Як запобігти шахрайству та крадіжці працівників у вашому бізнесі - Політика та плани

Хоча ви можете подумати, що шахраї - це загартовані злочинці, які переходять з роботи на роботу, Журнал бухгалтерського обліку повідомляє, що більшість людей, які вчиняють професійний шахрайство, - це правопорушники вперше. Крім того, дуже мало шахраїв беруть на роботу з наміром ошукати бізнес.

Це означає, що старанної практики найму та ретельної перевірки на практиці недостатньо для запобігання шахрайству у вашому бізнесі. Однак є певні фактори, які змушують людину скоріше скоїти шахрайство.

Асоціація сертифікованих перевіряльників шахрайства стверджує, що зазвичай існують три елементи, коли відбувається шахрайство. По-перше, особа, яка чинить шахрайство, відчуває фінансовий тиск - високі борги, розкішний спосіб життя, члени сім'ї з фінансовими проблемами та азартні залежності - все це потенційні джерела тиску.

По-друге, особі потрібен спосіб раціоналізації шахрайства. Внутрішній монолог "Мені не вистачає плати", "Я працюю більше, ніж начальник", "Компанія ніколи цього не пропустить", і "Я заслуговую цього", всі допомагають людині виправдати неетичну поведінку.

Нарешті, людям потрібна можливість вчинити шахрайство. У той час як ви, як власник бізнесу, не завжди можете впливати на фінансову ситуацію чи ставлення особи, ви можете вплинути на фактор можливостей за допомогою чеків та противаг та відповідного внутрішнього контролю.

Поширені види шахрайства

1. Присвоєння активів

За даними Асоціації сертифікованих перевірителів шахрайства, розтрата активів - найпоширеніший вид шахрайства, що трапляється в межах малого бізнесу. Присвоєння активів відбувається, коли працівник або підрядник розробляє схему викрадення або нецільового використання ресурсів компанії, таких як грошові кошти або товарні запаси.

Зверніть пильну увагу на те, як ваш бізнес збирає готівку у клієнтів. Якщо правильних заходів не встановлено, особа може перехопити готівку та заховати її у власника.

2. Очищення

Скимінг, популярний спосіб крадіжки готівки, передбачає крадіжку вхідного платежу, перш ніж його можна буде повністю зафіксувати у фінансових документах компанії. Наприклад, скажіть, що замовник хоче придбати товар у цегельному магазині. Запропонований співробітник з продажу може прийняти плату за товар, але кишенькову готівку замість запису транзакції.

За допомогою скимінгу працівник може записувати лише частину платежу - наприклад, записувати лише 50 доларів, сплачені при отриманні 100 доларів, - або взагалі не записувати платіж. Оскільки операція купівлі-продажу не записана, інвентар магазину також не оновлюється. Це означає, що фактичний облік бізнесу в реальності буде меншим, ніж те, що відображено в бухгалтерських записах.

Скимінг сприйнятливий не лише до особистих угод. Працівник бухгалтерії або службовця, який отримує клієнтські платежі, також може здійснити кишенькові надходження готівки. Потім працівник може сфальсифікувати кредитну пам'ятку або списати рахунок як невідбірний, щоб бізнес не помітив, що платіж відсутній.

Складне, але досить поширене шахрайство зі скороченням дебіторської заборгованості передбачає несприятливі платежі клієнтів. У схемі пропуску, бухгалтер або бухгалтер кишені готівкових платежів, які клієнт здійснює на рахунок цього клієнта. Щоб покрити дефіцит, бухгалтер використовує платіж, отриманий від другого клієнта, на рахунок першого клієнта. Якщо другий клієнт помітить неправильний залишок на рахунку, бухгалтер використовує платіж від третього клієнта для покриття дефіциту - і так далі.

Оскільки платежі настільки некеровані, хтось незмінно впадає в схему. Тим не менш, шахраї можуть тримати схеми плескання протягом місяців або навіть років, не будучи спійманими.

3. Готівка Ларсені

Грошова крадіжка схожа на знежирення в тому сенсі, що працівник або підрядник краде надходження готівки. Різниця з грошовою крадіжкою полягає в тому, що працівник викрадає готівку після того, як вона була записана в книгах бізнесу.

Наприклад, працівник може викрасти гроші з каси після реєстрації транзакції. Працівник може зафіксувати шахрайське видачу каси, щоб приховати факт відсутності готівки. Наприклад, працівник може анулювати попередній продаж або видати повернення коштів та зняти відповідну готівку з реєстру.

Ознаки того, що грошові кошти крадуть
Схеми схуднення, які передбачають перехоплення готівки до її запису, виявити складно. Ви можете помітити такі попереджувальні знаки:

Низький запас. Якщо фактичний товарний запас у магазині нижчий, ніж має бути згідно книг, можливо, працівник не реєструє всіх продажів.
Прогалини в нумерованих документах. Для ресторанів та інших підприємств, які використовують попередньо пронумеровані ваучери, пробіл у ваучерах може означати, що працівник викинув квитанцію та зберігав готівку.
Скарги замовника. Якщо працівник прострочує платежі, клієнти, як правило, телефонують та скаржаться на те, що залишки в їх виписках неправильні.
Низький дохід під час певних змін. Якщо стягнення готівки нижче, коли один конкретний працівник працює, це може свідчити про крадіжку готівки.

Внутрішній контроль для запобігання крадіжок готівки

Потрібно схвалення менеджера для видачі кредитів, недійсних продажів або списання рахунків. Після того, як хтось інший бере участь в транзакції, сумлінний працівник має менше можливостей красти непомітно.
Видавати щомісячні виписки на рахунку. Працівник має менше шансів зіпсуватися з виплатами клієнтів, якщо клієнти регулярно оновлюють баланс свого рахунку.
Інститут обов'язковий час відпустки та ротації робочих місць. Спізні схеми швидко розпадаються, коли у винного працівника немає можливості переміщати готівку.
Виконуйте підрахунки готівкових сюрпризів. Порівнюючи готівку в реєстрі з грошовими чеками, менеджери можуть швидко виявити невідповідності готівки.
Відеокамери. Співробітники рідше поводяться погано, коли є відеокамера, яка контролює регістри.
Коробки замків. Передаючи клієнтські платежі безпосередньо до скриньки банківських блоків, готівка не проходить через руки працівника, і працівники не мають можливості її викрасти.

4. Шахрайські грошові виплати

Інші шахраї замість того, щоб знімати гроші під час бізнесу, вкрадають грошові виплати. З усіх способів, якими службовці та підрядники неправомірно застосовують активи компанії, крадіжка грошових коштів шляхом виготовлення шахрайських грошових виплат є найпоширенішою тактикою.

5. Схеми виставлення рахунків

Співробітники можуть виставляти рахунки за товари та послуги, які компанія ніколи не отримувала, і кишені готівкою. Співробітник підробляє рахунки-фактури зі складеними послугами чи продуктами, і, коли чек буде видано, шахрай самостійно видає гроші. Співробітник має виплату, видану неіснуючому постачальнику, використовуючи найменування компанії-оболонки, якою володіє працівник або друг або член сім'ї.

Співробітники можуть також домовитися з існуючим постачальником, щоб переплатити компанію за продукцію. В обмін на проштовхування через завищений рахунок, продавець дає працівникові скоротити прибуток.

Ознаки схеми виставлення рахунків

Ціни продавця значно подорожчали. Коли ставки одного постачальника зросли на більш високий відсоток, ніж галузева норма, можливо, ви не отримуєте чесної угоди.
Переваги працівників для певного постачальника. Працівник, який наполягає на певному постачальнику або не має можливості приймати пропозиції від інших підрядників, може отримати відкат.

Внутрішній контроль для запобігання схемі виставлення рахунків

Ведіть затверджений список постачальників і пишіть чеки лише затвердженим постачальникам. Це заважає вам здійснювати виплати компаніям з оболонками або друзями працівників. Перш ніж додати продавця до списку, проведіть деякі дослідження та переконайтеся, що це законна компанія.
Поряд із затвердженим списком постачальників ведіть затверджений прайс-лист. Це ускладнює працівникам підвищення цін у змові з постачальниками.
Попросіть копію звіту про отримання, перш ніж підписувати чеки. Таким чином, ви підписуєте лише чеки на продукти, які компанія фактично отримала.

6. Схеми відшкодування витрат

Ще один спосіб вивести гроші з компанії - це підробляти звіти про витрати. Співробітники можуть отримати штучно великий чек на відшкодування, додавши особисті витрати, неіснуючі витрати або іншим чином розширивши витрати на запит на відшкодування витрат.

Ознаки схеми відшкодування витрат

Звіти про екстравагантні витрати. Якщо певні звіти про витрати службовців перевищують середні середні показники чи звіти інших працівників, це означає, що працівник витрачає занадто багато коштів.
Співробітник не надсилає квитанції. Якщо оригінали квитанцій не додаються до звіту про витрати, ви ніколи не знаєте, чи дійсно працівник здійснив витрати.

Внутрішній контроль для запобігання схем відшкодування витрат

Вимагати надходжень на відшкодування витрат. Якщо цього не зробити, працівники можуть додати до витрат, які вони ніколи насправді не понесли.
Документуйте політику відшкодування витрат компанії. У ньому слід чітко визначити, які види витрат можна відшкодувати, а що не підходить для відшкодування. Надайте копію полісу всім працівникам.
Порівняйте звіти про витрати всіх працівників, які поїхали у конкретну поїздку. Якщо один значно перевищує інші, це знак того, що витрати завищені або працівник витрачає за призначенням.

7. Перевірте схеми фальсифікації

Співробітники або підрядники, які мають доступ до вихідних чеків компанії, можуть підробляти їх для власної вигоди. Якщо порожні чеки не захищені, хтось може вкрасти кілька і видати їх собі або другові. Бухгалтер, який оформляє чеки для підписання власника бізнесу, може пізніше змінити ім'я на чеку, перехопити його та самостійно здати готівку.

Ознаки підробок чеків

Прогалини в чекових номерах. Якщо в нумерованих порожніх чеках є послідовний пробіл, можливо, хтось підняв кілька.
Скарги продавця. Коли продавець повідомить вас, що не отримав платежів, навіть якщо ви вирізали чек, платіж може бути перехоплений.

Внутрішні засоби контролю для запобігання фальсифікуванню перевірки

Тримайте порожні чеки безпечними. Їх слід закривати у вашому кабінеті постійно. Не діліться своїм ключем і виробляйте чеки лише тоді, коли працівники бухгалтерії готові їх надрукувати.
Кожен місяць переглядайте виписку свого бізнес-банку. Шукайте чекові суми, які ви не визнаєте. Попросіть ваш банк включити сканування зображень зарахування чеків, щоб ви могли переконатися, що вони не були підроблені перед затвердженням.

8. Крадіжка товарно-матеріальних цінностей та інших активів

Навіть якщо ваші готівкові гроші захищені, працівники можуть знайти способи викрадення або неправильного використання фізичних цінностей, таких як комп’ютери, товари компанії та інвентар.

Схеми отримання
Співробітники, які беруть участь у процесі прийому, можуть вкрасти товарний запас або продукцію на місці доставки. Співробітники схеми можуть змінити звіт про доставку та компанію, що отримує звіт, щоб приховати шахрайство. Якщо ці працівники також мають доступ до записів про придбання, вони можуть змінити заявку на покупку, щоб вона відповідала підробленим звітам про доставку.

9. Ассет Ларсені

Якщо для контролю за активами не існує багато фізичних засобів контролю, працівники та підрядники можуть просто забрати майно компанії з приміщення і ніколи не повернути його.

Ознаки, що активи викрадаються

Низький запас. Якщо товарний запас на книги перевищує фактичний рівень запасів, хтось може викрасти.
Документація щодо інвентаризації поганої якості. Якщо супровід придбання та отримання документів не є оригіналами або, здається, змінено, ви можете мати справу з злодієм..

Внутрішній контроль для запобігання крадіжок фізичних цінностей

Виконайте випадкові підрахунки запасів. Це може наштовхнути вас на дефіцит запасів і змусити співробітників менше красти.
Окремі збори з інвентаризації. Одна і та ж особа не повинна нести відповідальність як за придбання товарів, так і за їх отримання.
Встановіть камери безпеки. Зокрема, слідкуйте за приміщеннями та зонами, де зберігаються інвентар та цінні товари.
Бережіть запаси та активи. Ділянки з цінними активами повинні бути заблоковані, коли це можливо, і ключі мають мати лише певні працівники.

Більше підказок щодо запобігання шахрайству з малим бізнесом

Крім того, існують загальні стратегії, які можна використовувати, щоб уникнути шахрайства. Змінивши спосіб управління та спосіб делегування завдань, ви можете зменшити ймовірність того, що хтось обмане ваш бізнес.

1. Знайте своїх працівників

Cowan, Gunteski & Co., фірма CPA, зазначає, що ви можете знищити потенційні шахрайства, якщо вам відомо про зміни в поведінці та ставленні працівників. Періодично спілкуйтеся зі своїми працівниками та знайдіть час, щоб поговорити про те, як все йде.

Зокрема, слідкуйте за такими рисами поведінки, які найчастіше асоціюються з шахраями:

Жити понад свої можливості - наприклад, працівник з низькою зарплатою, що керує розкішним транспортним засобом або бере розкішні канікули
Виникли фінансові труднощі або виникли проблеми з вирішенням кінців
Підтримання незвично тісних стосунків з конкретним постачальником
Не бажаючи дозволити іншому працівникові взяти на себе частину своїх обов'язків
Ніколи не дзвонив хворим чи брав відпустку
Переживає розлучення або бореться з сімейними проблемами

Звичайно, ніколи не хочеться припускати, що співробітники крадуть лише тому, що проявляють деякі з цих рис. Тим не менш, якщо ви підозрюєте, що шахрайство відбувається, ви можете зосередити свої моніторингові та запобігання шахрайству у відділах та районах, де працюють співробітники з високим рівнем ризику. Постарайтеся допомогти співробітникам, які піддаються стресу або фінансово борються будь-яким способом - ви збережете більше працівників і підвищите лояльність працівників.

2. Керуйте з доброчесністю

Те, як ви поводитесь як власник бізнесу, може вплинути на ставлення ваших працівників щодо крадіжок. Якщо ви вирізаєте куточки і не працюєте етично, люди, які працюють на вас, більш схильні робити те саме. І навпаки, якщо ви докладете зусиль, щоб бути чесними та етичними у своїх ділових стосунках, працівники зрозуміють, що від них очікується така ж поведінка.

Створіть кодекс поведінки, який окреслює тип поведінки, який ви очікуєте від усіх у вашому бізнесі. Також дайте зрозуміти, що Ваші двері завжди відкриті для працівників, які хочуть поділитися своїми турботами щодо бізнес-операцій. Асоціація сертифікованих перевіряльників шахрайства встановила, що більшість менеджерів дізнаються про професійне шахрайство після того, як отримали підказки, тому розглядають можливість застосування анонімної гарячої лінії для повідомлення про підозру в шахрайстві.

3. Окремі обов'язки

Одним з найкращих внутрішніх засобів контролю для запобігання шахрайству є розмежування обов'язків. Іншими словами, одна людина не повинна відповідати за стільки завдань, що шахрайство може бути вчинено і приховано без відома власників. Для усунення можливостей шахрайства жодна особа не повинна зберігати активи (наприклад, готівку та цінні товари), можливість записувати або змінювати бухгалтерську інформацію про ці активи, а також право санкціонувати операції з активами.

Розподіл обов'язків у малому бізнесі складний, оскільки у вас просто не вистачає людей, серед яких розподілити завдання. Тим не менш, є кроки, які можна зробити, щоб розділити ключові функції лише з двома-трьома працівниками.

Наприклад, скажіть, що ви та офісний менеджер - це лише два працівники у вашому бізнесі. Хоча менеджер вашого офісу може мати доступ до незадекларованих коштів, узгоджуючи виписку банку та створюючи рахунки-фактури та банківські депозити, ви повинні бути тим, хто переглядає виписку банку, відкриває пошту, переглядає транзакції та затверджує кредитні пам’ятки..

Якщо у вас є третій працівник - скажімо, офісний помічник - запропонуйте цьому працівникові узгодити виписку банку, відкрийте пошту та підготуйте банківські депозити. Це знімає певну відповідальність з вашої тарілки і ускладнює менеджеру офісу приховувати викрадені платежі.

Заключне слово

Реалізація внутрішнього контролю є важливою частиною захисту вашого бізнесу. Однак це може бути незручно зробити на практиці.

Співробітники та підрядники можуть не розуміти, чому змінюються їхні обов'язки. Повідомте своїм працівникам, що діє контроль для їх захисту як працівників, так і бізнесу. Залучіть їх у процесі покращення безпеки бізнесу та запитайте про їх вклад на регулярній основі. Оскільки люди, що виконують повсякденну роботу, вони можуть мати уявлення про певні процеси, які можуть допомогти вам покращити контроль. Вони також можуть повідомити, які елементи керування працюють добре, а які - ні.

Ви коли-небудь володіли чи працювали в бізнесі, де хтось вчинив шахрайство? Як це відбулося?