Як створити домашню систему подачі документів для зберігання записів

Але заповнення щорічних податків не є єдиною причиною створення належної системи подачі заявок. Важливо зберегти квитанції, щоб показати, скільки ви заплатили за майно та інвестиції, а також довести, коли були здійснені покупки. Отримати позику майже неможливо, не розкриваючи записи про свої доходи та витрати.

Слідкувати за документами - це необхідність, і це може спричинити проблеми для непідготовлених та неорганізованих. Однак створити домашню систему подачі заяв, яка має сенс, може бути досить простою.

Налаштування системи подачі документів

Якщо ви ще не перейшли на безпаперову систему зберігання документів, ви все одно можете легко керувати системою, щоб відстежувати всі ваші записи.

1. Придбати необхідні товари

Відвідайте улюблений магазин офісних товарів та зробіть такі покупки:

• Один кишеньковий файл розміром із літери, який розширюється до трьох з половиною дюймів (приблизно $ 3)
• Кілька папок файлів (менше 1 долара в кожній)
• Мітки для папок ваших файлів (приблизно 3 долари за пачку з 250 мітками)

2. Створіть мітки

Позначте папку, що розширюється, на рік. Потім створіть мітку для кожної папки файлів наступним чином:

• Особисті витрати, такі як одяг, книги, продукти та розваги
• Медичні / стоматологічні
• Комунальні рахунки
• Великі покупки та благоустрій будинку
• банківські виписки
• Інвестиції
• Виписки та квитанції про кредитні картки
• Платити заглушки
• Податкові записи

3. Впорядкуйте свої документи та файли

Після того, як у вас папки будуть позначені мітками, почніть організовувати вашу систему подачі документів. З роком року ви можете додавати більше папок, щоб зберігати квитанції про нові категорії, про які потрібно відстежувати, наприклад, витрати на освіту, домашніх тварин чи подорожі.

Помістіть папки файлів всередині папки, що розширюється, і зберігайте систему подачі файлів надійно в ящику або шафі. Кожен раз, коли ви здійснюєте покупку чи оплату рахунків, змушуйте негайно розміщувати квитанцію у відповідній папці.

Щоб допомогти залишатись над оплатою рахунків, створіть папку з написом "Рахунки до оплати". Зберігайте цю папку у добре помітному місці, щоб вам нагадували регулярно переглядати її, щоб сплачувати непогашені рахунки. Після сплати кожного рахунку помістіть запис у відповідну папку вашої системи подачі заявок.

Ви також повинні створити папку з написом "Потребує уваги". Наприклад, якщо вам потрібно здійснити запит щодо підозрілої плати на вашій кредитній картці або якщо вам потрібно зв’язатися з продавцем, який не дав вам кредит за оплату останнього рахунку, слід записати або нагадати в ця папка.

Щоденний метод подачі

Реалізуючи цю систему, ви можете скоротити час, який ви витрачаєте на пошук розкиданих паперів, організувавши свої файли впорядковані, належним чином розмічені файли. Створіть розпорядок дня для постійного та належного збереження файлів:

1. Зберіть пошту і пройдіть її за своїм столом або кухонним столом.
2. Відкрийте кожну частину пошти та відкладіть небажану пошту та конверти для переробки.
3. Розмістіть рахунки у папці "Рахунки до оплати".
4. Розмістіть квитанції у власній папці. Наприклад, резюме медичних послуг слід помістити у папку "Медичні / стоматологічні".
5. Все, що потребує негайної уваги, має потрапити у вашу папку «Потребує уваги», щоб ви могли швидко потурбуватися про неї.

Що зберігати і як довго

У більшості випадків слід вести облік щонайменше три роки, оскільки IRS зазвичай шукає три роки у вашій історії під час податкової перевірки. Однак IRS може вирішити пошук додаткових трьох років у вашій історії, тому з цієї причини доцільно зберігати записи протягом шести років.

Ось кілька записів, які ви повинні зберігати протягом шести років:

• Квитанції за будь-які відрахування, які ви вказали у податковій декларації
• Звіти про посередництво за трансакціями, повідомленими у вашій податковій декларації
• Записи, пов’язані з продажем будинку чи іншого майна, повідомляються про вашу податкову декларацію
• Записи про доходи та витрати, повідомлені для вашого малого бізнесу у вашій податковій декларації

Кожен аркуш паперу, який підтримує інформацію, повідомлену у вашій податковій декларації, повинен зберігатися протягом шести років після дати подання.

Однак є кілька записів, які ви хочете зберегти назавжди:

• Податкові декларації
• Контракти
• Дії власності та заключні заяви
• Записи ваших внесків у пенсійні плани
• Поліси страхування життя
• Документи планування нерухомості, такі як довіреність або довірчі угоди

Паперу для відмови

Після завершення податкової декларації за рік є деякі документи, які можна відкинути. Якщо це не стосується вашої податкової декларації, ви зможете позбутися таких елементів:

• Банківські депозитні картки та квитанції про банкомати
• Заглушки заробітної плати
• Квитанції за комунальний кабель

Заключне слово

Немає часу, як теперішній, щоб почати організовувати свої документи. Чим швидше ви налаштуєте організовану систему подачі заявок, тим швидше ви зможете отримати нагороди занедбаного будинку чи офісу. Також вам може бути набагато простіше отримати доступ до будь-яких документів та записів у будь-який час, коли вам це потрібно.

Ви використовуєте домашню систему подачі заявок? Які стратегії добре спрацювали для вас?

(фотокредит: Bigstock)