнозуванням витрат на охорону здоров'я на наступний рік, головне значення має надання "скористатись цим або втратити", який зараз впливає на FSA. Ощадний рахунок на охороні здоров'я дозволяє перераховувати кошти, не витрачені протягом одного року до наступного, тим самим накопичуючи баланс, який можна використовувати в наступні роки.
Якщо ви хочете направити інвестиції на свій внесок або отримати прибуток від нього, ви повинні використовувати HSA. Заробіток на залишках окремих фондів у FSA не допускається.

Заключне слово

Щодо справи Грегорі проти Хелвервінга 1935 року, суддя Апеляційного суду Американської колегії Learned Hand відмітно писав: "Знову і знову суди заявляли, що немає нічого зловісного в тому, щоб упорядкувати справи, щоб максимально знизити податки. Всі роблять це, як багаті, так і бідні, і все правильно, бо ніхто не зобов’язаний сплачувати більше, ніж вимагає закон ».

Важко уявити стратегію, яка дозволяє краще максимізувати свою витрату на користь самості та сім'ї, ніж гнучкий рахунок витрат. Якщо ваш роботодавець в даний час пропонує або FSA в галузі охорони здоров’я, або FSA для виплат, не забудьте вивчити його та розглянути можливість зарахування протягом наступного періоду зарахування.