Як довго зберігати важливі документи (і що можна подрібнити)

Колись це може статися. Але сьогодні це не той день.

Більшість із нас все ще бачать паперові документи, які входять в наші будинки кожні кілька днів, якщо не щодня: зберігати квитанції, небажану пошту, рахунки, банківські виписки, податкові документи, платники. Заманливо просто перенести все це у смітник, але ми дивуємося: чи нам знову потрібні ці документи? Якщо так, то як довго ми повинні їх зберігати та як їх зберігати, щоб ми могли легко їх знайти, коли нам це потрібно?

Відповідь на ці запитання залежить від конкретного типу документа. Ось нижченаведена інформація про те, які з цих дратівливих паперів вам потрібно зберігати, як довго потрібно їх зберігати та найкращий спосіб зберегти їх у безпеці та організованості.

Як довго зберігати важливі записи

Якби вам довелося зберігати кожен папір, який потрапляє у ваше володіння назавжди, від продуктової квитанції до квитка на паркування, вона незабаром займе стільки місця у вашому домі, що ви та всі ваші речі будуть витіснені на вулицю. На щастя, це не обов’язково. Є деякі документи, які ви повинні зберігати на невизначений термін, але є й інші, які ви можете сміливо відкинути всього за місяць. Ось посібник щодо часу зберігання для різних типів документів.

Податкові документи

Закінчивши подачу податкової декларації, ви не можете просто скинути всі документи, які ви використали для її заповнення. Служба внутрішніх доходів (IRS) може перевірити вашу податкову декларацію протягом трьох років після того, як ви подаєте її - або до шести років, якщо вона підозрює про істотну помилку - і якщо це станеться, вам знадобляться ці документи. IRS рекомендує зберігати як свою податкову декларацію, так і всі матеріали, пов’язані з нею "до тих пір, поки не закінчиться період обмежень для цієї податкової декларації", і він надає детальний перелік ситуацій, за яких цей період може перебувати від трьох років до назавжди.

Однак, за словами Грега Макбрайда, головного фінансового аналітика в Bankrate, не потрібно зациклюватися на всіх цих подробицях. Натомість McBride повідомляє Consumer Reports, що ви повинні просто зберігати всі податкові записи протягом принаймні семи років. Сюди входить сама податкова декларація, супровідні форми, такі як ваші W-2 та 1099, та будь-які документи, пов’язані з предметами, на які ви заявили як відрахування, наприклад:

Внески до благодійних організацій
Навчання та збори в коледжі
Витрати на охорону здоров'я
Іпотечний відсоток
Пенсійні внески
Виплати аліментів

Тримайтеся будь-яких банківських записів, квитанцій та скасованих чеків, які показують, що у вас були ці витрати, щоб ви могли підтвердити це у випадку аудиту.

Деякі експерти стверджують, що варто триматися за свої податкові декларації назавжди. Податковий професіонал Майкл Тонкович, розмовляючи з CreditCards.com, вказує на те, що Держфінпослуг може перевірити роботодавця або бухгалтера, підозрюваних у шахрайстві навіть після закриття семирічного вікна, і він може вимагати повернення в рамках цього розслідування. Ви також можете використовувати свої старі форми повернення та форми W-2, щоб підтвердити свій дохід за даний рік, якщо у вашій декларації про заробітки від соціального страхування є помилка.

Записи кредитної картки

Коли ви здійснюєте покупки за допомогою своєї кредитної картки, не кидайте квитанції у смітник, повертаючись додому. Тримайте їх до тих пір, поки не отримаєте рахунок за кредитну картку цього місяця, а потім перевірте їх у виписці, щоб переконатися, що він включає все, що ви купили - і нічого, чого ви цього не зробили. Таким чином, ви зможете оскаржити будь-які збори, які не є законними, або запросити повернення коштів за будь-які замовлені вами речі, які ви ніколи не отримували.

Перевіривши щомісячну виписку, ви можете розпоряджатися квитанціями у більшості випадків. Однак якщо вони стосуються предметів, які ви плануєте вимагати від сплати податків, то слід подати їх у папку з податковою інформацією.

Також варто дотримуватися квитанцій про великі покупки, таких як меблі, техніка, електроніка чи благоустрій будинку. Ви можете використовувати їх як доказ придбання, якщо вам потрібно подати гарантійну вимогу, або довести вартість товару, якщо вам потрібно подати претензію на втрату чи шкоду від страхування вашого будинку. Якщо ви плануєте зберігати квитанцію з будь-якої з цих причин, зробіть її копію на звичайному папері та подайте файл, який із часу надходження термопаперу має тенденцію зникати з часом.

Що стосується самої заяви про кредитну карту, то, ймовірно, ви можете її підкинути після її оплати. Якщо вам потрібна копія її згодом - наприклад, для підтвердження покупки - ви можете отримати її у компанії, яка займається кредитною карткою. Однак якщо у виписці включаються покупки, за якими ви будете відраховувати податки, зберігайте їх у своїх документах.

Інші законопроекти

Після сплати рахунків за комунальні послуги, кабель та стільниковий телефон за місяць тримайте їх, поки ви не зможете переконатися, що платіж пройшов. Це може означати чекати, поки ви не отримаєте виписку наступного місяця або просто перевірите свій рахунок в Інтернеті через пару днів.

Після підтвердження платежу ви можете розпоряджатися рахунками у більшості випадків. Однак якщо ви самозайняті, тримайтеся на цих рахунках, поки не подасте податок на наступний рік. Є ймовірність, що ви могли б відняти всю або частину вартості як бізнес-витрати.

Сплачуйте Стуби

Якщо ваше робоче місце не здає вашу зарплату безпосередньо на ваш банківський рахунок, то кожен чек постачається із заглушкою зарплати, яка містить інформацію, таку як ваші зарплатні, податки та інші відрахування до оподаткування. Експерти кажуть, що ви повинні зберігати ці форми, поки не настане час подати податки на наступний рік, щоб ви могли перевірити їх проти річної форми W-2, яку ви отримаєте від свого роботодавця. Якщо суми на W-2 та ваші виплати заборгованості не складаються, ви можете подати запит на коригувану форму оподаткування, використовуючи заглушки як доказ.

Ви також можете використовувати свої виплати заробітної плати, щоб переконатися, що дохід, зазначений у вашій записи про прибутки за рік, є точним. Адміністрація соціального захисту (SSA) більше не надсилає ці заяви електронною поштою, тому вам потрібно буде зареєструватись для їх облікового запису, щоб переглянути вашу заяву.

Корисно щороку перевіряти свою заяву на наявність помилок. Якщо SSA занижує ваш дохід протягом одного або декількох років, це вплине на кількість виплат, на які ви маєте право, виходячи на пенсію. Якщо ви виявили помилку, зв’яжіться з SSA, щоб виправити її якнайшвидше.

Страхові записи

Якщо ви схожі на більшість американців, у вас є хоча б пара різних страхових полісів. Наприклад, у вас може бути страхування здоров’я, автомобіля, побуту та страхування власників будинків чи орендарів. Кожен із цих різних полісів постачається із оформленням документів страховиком із зазначенням того, що стосується вашої поліси та якими є ваші франшизи.

Поки ви маєте політику, ви повинні дотримуватися поточної документації щодо неї. Це дозволить вам перевірити покриття, перш ніж подавати претензію, або довести, що ви маєте покриття у разі суперечки зі страховою компанією. Коли ви поновите або зміните свою політику, ви отримаєте новий набір паперів для неї, і тоді ви зможете скасувати попередні.

Банківські записи

Кожен раз, коли ви користуєтесь банкоматом або здійснюєте депозит або зняття коштів у вікні банківського касира, ви отримуєте квитанцію. Зберігайте їх до тих пір, поки не отримаєте щомісячну виписку з банку, щоб ви могли переконатися, що всі ваші транзакції були правильно записані. Після цього їх можна кинути.

Якщо ви працюєте в Інтернеті, після перевірки їх немає необхідності брати участь у щомісячних банківських виписках. Ви завжди можете зайти на веб-сайт банку або в додаток, щоб отримати доступ до копії заяви на будь-який місяць. Якщо ви не здійснюєте банківські операції в Інтернеті, то корисно зберігати щомісячні виписки протягом року - або до семи років, якщо вони потрібні для цілей оподаткування. Якщо ви отримуєте щорічну звітність, яка містить податкову інформацію, ви можете зберегти її та скасувати щомісячні звіти.

Якщо ви все ще використовуєте паперові чеки, тримайте скасовані чеки - або їхні репродукції, що додаються до вашої заяви - протягом одного року. Таким чином, ви можете пред'явити чек, коли вам це потрібно як доказ оплати. Щомісяця проходьте всі чеки, які пройшли ліміт на рік, і подайте документи, пов’язані з вашими податками, службовими витратами, поліпшенням житла або іпотечними платежами. Всі інші можна подрібнити.

Інвестиційні записи

Якщо ви інвестуєте в акції, облігації або пайові фонди через брокерську фірму, вона надсилатиме вам щоквартальну заяву кожні три місяці, щоб показати, як ваші інвестиції. Зберігайте ці звіти до кінця року, коли компанія надсилає свою річну звітність. Перевірте щоквартальні звіти, щоб переконатися, що вони відповідають річному підсумку, а потім відмініть їх. Тримайтеся річних підсумків протягом тих пір, поки ви володієте цінними паперами плюс ще сім років, якщо вони вам потрібні для цілей оподаткування.

Якщо ви купуєте та продаєте окремі акції, облігації чи кошти в Інтернеті, ви отримаєте підтвердження про покупку. Тримайте це підтвердження, поки ви не продасте цінні папери, щоб ви могли посилатися на нього, коли ви повідомляєте про прибутки від продажу своїх податків. Після цього, ймовірно, ви повинні зберігати його у своїх інших податкових документах у випадку, якщо вам це потрібно для аудиту.

Документи про пенсію

Плани виходу на пенсію, такі як плани 401 (k) та 403 (b), також надсилають щоквартальні звіти. Експерти кажуть, що ви повинні ставитися до цього так само, як і щоквартальні звіти щодо інших інвестицій: Тримайте їх, щоб вони перевіряли ваш річний звіт, а потім відкидайте їх..

Експерти погоджуються, що ви повинні зберігати річну звітність принаймні до виходу на пенсію, а деякі рекомендують зберігати їх до тих пір, поки ви продовжуєте черпати гроші з плану. Це особливо важливо для планів Roth IRA та Roth 401 (k), щоб ви могли довести, що ви вже сплатили податки з своїх внесків. Якщо ваше робоче місце одне з небагатьох, де все ще пропонується пенсійний план із визначеними виплатами, експерти рекомендують зберігати всі документи, пов’язані з цим планом, постійно, навіть після виходу на пенсію.

Позикові документи

Якщо у вас є борги, такі як іпотечний, автокредит або студентські позики, тримайте за собою всі документи, що стосуються цих позик, поки вони не будуть погашені. Це включає кредитну угоду та записи всіх ваших платежів. Ведення цих записів дозволяє точно довести, що ви заборгували та скільки вже заплатили.

Після виплати позики вам слід отримати ще один документ, який свідчить про те, що позика виплачена повністю. Ви повинні зберігати цей документ принаймні сім років для своєї податкової документації. Однак якщо у вас є місце, непогано затриматися на ньому назавжди, щоб можна було довести, що позика виплачена. Що стосується іпотечних кредитів, ви обов'язково повинні зберігати цей запис назавжди.

Записи про власність

Якщо ви є власником будинку, вам потрібно зберігати всі записи, пов’язані з покупкою вашого будинку та будь-якими основними вдосконаленнями дому. Сюди входять записи про будь-які витрати, пов'язані з придбанням будинку, наприклад, судові збори та комісії з нерухомості. Ці документи вам знадобляться для встановлення вашої вартості - тобто загальної суми грошей, яку ви вклали в будинок - коли продаєте. Ця інформація вплине на суму, яку ви сплачуєте податком на прибуток від продажу.

Так само, якщо ви володієте будинком для відпочинку або інвестуєте нерухомість в оренду нерухомості, вам слід зберігати ці самі документи на всі об'єкти нерухомості, якими ви володієте, крім вашого основного будинку. Для цілей оподаткування дотримуйтесь цих документів до семи років після продажу майна.

Ще один корисний документ, який ви повинні зберегти, - ваш щоквартальний рахунок з податку на нерухомість. Зберігайте рахунки, а також квитанції або скасовувані чеки, щоб підтвердити, що ви здійснили платежі, доки не подасте податки на наступний рік. Якщо ви берете участь у будь-яких суперечках щодо сплати податку на майно, зберігайте вексель до вирішення спору.

Ще один документ, який потрібно зберігати - і обов'язково зберігати в безпечному місці - це назва вашого будинку. Цей документ є вашим законним доказом того, що ви володієте майном. Зберігайте заголовок у своєму будинку, поки не продасте його. Зробіть те ж саме для заголовка свого автомобіля, якщо у вас є такий.

Якщо ви орендодавець, у вас не буде турбуватися записів про покупку, але, швидше за все, у вас є договір оренди, який ви підписали під час переїзду. Зберігайте цей документ до тих пір, поки ви живете вдома, щоб ви могли зверніться до нього, якщо у вас виникли суперечки з орендодавцем. Після того, як ви переїхали, тримайте договір оренди, поки орендодавець не поверне ваш депозит. Після цього його можна подрібнити.

Особисті записи

Деякі з найважливіших паперів, якими ви володієте, - це документи, які документують важливі події у вашому житті. Залежно від того, як пройшла ваша історія життя, вони можуть включати будь-що з наступного:

Свідоцтва про народження (ваші та ваші діти)
Документи на усиновлення
Картка соціального страхування
Ліцензія на шлюб
Указ про розлучення
Сертифікат натуралізації
Військові розрядні папери
Заповіти, довіри, довіреності та інші документи з планування нерухомості
Свідоцтва про смерть (для подружжя та інших близьких родичів)

Вам потрібно буде використовувати ці документи у різний час протягом усього життя. Наприклад, ви можете використовувати свідоцтво про народження або картку соціального страхування як посвідчення особи, коли подаєте заяву на посвідчення водія або паспорт; вам потрібно буде скласти декрет про розлучення, якщо ви хочете знову одружитися, а ваші спадкоємці потребуватимуть доступу до вашої волі після вашої смерті. Зберігайте ці документи назавжди та зберігайте їх у безпечному місці, наприклад, у сейфі.

Говорячи про сейфи, "Consumer Reports" зазначає, що якщо у вас є, то корисно вести список його вмісту. Ви можете звернутися до нього, якщо ви підозрюєте, що щось не вистачає. Зберігайте цей список, поки у вас є вікно.

Як зберігати свої записи

Після того, як ви розібралися в усіх своїх записах і з’ясували, що потрібно зберігати, вам потрібно вирішити, де його зберігати. Є два основні способи зберігання документів: на папері або в цифровій формі. Який би спосіб ви не вибрали, вам знадобиться система для організації своїх записів організованою, щоб ви могли їх легко знайти, коли вам потрібно. І працюючи над тим, щоб навести свої файли в порядок, ви можете вжити декількох запобіжних заходів, щоб захистити ваші конфіденційні документи від пошкоджень та крадіжок..

Зберігання паперових документів

Паперові документи поділяються на кілька різних категорій. Квитанції про кредитні картки, квитанції на банкоматах та банківські депозитні картки потрібно зберігати менше місяця. Ви можете скласти їх у конверт або закріпити на підставці. В кінці місяця ви можете перевірити їх на картці чи виписці з банку, а потім розпоряджатися ними.

Далі деякі документи - такі як квартальні інвестиційні звіти та страхові форми - потрібно зберігати протягом року або менше. Зручний спосіб їх зберігання - це шафа для подачі документів або підвісна ящик з окремою папкою для кожної категорії: домашня, автомобільна, фінансова тощо. Якщо вам не вистачає місця і у вас є лише кілька документів для зберігання, органайзер файлів акордеона з кількома вбудованими кишенями пропонує компактну альтернативу.

Нарешті, є документи, які потрібно зберігати протягом тривалого періоду, такі як податкові декларації та записи майна. За допомогою них ви повинні вирішити, що для вас важливіше: захистити свої файли або зберегти їх доступними.

Зберігання довгострокових документів у файловому кабінеті разом із вашими короткотерміновими дозволить легко знайти їх, коли вони вам знадобляться. І якщо ви виберете файлову шафу з замком, вона захистить вашу чутливу особисту інформацію від сторонніх очей. Однак це не захистить ці документи від пошкодження у разі пожежі чи повені. На противагу цьому, зберігання ваших документів у пожежобезпечному сейфі захистить їх від пошкоджень та крадіжок, але це ускладнить доступ до них.

Експерт з малого бізнесу Барбара Вельтман, виступаючи з Consumer Reports, рекомендує вибрати пожежобезпечний сейф для особливо чутливих документів: банківських та інвестиційних звітів, податкових документів, документознавчих документів та пенсійної інформації. Оскільки ці документи містять особисту інформацію, наприклад ваш номер соціального страхування, залишаючи їх там, де їх можуть знайти інші, ви ставите під загрозу викрадення особи.

Це також хороша ідея зберігати страхові документи в безпеці, щоб ви змогли відновити їх після пожежі, повені чи грабежу. Сюди входять ваші страхові поліси та копія домашнього інвентарю, на який вам потрібно буде подати претензію. Експерти також пропонують скласти список усіх ваших найважливіших облікових записів і зберігати його у вашому сейфі для довідки.

Зберігання електронних документів

Зберігання фінансових документів у цифровій формі може бути простішим, ніж зберігання фізичних документів. Електронні файли займають менше місця у вашому будинку, ніж шафи, наповнені папером, і їх не можна знищити пожежами чи повені. Якщо ви вже отримуєте більшість своїх рахунків та виписок у цифровій формі, їх легко подати на жорсткий диск, а якщо у вас є паперові документи, ви можете перетворити їх в електронну форму, скануючи їх..

Однак електронні файли вразливі до інших загроз, таких як комп'ютерні віруси та злому. Ось як захистити свої цифрові записи від цих небезпек:

Використовуйте захист паролем. Спочатку переконайтеся, що ви використовуєте надійні паролі для всіх своїх фінансових рахунків в Інтернеті. Часто міняйте свої паролі і уникайте використання одного і того ж пароля для кількох сайтів. Якщо ви зберігаєте копії фінансових записів на своєму жорсткому диску, ви можете захистити паролем або окремі файли, або папки, в яких ви їх зберігаєте. Digital Trends пояснює, як це зробити як для комп'ютерів Windows, так і для Macintosh..
Встановіть антивірусне програмне забезпечення. Комп'ютерні віруси та інші типи зловмисного програмного забезпечення можуть пошкодити ваші файли або відключити доступ до них. Щоб уникнути цих проблем, встановіть на свій комп’ютер хорошу антивірусну програму та оновлюйте її. Зверніться до технічних публікацій, таких як PC Magazine та CNET, щоб знайти найкраще антивірусне програмне забезпечення для машин Windows та Mac.
Використовуйте захист від перенапруг. Ще одна загроза для вашого комп’ютера - це шипи живлення, які можуть обсмажувати його делікатні внутрішні компоненти. Найкращий спосіб зменшити цю загрозу - підключити комп'ютер до захисного пристрою від перенапруг. Силові смуги із захистом від перенапруг можуть захистити одночасно до десятка електронних пристроїв.
Зберігайте резервні копії. Незалежно від того, наскільки ретельно ви захищаєте комп’ютер, ви не зможете повністю усунути ризик його пошкодження чи викрадення. Однак якщо ви зберігаєте резервні копії файлів у хмарі, ви не втратите доступ до них, навіть якщо втратите комп’ютер. Переконайтеся, що ваш постачальник хмарних пам’яток використовує технологію шифрування, щоб хакери не могли легко отримати ваші файли. Можна також створити резервну копію своїх файлів на зовнішньому жорсткому диску, захищеному паролем.

Зберігання особистих записів

Експерти не згодні з тим, де слід зберігати життєво важливі особисті записи, такі як свідоцтва про народження, паспорти, заповіти та титули додому та машини. Weltman рекомендує зберігати ці документи у сейфі в банку, але інші експерти зазначають, що це дозволить отримати доступ до документів лише протягом банківських годин. Крім того, якщо ви помрете, ваш сейф може бути запечатаний, що ускладнить можливість отримання вами спадкоємців вмісту. Ці експерти кажуть, що пожежобезпечний сейф - найкраще місце для цих життєво важливих документів.

Мабуть, найбезпечніший варіант із усіх - зробити резервні копії ваших найважливіших документів, таких як свідоцтва про народження та шлюб. Це дозволить вам зберігати один у сейфі, а один у своєму пожежобезпечному сейфі вдома.

Подрібнення старих документів

Щоб убезпечити себе від крадіжок особи, вам потрібно зробити більше, ніж надійно зберігати документи, які ви зберігаєте. Ви також повинні надійно розпоряджатися тими, кого викидаєте. Якщо ви просто кидаєте документи з конфіденційною особистою інформацією у смітник або переробляєте у сміттєвий контейнер, злодії можуть витягнути їх зі свого сміття біля бордюру та використати їх для взлому у ваші рахунки.

Щоб уникнути цієї проблеми, вкладіть гроші в невеликий подрібнювач для вашого домашнього офісу. Подрібнювач перерізів найкраще, оскільки він подрібнює ваші документи на невеликі шматочки, а не довгі смужки, які потенційно можуть бути повторно зібрані. Не потрібно подрібнювати кожен папірець із зазначенням вашого імені, але експерти вважають, що розумно подрібнювати все, що містить більше особистої інформації про вас, ніж ви могли знайти в телефонній книзі.

За словами Recycle Coach, більшість міст дозволяють утилізувати подрібнені фінансові документи у сміттєвому сміттєвому контейнері, однак, ймовірно, вам доведеться їх містити в поліетиленовому пакеті, паперовому пакеті або картонній коробці, щоб уникнути дрібних шматочків від удару геть. Зверніться до місцевого агентства з утилізації, щоб дізнатися, які правила є. Ви також можете перетворити клаптики паперу в компост або повторно використовувати їх як мульчу або пакувальний матеріал.

Один з видів фінансових записів, які ви не повинні переробляти, - це зберігання та квитанції про банкомати, надруковані на термопарті. Як пояснює тренер Recycle, цей тип паперу містить тонке покриття з токсичного пластику BPA, яке може забруднити цілу партію вторинного паперу. Якщо у вашому місті немає спеціальної програми повернення квитанцій, просто викиньте їх у смітник. На щастя, в квитанціях немає багато особистої інформації про них, тому не потрібно спочатку їх подрібнювати.

Також важливо вживати заходів обережності під час пошкодження старих електронних файлів, що містять конфіденційні дані. Якщо ви просто перемістите ці файли у кошик - навіть якщо ви одразу ви очистите кошик - файл не буде назавжди стертий. Натомість, згідно з даними Фонду електронних кордонів (EFF), ваш комп'ютер робить файл невидимим і робить доступний для перезапису простір, який він займає. Поки це не відбудеться - що може бути тижнями, місяцями чи роками в майбутньому - файл все ще знаходиться на вашому диску, де кваліфікований хакер може отримати його.

Щоб безпечно утилізувати свої файли, вам потрібно доручити комп’ютеру їх перезаписати відразу після вилучення. EFF пояснює, як це зробити на комп'ютерах Macintosh та Windows.

Заключне слово

Налаштування системи зберігання всіх ваших фінансових документів потребує певної роботи, але це може заощадити ваш час у довгостроковій перспективі. Після того, як ви точно дізнаєтесь, які документи потрібно зберігати і на скільки часу, стає звичайним звичаєм зберігати квитанції у конверті, щоквартальні виписки у папці та податкові декларації у своєму пожежному сейфі. Коли ви знаєте, як негайно впоратися з кожним документом, у вас не буде паперів, що складаються на кожній поверхні вашого будинку, і ви не ризикуєте втратити важливі записи, оскільки вони десь закопані в стек.

Організовуючи свої документи, є й інші привілеї. Якщо ваш будинок пошкоджений стихійним лихом, ваш гаманець чи гаманець викрадені, або IRS вирішить вас перевірити, ви зможете покласти руки на всі документи, необхідні для вирішення проблеми, за мить. Організація своїх фінансових записів може навіть допомогти вам зрозуміти ваше фінансове становище, щоб ви краще розуміли, що ви можете, а що не можете собі дозволити.

Іноді, сортування ваших фінансових записів може навіть виявити відсутні гроші. Наприклад, ви можете виявити чек, який ви ніколи не здавали, медичний рахунок, який ви можете подати на відшкодування, або навіть старий банківський рахунок, про який ви забули. Якщо це не є хорошим стимулом для наведення вашого фінансового життя в порядку, я не знаю, що таке.

Яку систему ви використовуєте для організації своїх фінансових записів в домашніх умовах?