10 простих способів вдосконалити навички письма у бізнесі

Тепер подумайте, скільки часу ви витратили на те, щоб розшифрувати електронний лист або звіт, який написаний погано. Читати це не тільки неприємно і дратівливо, але поганий текст письма також може призвести до серйозних помилок, втрачених можливостей або навіть нещасних випадків на робочому місці.

Сенс у тому, що хороші навички письма цінні у багатьох напрямках. І, витративши час на покращення свого, ви могли б виплатити значні дивіденди за всю вашу кар’єру. Давайте розглянемо кілька методик, які можна використовувати для вдосконалення навичок письма у бізнесі.

Значення міцних навичок письма

Гарне письмо є важливим для робочої сили з кількох причин.

По-перше, бути хорошим письменником допомагає вам виділитися з натовпу та покращує ваші шанси на підвищення чи підвищення. Це може допомогти переконати свого начальника вжити заходів щодо проектів та ідей, якими ви захоплені. Хороша гра дозволяє зробити вас більш розумними, надійними та професійними. Це допомагає уникнути плутанини та неправильного тлумачення, створити довіру та налагодити стосунки з колегами та завоювати клієнтів.

Гарне написання особливо важливе через наше широке використання соціальних медіа. Ми всі бачили, що професіонали на Twitter, LinkedIn чи Facebook неправильно написали слова або неправильно вживали слово. Це не тільки бентежить, коли це трапляється з вами, але також може вплинути на вашу репутацію та надійність у майбутньому.

Ваше письмо є одним із основних засобів, в яких вас судитимуть протягом усього життя. Електронні листи, тексти та звіти, які ви надсилаєте щодня - це фізичне представлення та запис ти. З часом ці уявлення формують вашу репутацію та впливають на відносини, які вам потрібні для процвітання у вашій кар’єрі.

Ваше письмо передає ваші думки, і важливо, щоб ці думки були передані найяснішим, красномовнішим можливим способом.

Курт Вонегут сказав: "Чому слід вивчати свій стиль письма з ідеєю вдосконалення? Робіть це як знак поваги до своїх читачів, що б ви не писали ».

Якщо ви підприємець, якому потрібно написати чудовий прес-реліз, менеджер, який щодня пише електронні листи зайнятій команді, або хтось, хто шукає нову роботу, кому потрібно написати виграшний супровідний лист, хороші комунікативні навички обов'язкові. Слова мають значення в житті, і ви отримаєте велику користь від того, як знати, як їх ефективно використовувати.

Як вдосконалити навички письма

Чудове письмо вимагає часу та практики. Як сказав знаковий бізнесмен Девід Огілві: «Гарне письмо не є природним даром. Ви повинні навчитися добре писати ».

Існує кілька способів швидко вдосконалити власну писемність.

1. Подумайте, перш ніж почати писати

Перш ніж почати щось писати, зупиніться і подумайте, що ви хочете і потрібно сказати. Запитайте себе: "Що ця особа повинна знати чи розуміти після прочитання цього електронного листа?"

Ви також можете використовувати "5 Ws + H", який використовують усі журналісти під час майстерності:

Хто: Хто моя аудиторія?
Що: Що вони повинні знати?
Коли: Коли це застосовується, коли це сталося або коли вони повинні це знати?
Де: Де це відбувається?
Чому?: Для чого їм потрібна ця інформація?
Як: Як вони повинні використовувати цю інформацію?

Вам також потрібно запитати себе: "Чи мені справді потрібно надіслати цей електронний лист?"

Професіонали в кожному секторі щодня переповнюються електронними листами, багато з яких непотрібні. Економте себе та свій читач, переконавшись, що кожен електронний лист, який ви надсилаєте, є справді необхідним та релевантним.

2. Тримайте це коротко

Визначивши, що вам потрібно сказати, швидко переходьте до справи. Люди завжди наполягають на часі, і вони оцінять вашу стислість.

Потрібні більш переконливі? Зупиніться і подумайте про те, як ви почуваєте себе розчарованим, прочитавши електронний лист, який тричі довший, ніж це має бути, з основними моментами, що перебувають внизу. Це марна трата часу та енергії?

Не змушуйте вашу аудиторію проходити це - будьте короткими.

Це може допомогти задуматися як люди читають. Новеліст Елмор Леонард пропонує кілька стислих, але чудових порад, коли каже: "Спробуйте залишити частину, яку читачі схильні пропускати". Взагалі, це означає довгі абзаци, які більше стосуються чого ти Хочете сказати, ніж те, що читач повинен почути. Завжди майте на увазі свого читача.

Якщо ви виявите, що не можете написати електронний лист, який становить менше половини сторінки, то електронний лист - це не найкращий спосіб передачі цієї інформації. Натомість зателефонуйте людині та поговоріть із ними безпосередньо.

3. Уникайте претензійних слів

У письмовій формі ваша мета - бути чіткими та прямими. Якщо вашому читачеві доводиться використовувати Google для розшифровки того, що ви намагаєтесь сказати, вони відчують відчуження і роздратування.

Марк Твен одного разу сказав: "Не використовуйте слово з п'ять доларів, коли це зробить слово п'ятдесят цент". Уникайте спокуси використовувати квіткові, претензійні слова, щоб звучати розумніше. Дотримуйтесь слів п'ятдесяти центів.

У цьому ж ключі уникайте жаргону, коли це можливо. Жаргон часто робить вас звуком претензійним, і це може ще більше відчужити вашого читача. Натомість пишіть так, як ви говорите. Зберігайте це природним і прямим.

4. Використовуйте активний голос

Активні речення є прямими, жирними та цікавішими за пасивні речення. Пасивні речення слабкі та багатослівні; вони, як м'яте рукостискання. Ваше письмово покращиться, якщо ви прагнете використовувати активні речення, коли це можливо.

Наприклад, подивіться на два речення нижче:

Кіт почухав жінку.
Жінку почухав кіт.

Перше речення пишеться активним голосом. Це зрозуміло і прямо. Друге речення є пасивним.

В активному реченні підмет виконує дія дієслова. У пасивному реченні суб’єкт упускає дію до їх. Ось ще один простий приклад:

Гольфіст вдарив по м'ячу.
М'яч потрапив у гольфіст.

У першому реченні випробуваний (гольфіст) виконує дію (удари по м’ячу). У другому реченні суб'єкт (гольфіст) приходить після дієслова; він отримує дію.

Щоб помітити пасивний голос, шукайте форми дієслова "бути", наприклад "буде" чи "був", перед дієсловом. Наприклад, "Зустріч відбудеться о 20:00", є пасивною. Натомість скажіть: "Зустріч о 20:00."

5. Завжди будьте професійними

Іноді спокушати жартувати або включати в електронну пошту якісь службові плітки. Однак ці додатки не сприяють вашому повідомленню та можуть негативно вплинути на вашу репутацію. Їх також легко зрозуміти.

Так, вам потрібно бути автентичним і нехай ваш голос сяє у вашому письмі. Але вам також потрібно залишатися професійними; це врівноважуючий акт. Хороший спосіб перевірити відповідність вашого вмісту - запитати: "Чи мені би це було зручно, якби він був завтра вранці на головній сторінці газети?" Якщо це змушує вас бадьорити, зробіть кілька редагувань.

6. Уточнюйте свій заклик до дії

Ваші ділові комунікації надсилаються з метою; рідко ви напишете електронний лист, суто інформаційний. Швидше за все, вам потрібен ваш читач, щоб щось зробити: передзвонити вам, дати більше інформації, підтвердити їх присутність на зустрічі тощо.

Не залишайте цього читачеві зрозуміти, що ви хочете робити з цією інформацією. Пропишіть це, і будьте конкретні. Наприклад:

Будь ласка, надішліть будь-які зміни до 17:00 у вівторок.
Будь ласка, зателефонуйте цьому клієнту до п’ятниці, щоб вирішити проблему.

Будьте зрозумілі, що ви хочете, і, ймовірно, ви отримаєте кращі результати від своїх читачів.

Підказка: Майте на увазі, що якщо вам потрібні негайні дії щодо чогось, поговоріть з одержувачем особисто. Встаньте зі свого столу та йдіть до їхнього офісу чи зателефонуйте їм по телефону. Писання - важливий засіб, але нічого не перевершує особисту розмову, коли вам потрібно щось зробити.

7. Використовуйте відповідний рядок теми електронної пошти

Тема електронної пошти - це потужний інструмент; подумайте про це як заголовок електронної пошти. Завдання заголовка - переконатися, що тіло читає. Для цього заголовки повинні бути короткими, прямими, потужними та конкретними.

Наприклад, подивіться нижче два рядки теми електронної пошти:

У понеділок зустріч
Присутні в понеділок, 14 жовтня, о 14 годині

Перший предметний рядок розпливчастий і залишає безліч питань без відповіді. Яка зустріч у понеділок? Про що йдеться у зустрічі? Чи потрібно мені навіть знати про цю зустріч?

Другий предметний рядок набагато конкретніший, і, отже, більш імовірно, що він буде швидко відкритий та прочитаний. У ній повідомляється, про яку зустріч розмовляє автор, коли це відбувається і що може знадобитися під час відвідування цієї конкретної зустрічі.

Ніколи не залишайте порожній рядок теми електронної пошти порожнім. Фільтри електронної пошти часто класифікують порожні рядки теми як спам, тому заповніть їх, щоб уникнути пропуску електронної пошти.

Підказка: Якщо вам потрібно задати лише просте запитання, скористайтеся технікою Кінець повідомлення (EOM). Просто напишіть своє запитання в рядку теми електронної пошти та в кінці додайте "EOM". Це економить ваш час читача, оскільки вони можуть швидко відповісти без необхідності читати зайвий текст.

Наприклад, ваш тематичний рядок може сказати: "Чи будете ви відвідувати зустрічі цього понеділка о 14:00? EOM ».

Переконайтесь, що ваші одержувачі знають, що означає EOM, перш ніж використовувати цю методику. Тоді в ідеалі вони відповідуть у темі свого повернення електронною поштою щось на зразок: «Так, я буду там. EOM ».

8. Дотримуйтесь однієї теми в електронних листах

Залишайте свої електронні листи зосередженими на одній конкретній точці чи ідеї, коли це можливо. Якщо вам потрібно зайнятись іншою темою, напишіть окремий електронний лист. Зосередження уваги на одній темі за електронною поштою дає вашому читачеві час на обробку сказаного та відповідь безпосередньо. Це також допомагає їм ефективніше організовувати свої електронні листи та швидше знаходити архівні листи.

Наприклад, нижче наведено приклад електронного листа, який охоплює занадто багато тем:

Рядок теми електронної пошти: У понеділок зустріч

Тіло: Привіт Стів,

Дякуємо за всю вашу роботу над щоквартальними звітами минулого тижня. Ви добре зробили роботу! Я просто думаю, що нам потрібно скоротити вступ, але крім того, що це чудово.

Я писав, щоб ви відвідували засідання цього понеділка. Якщо так, чи можете ви надати копію свого первинного проекту квартального звіту? Я хотів би показати це Сьюзен.

Крім того, ви коли-небудь торкалися бази з Аль Томпсоном у Сіракузах? У нього були скарги щодо останнього відправлення, і нам потрібно переконатися, що вони адресовані. Дайте мені знати, як це виходить.

Спасибі,

Джим

Зупиніться і подумайте, скільки речей просили Стіва в цьому електронному листі.

По-перше, він повинен з'ясувати, чи хоче Джим, щоб він редагував вступ, чи Джим збирається зробити це сам; незрозуміло. Потім він повинен підтвердити, що він буде на засіданні в понеділок, а також не забудь внести проект звіту. Нарешті, він повинен вирішити ці скарги клієнтів і розповісти Джиму, що сталося.

В електронному листі є важливі нагадування, і Стів, можливо, захоче зберегти його. Але заголовок просто говорить: "Зустріч у понеділок". Якщо він хоче зберегти це як нагадування для вирішення цих скарг клієнтів, заголовок не має нічого спільного з фактичною темою. Йому доведеться пам’ятати, що нагадування щодо розгляду скарг клієнтів було вказано в електронному листі під назвою «Зустріч у понеділок».

Зробіть своїм читачам прихильність і зробіть їх якомога простішими. Нехай це буде просто з однією темою на електронну пошту.

9. Ніколи не використовуйте електронну пошту для доставки поганих новин

Ніколи не використовуйте електронну пошту, щоб доставляти погані новини. Якщо вам потрібно звільнити когось із вашої команди або надати зворотній зв'язок, який буде звучати менш рум'яно, зробіть це особисто. Непорозуміння можуть виникати через електронну пошту, що посилюється, коли ви використовуєте електронну пошту для надсилання поганих новин. Особисто ви можете спілкуватися з співчуттям та співчуттям, а також можете використовувати мову свого тіла та голосовий тон, щоб надалі передати свою щирість та наміри. Це те, що ви просто не можете зробити електронною поштою.

10. Прочитання, коректура, коректура

Граматичні та орфографічні помилки бентежать, і вони шкодять вашій довірі. Звичайно, ви можете покластися на інструменти перевірки орфографії, але вони не вловлюють все, особливо слова, що вживаються поза контекстом.

Як тільки ви закінчите писати, негайно прочитайте його. І, коли це можливо, відкладіть його та прочитайте ще раз через кілька годин (або кілька днів). Якщо ви відзначитеся деякою віддаленістю від написання, допоможете виявити помилки, які, можливо, ви пропустили під час першого читання.

Підказка: Під час коректури уважно читайте кожне речення. Візьміть поради Джорджа Оруелла, який стверджує: «Скрупульозний письменник у кожному реченні, яке він пише, задасть собі щонайменше чотири запитання, таким чином: Що я намагаюся сказати? Якими словами це виразить? Який образ чи ідіома зробить його більш зрозумілим? Це зображення достатньо свіже, щоб мати ефект? І він, мабуть, запитає себе ще двох: Чи можу я коротше сказати? Чи я сказав що-небудь, що може бути негарним? "

Якщо електронний лист або звіт є особливо важливими, надішліть його довіреному другу чи колезі, щоб прочитати його, перш ніж надіслати його передбачуваній аудиторії. Свіжа пара очей може помітити додаткові помилки, які ви пропустили.

Підказка: Якщо вам потрібна додаткова допомога щодо написання вашої справи, скористайтеся такою послугою, як Grammarly, яка сканує ваш текст і визначає як прості, так і складні граматичні помилки (включаючи правильно написані слова, вжиті в неправильному контексті). Ви також отримуєте пояснення щодо кожної помилки, щоб в майбутньому можна було покращити свою писемність.

Заключне слово

Будь-хто може навчитися бути кращим письменником, і найкращий спосіб вдосконалити власну писемність - це зробити практика. Чим більше напишеш, тим краще станеш. Ви також можете взяти безкоштовний онлайн-курс написання бізнес-курсу через Coursera. Клас створено університетом Колорадо-Боулдер і є безкоштовним, якщо ви проходите аудит.

Які помилки ви найчастіше робите в написанні ділових питань? Як ти думаєш, ти робиш добре?