Огляд FreshBooks - Інтернет-програмне забезпечення виставлення рахунків для безболісних рахунків

FreshBooks має багато конкурентів у переповненому просторі обліку в Інтернеті, включаючи Kashoo, Zoho Books, Xero та Wave. Завдяки універсальним варіантам оплати та автоматизованим функціям обліку, на відміну від деяких дешевших конкурентів, це особливо корисно для зайнятих підприємців, які не можуть дозволити собі присвятити час ручній бухгалтерській діяльності.

Як це працює

Щоб зареєструватися в FreshBooks, вам просто потрібно вказати своє ім’я та електронну адресу. Для платних планів вам не потрібно вводити номер кредитної картки до кінця 30-денного пробного періоду. Після реєстрації вам автоматично виставляють рахунок щомісяця і ви можете скасувати його в будь-який час.

Серцем вашого облікового запису FreshBooks є інформаційна панель, яка дозволяє створювати кошториси, відстежувати відпрацьований час, надсилати рахунки, управляти витратами, редагувати списки клієнтів та генерувати фінансові звіти для вашого бізнесу. Ця інформаційна панель має власну URL-адресу, виражену як "yourname.FreshBooks.com".

Ви можете автоматизувати безліч функцій FreshBooks, включаючи введення платежів, повідомлення про несвоєчасну оплату клієнтам та створення звітів. Ви також можете зв’язати свій обліковий запис безпосередньо із стороннім платіжним додатком (наприклад, Stripe), щоб створити інтернет-точку продажу для вашої компанії. Якщо у вас немає безкоштовного облікового запису, FreshBooks також дозволяє вам замінити власний бренд на ваш фірмовий логотип на рахунки-фактури, які ви надсилаєте клієнтам. Для підприємств, яким не потрібно керувати складними фінансовими операціями, він покликаний виконувати роль бухгалтера.

Основні характеристики

Особливості FreshBooks залежать від кожного доступного плану.

Безкоштовний план

Безкоштовний план включає лише деякі корисні функції FreshBooks, і ви можете мати лише одного клієнта. Вам надають лише 14 днів до запрошення на оновлення - на відміну від 30 для платних планів - після цього вам надають щотижневі розпродажі.

• Створення та виставлення рахунків-фактур. FreshBooks дозволяє створювати необмежену кількість рахунків-фактур, що містять ваше ім’я чи ім’я компанії, контактну інформацію та особистий або корпоративний логотип. Ви можете вказати погодинну ставку, вартість одиниці продукції або плату за послуги, а також термін платежу. Після створення ви можете надати рахунок-фактуру електронною поштою або роздрукувати та надіслати його через поштову пошту. Якщо ви надсилаєте рахунок-фактуру в Інтернеті, ви можете побачити, коли він переглядається вперше.
• Оцінки. Перш ніж розпочати проект, ви можете використовувати FreshBooks для створення кошторису для свого клієнта - і редагувати його будь-коли під час проекту. Після його завершення конвертуйте кошторис у офіційний рахунок-фактуру одним натисканням кнопки.
• Прийняття та відстеження платежів. Платформа FreshBooks дозволяє приймати основні кредитні картки, включаючи Visa, MasterCard та American Express (за допомогою сторонньої програми платежів), а також PayPal. Будь-яка валюта може бути використана для виставлення рахунків та прийому платежів. Коли ви будете сплачені частково або повністю, сума, що нараховується в рахунку-фактурі, змінюється, щоб відобразити це. Ви також можете приймати платежі в режимі офлайн, такі як готівка та чеки, хоча в цих випадках доведеться оновити рахунок вручну. Ви можете повернути платіж клієнту або списати рахунок-фактуру, який затримується, анулюючи баланс, не записуючи, що він сплачений.
• Нагадування та повідомлення. Ви можете генерувати нагадування про несвоєчасну оплату для правопорушних клієнтів або доручити FreshBooks автоматично надсилати повідомлення після проходження кожної строкової дати.
• Послуги електронної пошти. FreshBooks може упакувати та надсилати рахунки в будь-яку точку світу традиційною поштою. Щоб скористатись цією послугою, ви повинні придбати «марки», які є поштовими кредитами, що включають поштову пошту, упаковку та робочу силу. Окремі марки коштують 2,29 долара кожна, при цьому вартість падає до 1,79 долара при замовленнях від 100 до 499, і 1,49 долара кожна за замовлення 500 і більше. Для відправлення рахунку в США та Канаді потрібна одна марка, а дві - для надсилання рахунку деінде.
• Відстеження витрат вручну. Ви можете відстежувати свої витрати, додаючи фотографії своїх квитанцій та завантажуючи їх у свій рахунок. Ви також можете призначити клієнтам певні витрати та автоматично додавати позиції до своїх рахунків.
• Відстеження часу. FreshBooks має вбудований годинник, який можна запускати та зупиняти за бажанням, який відстежує ваші години оплати. Тримайте окремий годинник з різними тарифами для кожного клієнта. Ви можете створювати рахунки-фактури безпосередньо зі своїх часових таблиць, коли завгодно.
• Звіти. FreshBooks може генерувати звіти про загальний прибуток і збитки, податки, витрати та історію колекцій. Використовуйте їх, щоб з першого погляду виміряти фінансовий стан вашого бізнесу.

План розсади

За $ 19,95 на місяць Seedling дозволяє вам додати до 25 клієнтів і мати можливість приховати брендинг FreshBooks у своїх рахунках. Крім того, цей план включає всі можливості безкоштовного плану, а також наступне:

• Автоматичне відстеження витрат. План розсади дозволяє імпортувати свої витрати безпосередньо з банківських рахунків або рахунків на кредитній картці, виключаючи необхідність ручного введення більшості позицій.
• Інтеграція додатків. Платформа інтегрується з десятками сторонніх додатків, включаючи варіанти управління заробітною платою (наприклад, ZenPayroll), податкове програмне забезпечення (наприклад, SimpleTax), інструменти управління проектами (як Basecamp), управління відносинами з клієнтами (наприклад, Highrise) та багато іншого.

Вічнозелений план

За 29,95 дол. США на місяць ви отримуєте всі функції, доступні для розсади, плюс наступне:

• Клієнти необмежені. Ваш вічнозелений план дозволяє додавати до свого облікового запису стільки клієнтів, скільки бажаєте.

Могутній дубовий план

39,95 дол. США на місяць включає всі функції, доступні для нижчих планів, а також наступне:

• Інструменти управління проектами. Основні інструменти управління проектами, такі як графіки роботи команди, які дозволяють встановлювати різні тарифи для різних співробітників.
• Історичні таблиці управління часом для команд. Якщо ви керуєте командою, ви можете бачити історичні журнали часу кожного члена з моменту створення вашого облікового запису.
• Додаткові користувачі. Без додаткових витрат ви можете додати одного додаткового користувача до свого облікового запису. Якщо ви хочете додати більше членів команди, це коштує 10 доларів на місяць на кожного користувача.

Переваги

1. Ви можете приймати платежі через PayPal та кредитну карту через FreshBooks
Ви можете зв’язати ваші акаунти FreshBooks та PayPal і автоматично оновити рахунки-фактури, коли вам заплатять гроші. Хоча ви можете приймати платежі через PayPal від клієнтів через Wave, ви фактично не можете зв’язати свої акаунти. Пов’язавши свій обліковий запис FreshBooks з платформою сторонніх платежів, ви також можете приймати платежі кредитною карткою. Ви не можете цього зробити з Kashoo або Zoho Books.

2. Ваші рахунки-фактури та рахунок автоматично оновлюються для онлайн-платежів
Коли ви отримуєте онлайн-кредитну картку або платіж через PayPal, FreshBooks записує її та оновлює відповідний рахунок-фактуру. Навпаки, Kashoo вимагає від вас ввести всі платежі вручну, в тому числі платежі через PayPal. Zoho Books вимагає вручну ввести всі платежі кредитною карткою.

3. Вам не доведеться платити за телефонну підтримку
Безкоштовний обліковий запис FreshBooks дозволяє отримати доступ до безкоштовних телефонних ліній підтримки для клієнтів у Північній Америці, Великобританії та Ірландії. Zoho Books і Wave також мають підтримку дзвінків, але обидві обмежують доступ до платників. Як мінімум, ви повинні підписатись на пакет Plus Plus на 9 доларів на місяць або підписку Zoho на $ 24,99 на місяць, щоб отримати допомогу від живої людини.

4. Ви можете виставляти рахунки на кількох мовах
Багато конкурентів FreshBooks вимагають, щоб ваші рахунки-фактури були написані англійською мовою. Якщо у вас є клієнти в інших країнах, це може сприйматись як сумлінно, навіть якщо вони розуміють мову. У всіх пакетах FreshBooks ви можете встановити мову клієнта за замовчуванням. Виберіть з англійської, іспанської, французької, німецької, італійської, норвезької, шведської, датської, голландської, португальської та навіть естонської.

5. Доступно виставлення рахунків у багатьох валютах
Усі пакети FreshBooks дозволяють встановлювати валюти за замовчуванням для кожного клієнта та виставляти їх рахунки в домашніх номіналах. FreshBooks обробляє математику перетворення за поточними темпами. Навпаки, більш дешеві плани Xero не дозволяють виставляти рахунки в декількох валютах - для отримання цієї вигоди вам потрібно вибрати план «Преміум 10» на суму 70 доларів на місяць..

6. Чистий, практичний, корисний інтерфейс
FreshBooks має інтуїтивний, чіткий інтерфейс, орієнтований на незабруднену інформаційну панель. Звідси ви можете легко отримати доступ до окремих вкладок для кожної з основних функцій FreshBooks, які включають створення та відправлення рахунків, відстеження витрат та генерування звітів.

На кожній вкладці спрямовані великі чітко помічені кнопки та мітки. Для нових користувачів платформа включає також рідний текст, який надає додаткові пояснення для кожної функції, не вимагаючи переходу в довідковий розділ. Навпаки, платформи, такі як Zoho Books і Wave, намагаються скласти якомога більше функцій в один екран, створюючи непотрібне захаращення..

7. Є безкоштовна версія
Хоча це дещо обмежено, у FreshBooks є безкоштовна версія. Це більше, ніж можуть сказати конкуренти, такі як Kashoo та Zoho Books.

Недоліки

1. Безкоштовна версія дуже обмежена
На відміну від Kashoo, Xero та Zoho Books, FreshBooks має безкоштовну версію. Однак він надзвичайно обмежений, що дозволяє лише одному клієнту та відхиляти ключові функції, такі як автоматичний імпорт витрат та відстеження часу команди. І, схоже, рухається в неправильному напрямку: Коли вперше запустили FreshBooks, ви можете додати трьох клієнтів у свій безкоштовний рахунок.

Для порівняння, Wave пропонує весь свій набір послуг - включаючи необмежених клієнтів та рахунки-фактури - безкоштовно. Вам потрібно платити лише за пакети, які включають підтримку телефону в реальному часі та чату.

2. Відсутність відстеження запасів чи амортизації
Якщо ви ведете бізнес, який займається торгівлею фізичними товарами, ви не можете використовувати FreshBooks для відстеження своїх запасів та відправлень. Хоча це дозволяє відслідковувати ваші витрати, завантажуючи квитанції та рахунки постачальників на ваш рахунок, його конкурент Xero використовує ваші витрати та платежі, щоб вести автоматично оновлений облік ваших запасів у режимі реального часу. Немає також графіку амортизації основних засобів через FreshBooks - важливе врахування в момент оподаткування. Ксеро також має це.

3. Відсутність функцій оплати праці
FreshBooks дозволяє відстежувати оплачувані години вашої команди, але їй не вистачає реальних функцій оплати праці. Ви не можете записувати години працівників, утримувати податки, робити прямі депозити чи скорочувати чеки за допомогою програмного забезпечення, хоча ви можете зафіксувати платежі підрядникам як витрати.

Навпаки, у Wave є додаток із оплати праці, який коштує 5 доларів на місяць, плюс 4 долари на місяць для кожного працівника в системі. Версії більш високої вартості Xero мають повну функціональну плату, включаючи прямий депозит. FreshBooks інтегрується з сторонніми програмами заробітної плати, але це може призвести до інших недоліків, включаючи більш високі витрати, відсутність обслуговування клієнтів на кінці FreshBooks та потенційні проблеми функціональності.

4. Неконкурентні ціни
Щодо деяких конкурентів, FreshBooks страждає від ціни. Kashoo, який пропонує подібні функції (та необмежену виставлення рахунків), коштує всього 49 доларів на рік. Це порівнюється з $ 19,95 на місяць для найдешевшої платної версії FreshBooks, яка обмежує рахунки-фактури до 25 клієнтів. Тим часом, бухгалтерський пакет Wave - подібно до плану Evergreen FreshBooks - є абсолютно безкоштовним для користувачів, які не вибирають живий пакет підтримки.

5. Короткий пробний період та наполегливе оновлення для безкоштовної версії
FreshBooks пропонує 14-денний безкоштовний пробний період через свою безкоштовну версію. Для порівняння, багато її конкурентів мають 30-денне безкоштовне випробування, не вимагаючи кредитної картки. Крім того, під час пробного періоду FreshBooks ви отримуєте регулярні підказки для реєстрації на платний план. Продаж триває щотижня, поки ви не оновите.

Заключне слово

FreshBooks, безумовно, корисне хмарне рішення для обліку та виставлення рахунків для фрілансерів, сольних професіоналів та власників малого бізнесу - плюс, він пропонує безкоштовну версію, що може бути достатньою, якщо у вас є лише один клієнт для виставлення рахунків. Якщо вам просто потрібно буде відслідковувати свої витрати, генерувати рахунки-фактури та гарантувати, що вам платять, ви, ймовірно, вважаєте це ефективним та простим у використанні. І якщо ви зациклюєтеся, безкоштовна підтримка - це лише телефонний дзвінок.

З іншого боку, у FreshBooks бракує багатьох особливостей бухгалтерського обліку, таких як управління запасами та нарахування заробітної плати, які мають важливе значення для бізнесу з численними працівниками. Вони часто пропонуються в конкуруючих пакетах.

Вирок

FreshBooks має багато корисних функцій для підприємств, які потребують основних програм бухгалтерського обліку, але це страждає від ціни в порівнянні з аналогічно базовими конкурентами, такими як Wave і Kashoo. Якщо вам потрібна дешева, всебічна платформа обліку, замість цього перегляньте один із цих варіантів.

Оцінка

4 зірки з 5: Набір основних функцій бухгалтерського обліку в поєднанні з додатковими привілеями роблять FreshBooks привабливими. Однак обмеження щодо того, скільки клієнтів можна виставити рахунки за безкоштовну версію - плюс непривабливе ціноутворення в цілому - рахуються проти неї.

Чи є FreshBooks ваш вибір для хмарного бухгалтерського програмного забезпечення або ви віддаєте перевагу інший варіант?