Хмарні системи ділових телефонів (АТС) - плюси і мінуси, навіщо перемикатися

Багато що змінилося після того, як Ернестін захоплював аудиторію. Монополія «Ma Bell», яку вона представляла, була розбита на більш дрібні регіональні компанії. Автоматизація значно покращила ефективність комутації ліній і в основному усунула операторів людини. Стільникова революція підірвала домінування стародавніх операторів стаціонарного зв'язку та викликала необхідну конкуренцію. А поява Voice over Internet Protocol (VoIP) значно покращила продуктивність та зручність використання складних систем ділових телефонів.

Як і все в ці дні, ділове спілкування продовжує швидко змінюватися. Протягом останнього десятиліття все більш досконалі та надійні хмарні телефонні системи використовували VoIP та найкращі атрибути застарілих ділових телефонних систем для створення спритного, економічно вигідного рішення для динамічного бізнесу та їх постійних співробітників. Якщо ви все ще керуєте своїми внутрішніми та зовнішніми комунікаціями в системі старої школи, ви зобов’язані підсумковій роботі, щоб детальніше ознайомитися з хмарними системами - і серйозно розглянути можливість переключення.

Що таке хмарні телефонні системи?

На основі системи ділових телефонів “Old School”

Хмарні телефонні системи вдосконалюються в порівнянні з останніми - і досі широко використовуються - попередниками, відомими як локальні біржі приватних відділень (АТС). Встановлені АТС - це приватні комутаційні або обмінні системи, які забезпечують внутрішні зв’язки між користувачами системи (наприклад, працівниками в одному офісі), а також з'єднання з мережею загального телефонного зв’язку (для спілкування з людьми поза офісом).

Кожна станція АТС, будь то настільний телефон, модем чи факс, має номер розширення, який ідентифікує її внутрішньо. Номери розширення можуть відповідати загальнодоступній системі нумерації - наприклад, телефон, загальнодоступний номер якого (555) 555-4321, може бути внутрішньо відомий як "розширення 4321" - або мати власну систему нумерації. Новіші УАТС досить складні, вони можуть користуватися такими корисними функціями, як переадресація дзвінків та автоматичний зовнішній набір.

Коли вони вперше потрапили на місце події, АТС ознаменувались значним покращенням порівняно з системами ручного обміну, якими керують оператори людини - системами, скасованими Ернестином Томліна. Навіть сьогодні АТС не все погано. Вони частково автоматизовані та мають надійні взаємозв'язки, що унеможливлюють ручне перемикання ліній та зменшують навантаження на центральне обмінне обладнання. На основі дзвінка вони набагато дешевші, ніж системи, які вони замінили. І більшість сучасних АТС використовують локалізовані VoIP-мережі, побудовані на базі апаратного забезпечення, що розширює їхні можливості для цифрових кмітливих користувачів.

Однак локальні АТС - навіть системи з підтримкою VoIP - просто недостатньо гнучкі, щоб вирішити вимоги глобалізованої взаємопов'язаної економіки, яка все більше залежить від швидкої доставки величезних потоків даних в будь-яку точку планети. Відповідно, локальні АТС постійно замінюються гнучкими, сумісними з мобільними технологіями, VoIP-системами, що базуються на хмарі, які будуються на базовій моделі АТС - без дорогого, іноді незграбного обладнання на місці.

Ці нові системи по черзі називаються віртуальними АТС, хмарними АТС або розміщеними АТС. Вони користуються моделлю програмного забезпечення (SaaS), що забезпечує більшість або всю функціональність локальних систем за допомогою дисперсної, хмарної системи, за яку користувачі сплачують поточну плату за підписку. Найбільша різниця між віртуальними АТС і сучасними локальними системами - це кількість апаратного забезпечення та пов'язаних з ними технічних знань, необхідних для фізичної присутності в офісних приміщеннях замовника. Оскільки для них не потрібно багато апаратного чи технічного управління на місцях, перша вартість віртуальних АТС майже завжди нижча, ніж локальні системи.

Ось докладніший погляд на переваги та недоліки хмарних телефонних систем.

Переваги

1. Обмежені вимоги до апаратного забезпечення

Хмарні телефонні системи вимагають майже ніякого спеціального обладнання. Вони, як правило, сумісні з стаціонарними та стільниковими пристроями, включаючи телефони офісного столу, факсимільні машини та смартфони, включаючи смартфони "принесіть свій власний пристрій" (BYOD) (пристрої, що належать співробітникам, які використовуються для особистої та професійної діяльності).

Звичайно, без дорогих апаратних вимог, хмарні телефонні системи порівняно недорогі для розгортання. Клієнти просто сплачують поточні абонентські платежі та будь-які витрати, пов’язані з хвилинами дзвінків, безкоштовними телефонними номерами, номерами та іншими додатковими послугами. Відсутність хмарних систем на замовлення апаратних засобів також збільшує швидкість повернення - новим клієнтам не потрібно чекати, коли апаратне забезпечення прибуде після замовлення, а також внутрішній ІТ-персонал або співробітники виробника АТС для встановлення та налаштування системи. Віртуальні АТС більш-менш підключаються та грають - хоча, звичайно, є коротка крива навчання, як це стосується будь-якої нової програмної системи, незалежно від того, наскільки зручним буде користувач.

2. Модель передплати

Більшість хмарних АТС дотримуються моделі передплати. Клієнти, як правило, сплачують єдину щомісячну ставку на кожного користувача, яка залежить від пакета та постачальника (від 25 до 45 доларів на місяць на користувача, як правило, для систем повного обслуговування). Абонентська плата включає безліч корисних функцій, серед яких черги на дзвінки та паркування, спільні лінії, можливості домофона, переадресація дзвінків, можливість онлайн-співпраці та зустрічей, Інтернет-факс тощо. Це також включає технічну підтримку, технічне обслуговування системи та інші роботи, пов'язані з інфраструктурою, які звичайно користувачі АТС зазвичай повинні купувати та оплачувати самі.

Результат: простий, зрозумілий законопроект без прихованих платежів.

3. Повна мобільна сумісність

У поточному бізнес-середовищі, в якому багато (якщо не більшість) співробітників використовують персональні пристрої для ведення бізнесу компанії, однією з найбільших точок продажу віртуальних АТС є їх сумісність для мобільних пристроїв. Найкращі віртуальні АТС безперешкодно інтегрують мобільні пристрої співробітників, не вимагаючи від них змінити їхню чисельність або відмовитися від особистого користування. У багатьох є мобільні додатки, які дозволяють отримати доступ до більшості або всіх функцій АТС на ходу. Деякі з них мають спеціальні можливості внутрішнього обміну текстовими повідомленнями (ділові SMS) та пейджинги.

4. Віддалене, надлишкове житло та системи

Фізична безпека є головним питанням для будь-якої системи апаратного забезпечення бізнесу. Хоча заспокійливі близькі до людей, що їх використовують, локальні АТС фактично є досить фізично вразливими. Локалізований відключення електроенергії, стихійне лихо, пожежа чи пограбування можуть за один мах забрати цілу АТС, що перебуває в приміщенні. Навіть коли подібні випадки не завдають довготривалої шкоди, вони проводять господарські операції та сіють хаос.

Віртуальні АТС мають декілька шарів фізичної безпеки: від вогнезахисної та надлишкової системи живлення, до біометричного контролю доступу та цілодобового візуального моніторингу. Більш великі хмарні постачальники УАТС, як правило, мають кілька центрів обробки даних, які підтримують один одного - у випадку навряд чи виходу з комісії сервіс продовжується без перерви.

5. Захист даних від корпоративного рівня

Безпека даних - ще один величезний ризик для бізнесу. У цьому плані чітко переважають хмарні телефонні системи. Нестандартні системи розміщення просто настільки ж хороші, як і ІТ-команди, що їх підтримують. Компанії, які використовують локальні системи, краще мають талановитих ІТ-фахівців, здатних створити та підтримувати належну захист у сфері кібербезпеки. Хмарні провайдери самостійно обробляють захист даних, використовуючи сучасне шифрування, щоб уникнути чутливих даних компанії та комунікацій поза руками хакерів та снуперів.

6. Легке, нетехнічне управління

Без езотеричного обладнання на місці та складного допоміжного програмного забезпечення, хмарні телефонні системи набагато простіше адмініструвати, ніж їхні локальні аналоги. Виправлення неполадок, виправлення та оновлення віддалено опрацьовується віртуальним персоналом постачальника УАТС. Насправді, більшість провідних хмарних систем вихваляються тим, що рядові ІТ-співробітники, які не мають спеціалізованих системних знань - або навіть нетехнічні працівники, такі як офісні менеджери, - здатні керувати та підтримувати свої віртуальні АТС..

Для невеликих компаній з обмеженою внутрішньою інформаційною підтримкою ця простота адміністрування виключає необхідність найняти дорогих спеціалістів або виконувати роботу з підрядниками невідомої якості та вартості. А компаніям будь-якого розміру віртуальні АТС для адміністраторів звільняють цінні ресурси ІТ, які можна краще використовувати в інших місцях.

7. Миттєве, всесвітнє охоплення

Оскільки вони безперебійно інтегруються з мобільними мережами, хмарні телефонні системи пропонують миттєвий доступ віддаленим працівникам та незалежним підрядникам, незалежно від того, чи вони розташовані в сусідньому окрузі, чи на півдорозі світу. Це є величезною вигодою для менших компаній, що мають розсіяну робочу силу, оскільки вона передає стороннім враження великої, згуртованої внутрішньої робочої сили - обліку лише в залі за рахунок продажів тощо. Клієнти, перспективи та продавці, які заходять в основні офісні лінії таких компаній, ніколи не повинні знати, що їх передають комусь за сотні або тисячі миль.

8. Легко перемикати місця розташування офісу

Ваш бізнес розширюється, зменшується чи просто переходить на нові копання? Без будь-якого системного обладнання для встановлення, хмарні телефонні системи є дуже портативними. І, оскільки вони повністю сумісні з мобільними, перехід є безпроблемним - немає перерв у обслуговуванні та доступності, коли вони з’являються в нових місцях, оскільки користувачі можуть продовжувати спілкуватися на своїх мобільних пристроях.

Навпаки, зміни на локальних станціях неминуче спричиняють певний час простою. Залежно від того, коли настає цей простой, це може мати несприятливі наслідки для бізнесу.

Недоліки

1. Потенціал для вищих поточних витрат після первинного підключення

Одним із найсильніших аргументів на користь локальних АТС є їх потенціал скоротити поточні витрати на комунікацію. Залежно від розміру, використання, обладнання та інших факторів, організацій може платити менше за розміщення та обслуговування власних систем АТС протягом тривалого періоду, щодо поточних витрат на передплату віртуальної АТС.

Однак це, ймовірно, має місце лише для організацій, які не очікують переїзду своїх офісів незабаром, оскільки витрати, пов’язані з встановленням фіксованих систем АТС у нових офісах, можуть бути значними. Компанії, які очікують, що з часом комунікація потребує значних змін, також слід двічі подумати про вкладення коштів у власні системи АТС, оскільки витрати (робоча сила та обладнання), пов’язані з додаванням обладнання для розширення, можуть швидко наростити..

2. Може залежати від сили Інтернет-сигналу

Деякі хмарні системи покладаються виключно на локальне (лінійне) та бездротове підключення до Інтернету. Якість дзвінків, таким чином, сильно залежить від якості зв'язку.

Якщо зв’язок поганий або непомітний, вести голосову розмову може бути важко або неможливо, не кажучи вже про проведення відео зустрічі або передачу великої кількості даних через Інтернет (без паперів) факсом. І якщо з'єднання взагалі вимкнеться, телефонні станції, не підключені до стільникової мережі (наприклад, наземні стаціонарні лінії), тимчасово не працюють. Це менше турбує компанії, які проводять більшу частину своєї комунікації на мобільних пристроях, але все-таки варто пам’ятати.

3. Збори за користування можуть здивувати

Хоча деякі хмарні системи пропонують необмежену кількість планів дзвінків, інші стягують фіксовану ставку за встановлену кількість хвилин (скажімо, 1000 хвилин на користувача в місяць), а решту рахують за фіксованою або змінною ставкою за хвилину. Плани з обмеженими дзвінками частіше зустрічаються за нижчими ціновими точками, тому компанії, які вибирають плани, схожі на бюджет, є тими, які, швидше за все, зазнають стикерного шоку після отримання перших рахунків..

Плата за користування також є проблемою для глобальних компаній, у яких є багато клієнтів або членів команди за кордоном - наприклад, підприємства, які з'єднують американські рахунки, продажі, та виконавчі команди з тиловими розробниками або виробничі команди, що працюють на більш дешевих ринках праці. Як мінімум, особам, які приймають рішення, потрібно ретельно розігрувати свої комунікаційні бюджети та очікувані коефіцієнти використання, щоб визначити, чи має необмежений віртуальний план УАТС, і вибрати відповідного постачальника відповідно.

4. Потенціал для періоду блокування постачальника

Деякі постачальники хмарних телефонних систем вимагають періодів блокування для нових клієнтів, подібно до договорів на мобільний телефон. Інші просто пропонують знижки на довгострокові масові платежі - наприклад, зниження на 20% цін на підписки, сплачені за рік наперед. В обох випадках є зобов'язання або явний стимул залишатися лояльними. Це підвищує ризик клієнтів застрягти з послугами підрозділу в дорозі.

Однак, набагато простіше змінити постачальників телефонних систем, що базуються на хмарі, після закінчення періоду підключення або авансового платежу, ніж увімкнути постачальників, що вимагають списання обладнання на тисячі доларів, чекаючи приходу нового обладнання та перепідготовка персоналу для нової архітектури комунікацій.

Як зробити перехід на хмарну телефонну систему

Перехід до хмарної телефонної системи - не складна пропозиція. Якщо ви коли-небудь встановлювали (або брали участь у встановленні) локальної АТС, ви будете вражені тим, як плавно виходить добре змащена віртуальна АТС..

Однак, існує багато конкуруючих віртуальних АТС. Оскільки ваш бізнес не може процвітати без надійної, гнучкої системи зв’язку, важливо оцінити відносні достоїнства якомога більше варіантів і визначити, який постачальник найкраще відповідає вашим потребам.

Фільтруйте свій вибір за допомогою цих питань та міркувань, а також будь-яких інших, які можуть бути більш вузькими щодо вашої конкретної бізнес-ситуації:

• Кількість користувачів. Скільки співробітників чи користувачів ви очікуєте мати у вашій системі? Чи передбачаєте ви короткостроковий ріст користувачів? Компанії, які планують зростання, повинні дивитись на хмарних постачальників, які знижують більші ставки клієнтів на кожного користувача.
• Безкоштовні дзвінки. Чи має ваш бізнес безкоштовний номер, як в США, так і за кордоном? Вам потрібно більше одного? Як сильно він використовується? Компанії, яким потрібні безкоштовні номери телефонів, повинні звернути увагу на провайдерів із достатньою кількістю безплатних дзвінків та низькими тарифами на хвилину за час виклику, що перевищує поріг плану.
• Складність управління дзвінками. Наскільки складні ваші потреби в управлінні дзвінками? Наприклад, чи є у вас кілька груп дзвінків, розділених за відділом чи іншою схемою класифікації? Вам потрібно паркувати чи екранувати дзвінки? Вам потрібен простий доступ до журналів викликів? Чи потрібні вам спільні лінії, підказка або домофон? Не забудьте уважно ознайомитись з можливостями управління будь-якими кандидатами-постачальниками та переконайтеся, що вони доступні з обраним вами планом.
• Потреби конференцій, зустрічей та співпраці. Віддалене співробітництво - факт ділового життя 21 століття. Шукайте віртуальних постачальників АТС, які пропонують повноцінні пакети для спільної роботи, бажано в щедрий або необмежений пакет: бізнес-SMS, Інтернет-факс, відеоконференції для мобільних і настільних відеоконференцій, обмін мобільними та настільними екранами для презентацій тощо.
• Вимоги до апаратного забезпечення. Виправлені потреби в апаратному забезпеченні робочого столу? Компанії з гнучкими або змінними потребами настільних телефонів повинні вивчити умови прокату телефонів, пропоновані деякими постачальниками віртуальних АТС. З цією послугою зазвичай пов’язана додаткова вартість (не включена до тарифів на підписку), але це може бути простіше - і, на короткий час, набагато дешевше - ніж придбання фактичних телефонів.
• Інтеграція програмного забезпечення. Чи покладається ваш бізнес на інші хмарні програмні послуги, такі як Box, Dropbox, Salesforce.com або Zendesk? Шукайте хмарні телефонні системи, які інтегруються з цими продуктами для покращення конкретних функцій хмарних УАТС, таких як Інтернет-факс та інструменти спільної роботи.

Як зазначалося, є багато постачальників віртуальних АТС на вибір. Не всі створені рівними.

RingCentral, один із найвизначніших та найцікавіших хмарних операторів у США сьогодні вирішує ці міркування, а потім і деякі. Як і інші хмарні системи, RingCentral - це рішення «під ключ», яке не вимагає складних апаратних засобів або технічних знань на місцях. Це легко реалізувати та керувати, і він пропонує безліч переваг, з якими багато його конкурентів не можуть відповідати.

Описані нижче процедури та переваги специфічні для RingCentral, але також приблизно порівнянні з іншими постачальниками віртуальних АТС високого класу. Якщо ви вирішили, що інший варіант кращий для потреб вашої компанії, ви все одно можете використовувати наступний варіант як орієнтовний посібник.

Впровадження

Щоб розпочати роботу з RingCentral, ви просто встановите його мобільний додаток на кожен смартфон, який ви плануєте перенести в систему. Потім підключіть настільні телефони та настільні комп’ютери з підтримкою IP-адреси до підключення до Інтернету в офісі.

Протягом усього процесу ви з'єднуються з фахівцем із впровадження RingCentral, який проводить вас за очікуваними підрахунками користувачів, вимогами до апаратних засобів, вимогами до рядків (локальним, безкоштовним, суєтним), наявним переносом номера та іншими важливими міркуваннями. Ваш спеціаліст може допомогти вам з основами системи, або ви можете скористатися зручним онлайн-майстром для вивчення мотузок - у тому числі, як додати нових користувачів, телефонів та груп телефонів (відділів).

Управління

Ваш адміністратор - ви самі, співробітник ІТ або будь-хто інший, кому ви довіряєте нагляд за системою - може керувати всією системою, на всіх пристроях та офісних місцях, безпосередньо з настільного комп’ютера RingCentral або мобільного додатка. Більшість (якщо не всі) управлінські дії є досить простими, щоб їх можна було виконувати за межами ІТ-білетів вашої компанії, тому щоденний бізнес із керуванням телефонами вашої компанії в більшості випадків не заважає - і навіть не перетинається - з вашими ІТ-операціями. Крім того, багатьма змінами та завданнями управління, пов'язаними з пристроєм та користувачем, можна керувати на рівні користувача, з відома або дозволу адміністратора.

Помітні переваги RingCentral

1. Безлімітний внутрішній дзвінок із усіма планами
Усі плани RingCentral мають необмежений внутрішній дзвінок (США та Канада), тому вам не доведеться турбуватися про нагромадження нечесних рахунків за звичайні внутрішні ділові дзвінки. Похвилинні тарифи на міжнародні дзвінки залежать від країни, типу дзвінка (стаціонарний або мобільний) та місцевого коду чи коду міста, але починаються з менш ніж 0,04 дол..

2. Варіант прокату телефону
RingCentral має можливість оренди телефону для підприємств із змінними стаціонарними потребами. Це приємна вигода для сезонних підприємств, які наймають нових продавців або партнерів із контактами з клієнтами протягом декількох тижнів чи місяців з року - і приємна альтернатива сплаті сотень чи тисяч доларів наперед за десятки телефонів, лише для того, щоб покласти їх на зберігання місяцями.

3. Безшовне, стандартизоване управління дзвінками та адміністрування системних систем на всіх пристроях
Можливості управління дзвінками RingCentral включають налаштовані правила відповіді, переадресацію дзвінків, скринінг викликів, записані журнали викликів, присутність, домофон та пейджинги, конференції та інше. Більше того, вони включені у всі плани безкоштовно, тобто малий бізнес, який працює за бюджетом, має такі ж можливості управління дзвінками, як і великі хлопці.

4. Надійна можливість співпраці та конференцій
Окрім функцій співпраці старої школи, таких як конференц-дзвінки, RingCentral має вражаючі інструменти для співпраці: Glip, інструмент підвищення продуктивності з можливостями чату в режимі реального часу; багатоточкові настільні та мобільні конференції; та мобільні інструменти для зустрічей, включаючи обмін екраном та інші корисні функції. Насправді RingCentral правдоподібно стверджує, що його інструменти для конференцій та співпраці, а також надійні інтеграції з хмарним програмним забезпеченням для зберігання та обміну файлами усувають потребу в автономному телеприсутність або віртуальних системах зустрічей.

Для підприємств з обмеженою готівкою, які вважають за краще платити за якомога менше хмарних послуг, це велика додаткова вартість. Багато постачальників віртуальних АТС не пропонують однаковий рівень співпраці.

5. Впровадження та підтримка на базі США
Службовий персонал RingCentral базується в США, це означає, що він розуміє, як працює бізнес у Сполучених Штатах, відповідає Вашим потребам та має найкращих людей на роботі, коли Ви знаходитесь.

6. Потужна інтеграція
RingCentral інтегрується з майже дюжиною платформ SaaS, від захищених файлів зберігання файлів до платформ управління бізнес-процесами:

• Коробка
• Dropbox
• Стіл
• Google
• Office 365, Outlook та Skype для бізнесу
• Oracle
• Зендеск
• Salesforce.com
• ServiceNow

Завдяки цим інтеграціям RingCentral є більш ніж системою обробки дзвінків - це цінний двигун продуктивності бізнесу.

7. Багаті на особливості плани за конкурентною вартістю
RingCentral - не найдешевша хмарна телефонна система навколо. Деякі з його менш здібних конкурентів можуть платити менше, тому що вони пропонують менше: менша кількість інтеграцій, менше велика кількість часу на дзвінки та обмежена підтримка.

Але, враховуючи свої вражаючі можливості, RingCentral безумовно є конкурентоспроможною за вартістю. Стандартний план базового сценарію починається від 24,99 доларів США на місяць, після 30-денного безкоштовного пробного періоду. План преміум-класу, який має ще більшу хвилину безплатних дзвінків та спільні надбавки, а також безліч функцій (включаючи певні інтеграції), які не доступні у Standard, становить $ 34,99 на місяць на користувача. А щедрий корпоративний план, розроблений для більшого бізнесу, коштує 44,99 дол. На місяць на кожного користувача.

Ці цінові ціни відповідають або навіть нижче, ніж постачальники віртуальних АТС. Але, знову ж таки, кожен бізнес інший. Перш ніж перейти на борт із RingCentral або будь-якою іншою хмарною телефонною системою, переконайтесь у їх пропозиціях та ціновій оплаті відповідно до ваших потреб.

Заключне слово

Нещодавно друг, який працює в ІТ, зауважив мені, що в не надто віддаленому майбутньому ми оглянемось назад і запитаємо: "Як люди коли-небудь обходилися без смартфонів, прикріплених до своїх тіл?" Я перефразую, але суть була зрозумілою: технологія комунікацій змінюється швидко, а іноді і непередбачувано. Чому? робити нам доводиться витягувати телефони з кишені та розблокувати їхні екрани, щоб здійснювати дзвінки чи підключатися до Інтернету, коли було б набагато простіше просто запхнути зап’ястя, покрутити пальці чи поцупити очі? Врешті-решт, всі ми могли б гуляти навколо біобезпечних комунікаційних пристроїв, вбудованих у наші голови чи кінцівки - бо чому б ні?

У найближчій перспективі подібна (якщо менш драматична) динаміка відтворюється у ділових комунікаціях. Хмарні телефонні системи ще не є достатньою мірою для малого, середнього або навіть підприємства масштабного масштабу. Але, як проходить час, і справа за спритними рішеннями бізнес-телекомунікацій стає ще сильнішою, компанії, які продовжують чіплятися за застарілі системи, все частіше будуть розглядатися як цікавість.

Підсумок: Якщо у вас немає ресурсів та особистої дисципліни, щоб по-справжньому жити поза мережею, важко протистояти (або навіть складати зухвалий випадок проти) вищої технології, що підвищує ефективність та продуктивність. Звичайно, не тоді, коли ви несете відповідальність за те, щоб правильно ставитись до своїх працівників, клієнтів та акціонерів.

Чи використовуєте ви хмарну телефонну систему для свого бізнесу? Якщо ні, чи плануєте ви перемикатися найближчим часом?