6 Ідеї та поради щодо організації домашнього офісу

Якщо ви працюєте з дому, важливо захистити свою робочу область та бізнес, розробивши план управління офісом. Незалежно від того, що це ергономічно правильна меблі для домашнього офісу або розробка плану резервного копіювання у випадку несправностей з комп’ютером та Інтернетом, гарне управління домашнім офісом встановить ваш професіоналізм та збільшить ваш прибуток.

Поради щодо управління домашнім офісом

1. Створіть окрему робочу область

Дуже розумно створити відчуття відокремленості у своєму домашньому офісі, навіть якщо ваша робоча область є частиною іншої кімнати або в кутку вашого підвалу. Хоча фактично використовувати окрему кімнату не завжди можливо, спробуйте визначити місце у вашому домі, яке буде вашим «офісним приміщенням». Якщо у вас немає стін чи перегородок для офісного приміщення, ви можете створити ментальні межі, обмеживши свою робочу діяльність (включаючи телефонні розмови та відповіді на електронну пошту) до цього місця.

Є низка причин, з яких особливо важливо закреслити ділянку у вашому будинку як лише роботу:

• Чітко визначений простір домашнього офісу встановлює межі як для вас, так і для членів домогосподарства. Діти, сусідки по кімнаті, подружжя та партнери навчаться поважати вашу потребу зосередитися на вашій роботі, якщо вони зможуть легко визначити, коли ви працюєте, і недоступні для вирішення особистих чи сімейних питань.
• Це зменшує ризик втрати паперу та обладнання, пов'язаних з роботою, у решті вашого будинку.
• Це допомагає встановити професійну присутність при зустрічі з клієнтами.
• Якщо ви плануєте взяти податкові вирахування з домашнього офісу, легше захиститись від аудиту, якщо ви зможете показати, що ваша робота проходить у районі вашого будинку, який використовується виключно для роботи.

2. Ідіть Pro із вашими офісними матеріалами та меблями

Античний стіл і стілець вашої бабусі можуть виглядати красиво, але це, мабуть, ергономічний і організаційний кошмар. Переконайтеся, що у вашому домашньому офісі є зручне офісне крісло та добре продуманий комп’ютерний стіл, який допоможе захистити себе від перенапруження тіла та зменшити безлад..

Вам не потрібно купувати ці деталі нові - ознайомтесь із Craigslist, щоб знайти людей та підприємств, які продають старі офісні меблі. Ще один варіант - знайти, чи є у вас поруч магазини офісних меблів, які займаються б / в меблями - деякі можуть навіть поставити. Слідкуйте за очима від будь-яких продажів, які виходять з бізнесу, оскільки ці магазини часто продають свої світильники, офісні меблі та навіть офісні машини (наприклад, комп'ютери та принтери), намагаючись ліквідувати свій інвентар.

3. Створіть окремі облікові записи електронної пошти та телефону

Що стосується комунікацій, то краще уникати змішування бізнесу із задоволенням. Ви не хочете, щоб ваші діти відповідали на телефонний дзвінок клієнта, і ви не хочете ризикувати, включаючи клієнта на масовий електронний лист, який містить останній мем лол-котів. Також легко не помітити або пропустити електронні листи та повідомлення від клієнтів, якщо вони потрапляють у ваші особисті поштові скриньки та акаунти.

Якщо ви не хочете турбуватися окремою телефонною лінією, ви все одно можете отримати спеціальний номер, який підключається до голосової скриньки, що дозволяє отримувати повідомлення від клієнтів та потенційних клієнтів, щоб ви могли передзвонити їм у вільний час.

4. Скористайтеся послугами домашнього офісу

Ознайомтеся з офісними / діловими послугами, які пропонують місцеві магазини копіювання, а також корпоративні мережі, наприклад, FedEx Office або UPS Store у вашому районі. Багато з цих місць націлюють свої послуги на власників малого та домашнього бізнесу, які не мають поштової кімнати або не можуть дозволити собі наймати службу підтримки.

Послуги залежать від місцеположення, але крім пропонування послуг копіювання, приватних поштових скриньок та доставки пакетів, ці магазини також можуть приймати пакунки від вашого імені (що важливо, якщо ви отримуєте велику кількість доставки) і навіть можуть надавати клієнтам безкоштовні та низькі ціни -витрата на комп’ютер.

5. Складіть резервні плани

Ніхто не хоче думати про події, які можуть зірвати їхній бізнес, але якщо ви власник малого бізнесу, важливо, щоб ви це зробили. Якщо ви не виявите загрози для вашого бізнесу, вам доведеться намагатися намагатися, коли все не піде за планом.

Від природних катастроф до тривалої хвороби зміна обставин може покласти край вашому бізнесу, якщо ви не можете продовжувати працювати. Навіть короткочасна проблема, як-от відключення електроенергії або несправність комп'ютера, може зашкодити вашому бізнесу, якщо ви не в змозі дотриматись терміну виконання клієнта або обробляти замовлення ефективно.

Планування основних заходів
Природні катастрофи, тероризм, громадянські заворушення чи спалахи захворювань можуть мати руйнівний вплив як на великому, так і на малому бізнесі, і навіть найкращі плани можуть ускладнити власників приватних підприємств знову повернути свій бізнес. Американська адміністрація малого бізнесу пропонує на своєму веб-сайті широку інформацію про планування ділових катастроф, а також інформацію про урядові програми, які можуть допомогти власникам підприємств відновити діяльність після значної події, яка спричинить зрив у громаді.

Планування несподіваного
Те, що може порушити вашу здатність до роботи, - це збої в роботі електроенергії та комунальних послуг, несправності обладнання, хвороби, травми та надзвичайні ситуації в сім'ї. Хоча деякі з цих обставин неминучі, ви ризикуєте втратити клієнтів та клієнтів, якщо не зможете вчасно виконати терміни, доставити продукцію або просто забезпечити звичайний рівень обслуговування.

Ось кілька ідей щодо керування загальними сценаріями:

• Визначте місця для виходу в Інтернет. Ознайомтесь із вашим сусідством щодо місць, які пропонують Wi-Fi, і дозвольте клієнтам користуватися послугою протягом тривалого часу. Кафе, копіювальні магазини, магазини доставки та публічні бібліотеки - це потенційні місця для пошуку Wi-Fi. Будинки друзів та родини також можуть бути хорошими місцями для виходу в Інтернет - просто обов’язково зателефонуйте та попросіть, перш ніж завітати! Визначте декілька робочих точок, зручних для роботи у вашому районі, та запишіть їх години роботи, щоб ви не витрачали час на місце, коли ваш Інтернет знизиться.
• Подивіться на широкосмуговий платний платіж. За допомогою USB-модему та широкосмугової платної плати ви зможете залишатися вдома, якщо ваш звичайний Інтернет-сервіс вимкнеться.
• Технологія резервного копіювання. Хоча добре зберігати резервні копії файлів і проектів, ви також повинні мати доступну технологію резервного копіювання, якщо ваш комп'ютер працює на фріц. Найпростіший спосіб зробити це - придбати недорогий ноутбук чи нетбук, якими ви можете скористатися, якщо ваш основний комп'ютер знизиться. Хоча ви можете тримати стару модель робочого столу під рукою, вона не є портативною або зарядною, що робить її марною, якщо ви одночасно перебуваєте у відключенні комп'ютера від відключення електроенергії. Ви також можете переглянути резервні сервіси, такі як Backblaze та Mozy.
• Купуйте безперебійне джерело живлення (ДБЖ). ДБЖ може захистити ваш апарат від перенапруг живлення і дати вам достатньо часу для вимкнення настільної системи - а також надіслати клієнтам швидкий електронний лист, щоб вони повідомили, що ви будете без енергії на деякий час. Ви можете знайти безперебійні джерела живлення на Amazon за ціною до 50 доларів.
• Зберігайте копію важливої ​​інформації. Це гарна ідея мати копію контактної інформації свого клієнта, щоб ви могли підтримувати зв’язок з ними, навіть якщо ви не можете отримати доступ до Інтернету чи файлів на комп'ютері..

6. Знай, коли настав час перейти у новий простір

Незважаючи на те, що багато людей здатні успішно керувати домашнім бізнесом, ви, зрештою, зможете прийти до того моменту, коли працювати з дому вже не практично, принаймні, на повній основі. Можливо, вам потрібно регулярно зустрічатися віч-на-віч із клієнтами, зберігати багато інвентарю або працювати в середовищі з меншою кількістю відволікань.

Розгляньте місця для спільної роботи, які дозволять орендувати письмовий стіл у спільних офісних приміщеннях, якщо ви не можете дозволити собі або не знадобиться повний офіс. Багато приміщень для спільної роботи дозволяють орендувати простір відповідно до ваших потреб, тому вам не доведеться брати на себе договір на повний робочий день, якщо все, що вам потрібно, - це місце для зустрічі з клієнтами пару разів на місяць. Іншим варіантом є спільне використання офісу, яке дозволяє вам співпрацювати з іншим орендарем офісу або власником для розподілу витрат на офіс.

Заключне слово

Проблеми роботи з дому та винагороди можуть залишатися врівноваженими, коли ви створите домашній офіс, який працює добре. Майте на увазі, що жоден офіс не працює сам. Прийняття правильних рішень та самодисципліна допоможуть вам безперебійно працювати ваш бізнес на тривалий час.

Назвіть кілька найкращих порад щодо ефективної роботи домашнього офісу чи робочої області?