13 способів зменшити адміністративні підслухані витрати у вашому бізнесі

Вияснення, як зменшити або усунути конкретні адміністративні витрати, має важливе значення для прибутковості та довгострокового успіху вашої компанії. Обрізання цих витрат зменшить дохід, необхідний для вирівнювання або отримання прибутку, забезпечить більшу гнучкість у довгостроковій ціновій стратегії та покращить грошовий потік.

Як скоротити адміністративні витрати

1. Не купуйте - орендуйте
Рішення щодо власності чи оренди майна, як правило, ґрунтується на масштабі операцій. Право власності або довгострокова оренда збільшують ваші постійні витрати та фінансову експозицію. Хоча щомісячні договори оренди, як правило, коштують трохи більше у короткостроковій перспективі, можливість розірвати угоду та переїхати на більш підходяще місце заощаджує гроші та відповідальність у довгостроковій перспективі. На ринку, що коливається, мудрішим рішенням може бути обмеження фінансового впливу, економлячи гроші на той час, коли вам зручніші ринкові можливості та інвестиції, які відповідають вашим критеріям.

2. Обмежте витрати на подорожі та розваги
Відносини з клієнтами завжди важливі і ніколи не повинні бути порушені. Однак цінність зустрічей віч-на-віч не є функцією розкішних подарунків і дорогих вечерь у розкішних ресторанах. Розробити розважальну політику, яка відповідає економіці; ваші клієнти та перспективи зрозуміють, оскільки їх компанія, ймовірно, проводить подібну політику.

3. Телекомунікація
Технологія ефективно скорочує відстань, тому немає необхідності вимагати від адміністративних людей або спеціалістів фізично розташованих разом. Співробітники, які працюють з дому або в місячних тимчасових приміщеннях, знижують або усувають високу вартість офісних приміщень, а також попит на службу підтримки. У багатьох випадках працівники, які мають можливість зв’язуватися, будуть брати меншу зарплату через свободу та відсутність витрат на маршрути.

4. Офіс суборенди та двір
Якщо у вас є зайвий простір, який не буде використовуватися протягом року і більше, досліджуйте сублізинг. Як орендодавець, ви будете продовжувати контролювати приміщення та діяльність, яка проводиться у просторі, і у вас буде додатковий дохід, щоб компенсувати витрати власних засобів.

Перш ніж погодитись на суборенду, ви повинні бути впевнені, що місця протягом терміну дії угоди не знадобляться. Включіть мову в договір про дострокове розірвання, якщо це стане необхідним. Ваша здатність знову зайняти простір забезпечує максимальну гнучкість, і це може бути відображено в угоді, або зменшивши оренду орендаря протягом строку дії договору, або сплативши штраф, якщо припинення буде необхідним.

5. Борг за рефінансування
Наразі процентні ставки незвично низькі. Якщо у вас є якась довгострокова заборгованість за обладнання, машини чи нерухомість, зараз саме час рефінансувати з метою максимально скоротити виплати на найближчу перспективу. У важкі часи готівка - це король, тому ви хочете тримати якнайбільше під рукою для надзвичайних ситуацій.

6. Скасувати підписки та членства
З часом багато компаній додають підписки та членства через свою галузь та невеликі витрати, пов'язані з однією організацією. Однак ці витрати можуть швидко накопичуватися та залишатись непоміченими, оскільки вони часто з’являються у різних графіках та звітах про витрати.

Перегляньте всі свої соціальні, братські та ділові стосунки, щоб переконатися, що вони необхідні, і регулярно сприяти прибутковій діяльності вашої компанії. Усуньте ті, яких немає.

7. Скорочення витрат на подорож
Де можливо, усуньте подорожі, замінивши поїздки телефонними дзвінками, електронними повідомленнями та відео зустрічами. Якщо вам належить літати, плануйте заздалегідь, щоб уникнути великих витрат на "раптову" поїздку. Посиліть ревізію своїх рахунків, щоб надіслати чітке повідомлення працівникам, що витрати важливі.

Під час подорожі зупиняйтесь у ділових готелях, а не в розкішних готелях, оскільки вони часто становлять половину вартості чотиризіркового закладу. І всі, хто подорожує, повинні бути членами групи спорідненості, спонсорованою цим готелем, щоб отримати знижки та безкоштовні ночі.

Крім того, зосередьте свою оренду автомобіля на одному постачальнику, з яким ви домовились за вигідною ставкою - вкажіть стандартні моделі, за винятком затверджених випадків. Якщо ви перебуваєте у великому місті, подумайте про використання таксі замість оренди автомобіля. Скасуйте послуги приватного лімузина, якщо вони не порівнянні з тарифами на таксі.

8. Усуньте папір
Керування папером забирає багато часу та дорого. Для сортування, подачі та пошуку файлів потрібен секретарський / службовий час та простір. Придбайте сканер та оцифруйте всі важливі документи та зберігайте їх у добре організованих електронних файлах, щоб заощадити місце та адміністративні витрати. Книги та записи вашої компанії мають важливе значення для вашої подальшої роботи, тому важливо підтримувати та захищати копії електронних файлів у вашому закладі та у віддаленому місці.

Само собою зрозуміло, що файли потрібно робити резервні копії щодня, особливо будь-які файли щодо ідентифікації клієнтів, фінансових записів або контактної інформації.

9. Поділіться маркетингові витрати
Визначте продукти чи послуги, які доповнюють ваш продукт. Потім зверніться до компанії, яка надає продукцію, і домовляйтеся про взаємну маркетингову угоду. Наприклад, підрядник басейну може погодитися на спільний маркетинг з постачальником меблів на свіжому повітрі, або кілька етнічних ресторанів можуть просувати «Міжнародний досвід їжі», в якому представлено кожен ресторан в різну ніч. Ця стратегія розширює ваші маркетингові зусилля, не несучи витрат, які, як правило, пов'язані з додаванням нових продавців або реклами.

10. Підтримуйте внутрішнє обладнання
Якщо ремонт та обслуговування вагомих витрат у ваших операціях, подумайте про те, щоб найняти механіка або фахівця, і принесіть ремонт у себе. У вас буде краще, регулярно обслуговуване обладнання, яке може вам уникнути дорогих замін до пізніше.

11. Використовуйте милі на літаках для подорожей, готелів та автомобілів
Якщо ви або ваші співробітники регулярно літаєте, орієнтуйтеся на одну авіакомпанію з хорошою програмою винагород за подорожі для використання в компанії. Також підпишіться на одну з найкращих кредитних карток для малого бізнесу, а по мірі накопичення балів або миль використовуйте нагороди для бізнесу компанії.

12. Інструменти та витратні матеріали для моніторів
Витратні матеріали - це невидимий актив, який часто не помічають. Оскільки жоден предмет сам по собі не є дорогим, працівники часто їх не виставляють, залишають або відвозять додому для особистого користування.

Розпочніть політику витратних матеріалів - зберігайте канцелярські товари в безпечному місці, доступному лише через призначеного працівника. Якщо у вас є завод, де використовується ручний інструмент або інші цінні витратні матеріали, ініціюйте подібну політику. Призначте інструменти фізичним особам з вимогою особистої відповідальності за вартість інструменту, якщо він загублений або відсутній.

13. Використовуйте Інтернет
Кожен, хто бере участь у закупівлі матеріалів чи матеріалів, повинен мати доступ до Інтернету та знати, як шукати дані для певних предметів. Встановіть максимальну ціну за товар з політикою, яка вимагає від тих, хто купує товари, що перевищують цю вартість, використовувати Інтернет для виявлення потенційних постачальників та найнижчої ціни.

Заключне слово

Зниження адміністративних витрат вимагає співпраці та участі ваших працівників. Заохочуйте їх участь та ідеї, коли ви починаєте вправу, та інформуйте їх про результати.

Ділові консультанти, як правило, погоджуються, що більшість компаній можуть скоротити адміністративні витрати до 10%, не впливаючи на їх ефективність. Під час впровадження стратегій скорочення витрат на бізнес слідкуйте за їх впливом, щоб гарантувати, що на відносини з клієнтами не впливатиме негативно, а також не збільшувати витрати в адміністративних районах внаслідок скорочення. Коли зміни в адміністративних операціях будуть завершені, переведіть фазу «скорочення витрат» у фазу «контроль витрат», щоб забезпечити вдосконалення вбудованого в повсякденний бізнес компанії.

Які ще способи ви можете запропонувати зменшити адміністративні витрати?