5 кроків з вирішення проблеми - процес та стратегії успіху

Звичайно, здібності до вирішення проблем значно відрізняються від однієї людини до іншої - деякі з нас досконалішають у вирішенні загальних дилем, а інші - більш вмілі у прийнятті основних щоденних рішень. Дослідники Центру досліджень навчання та викладання в Мічиганському університеті вважають, що складність у вирішенні проблем, як правило, випливає з наступних двох питань:

Неточність у читанні. Неправильне тлумачення проблеми може спричинити сприйняття її, не концентруючись на її значенні. Це також може бути результатом того, як читати незнайомі слова, переглядати важливі факти та починати передчасно їх вирішувати. Простіше кажучи, багатьом людям спочатку досить точно встановити проблему, і, отже, розробляти неадекватні чи неправильні рішення.
Неточність у мисленні. Древні греки називали здатність правильно міркувати "логікою". Сьогодні ми іноді називаємо цю здатність «прагматизмом» - системою мислення для визначення сенсу, істини чи цінності. Погані рішення є наслідком недостатньої чіткості, щоб невідповідну інформацію розглядали в процесі вирішення проблем. Іноді ми шукаємо рішення, які не відповідають наміченим цілям, або не вдається розбити складні проблеми на зрозумілі частини, коли обмеження часу змушує нас приймати передчасні рішення.

Кожен з нас щодня приймає рішення, які впливають на наше щастя, кар’єру та задоволеність життям. Навчившись і практикуючи навички перевірених проблем вирішення проблем - і виконуючи необхідні кроки - ви можете підвищити свою самооцінку, зменшити міжособистісні конфлікти та зменшити загальний стрес.

1. Визначте проблему

Повністю розуміння проблеми перед розробкою можливих рішень є важливим. Деякі проблеми видаються простими - вирішуючи, що їсти на сніданок, що одягати на роботу, чи їхати масовим транзитом чи їздити - і їхні рішення рідко мають реальний вплив на наше життя. Інші проблеми неймовірно складні та мають довготермінові наслідки: вибір кар'єри, з якою ми вибираємо шлюб, або чи здобувати вищу освіту.

Проблеми ще більше ускладнюються через емоції, чи ми сприймаємо реалізацію рішення болючою чи приємною. Те, що багато наших рішень мають наслідки далеко в майбутньому, призводить до зволікання та подальшої складності.

Те, як ми думаємо про або визначаємо проблему, може призвести до пропущених можливостей, неадекватних чи постійних рішень, непотрібних витрат, витраченого часу, а також постійних розладів і стресів. Приклад цього - коли ми спрощуємо проблеми, шукаючи одно-, або або короткострокові рішення, нехтуючи довготерміновими наслідками.

Наприклад, батько, що поспішив, який повинен подавати вечерю, може побігти в магазин за їжею тієї ночі і може повторити таку поведінку кілька разів на тиждень. Шукаючи короткотермінового рішення (купіть вечерю на сьогоднішній день) та нехтуючи довгостроковим рішенням (зробіть одну велику, добре сплановану продуктову поїздку заздалегідь), він / вона витрачає час, газ та зусилля і справляється з повторними розладами.

Зазвичай існує ряд рішень та дій, які ми можемо прийняти для вирішення проблеми, кожне з яких має різні коротко- та довгострокові наслідки, які потрібно враховувати. Розширення визначення проблеми шляхом надання більш детальної інформації може стимулювати критичне мислення та спричинити багаторазові, часто інноваційні рішення. Кращі вирішувачі проблем знають, що задавати більше питань, перш ніж намагатися знайти рішення, як правило, приносить кращі результати.

Важливість точного опису

Чарльз Кеттерінг, керівник відділу досліджень General Motors з 1920 по 1947 рік, заявив: "Проблема, яка добре заявлена, є проблемою наполовину вирішена". Стаття 2012 року в Гарвардському огляді бізнесу збіглася, кажучи, що "чітко визначені проблеми призводять до проривних рішень". Автори вважали, що більшість компаній та приватних осіб не є достатньо суворими у визначенні проблем, які вони намагаються вирішити, та артикулюють, чому рішення важливе.

Наприклад, очищення узбережжя Аляски після розливу нафти в Exxon Valdez 1989 р. Коштувало набагато більше, ніж очікувалося, і на це було потрібно більше 20 років, в першу чергу через неврахування того, що нафта в субарктичних водах стає сироповою. Низька в'язкість рідини зробила надзвичайно важким перекачування її на берегові станції збору.

Після того, як проблема була розширена від "очищення олії", щоб включити "в'язкість матеріалів", хімік в цементній промисловості запропонував рішення, яке вібрувало б замерзлу олію в баржах під час її накачування, зберігаючи рідину. Як наслідок, прибирання було витрачено на потенційну економію мільйонів доларів.

Використання методу Кіплінга для визначення проблем

Перший крок у вирішенні будь-якої проблеми - це чітка, лаконічна заява - те, що прихильники називають «твердженням проблеми». Метод Кіплінга, названий на честь поеми Рідярда Кіплінга 1902 року в його книзі "Просто так історії", є однією з найпопулярніших систем визначення проблеми. Іноді називають системою «П’ять годин і один Н» журналісти часто використовують її для передачі фактів ситуації.

У вірші висвітлено шість компонентів, необхідних для правильного вирішення проблеми:

Що проблема?
Чому? важливо вирішити проблему?
Коли проблема виникла? Коли це потрібно вирішити?
Як чи трапилася проблема?
Де - проблема, що виникає?
Хто чи впливає проблема?

Постановка проблеми повинна бути максимально чіткою та повною. Наприклад, знедолений студент, який розглядає питання про те, чи слід відвідувати коледж, може зробити висновок, що "я не можу вступити до коледжу цього семестру". Це рішення відображає неправильну постановку проблеми щодо нестачі коштів, а не рамки для розробки рішень, які можуть забезпечити відвідування.

Кращою проблемою може бути: "Мені (кому) не вистачає коштів, щоб сплатити навчання та збори в майбутньому семестрі (що) в UCLA (де) до 1 вересня (коли). Я був звільнений від літньої роботи і не можу врятувати стільки, скільки сподівався (як). Як результат, мій ступінь і початок моєї кар'єри затягнуться щонайменше на шість місяців (чому) ». Розширена постановка проблеми може призвести до інших рішень, таких як пошук стипендій, запозичення коштів, відвідування іншого коледжу для нижчого навчання, робота за сумісництвом під час відвідування школи, зменшення інших витрат на заощадження або поєднання всіх.

2. Розробити альтернативні рішення

Спільним бар'єром для успішного вирішення проблем є наша залежність від попереднього досвіду, особливо того, який схожий на сучасну ситуацію. За словами психолога Г. Стенлі Холла, люди в основному є звичками, і наша діяльність та рішення часто є автоматичними рефлексами, заснованими на наших особистих упередженнях, стереотипах та історії.

Багато вчених вважають, що звичка - це природний наслідок еволюції, компроміс між величезною потребою мозку в мозку - мізки складають менше 2% маси тіла людини, але споживають до 20% нашої калорійності - і виживання . Біг від гарчання небаченого лева, безперечно, врятував більше наших предків, ніж чекав підтвердження його присутності.

На жаль, ця тенденція застосовувати однаковий досвід до кожної проблеми може призвести до поганих рішень. Як сказав американський психолог Абрахам Маслоу, "Якщо у вас є лише молоток, ви бачите кожну проблему як цвях".

За винятком математичних чи фактичних питань, мало проблем мають єдине рішення. Кращі вирішувачі проблем використовують різноманітні стратегії для розробки декількох рішень, перш ніж приймати рішення. Оскільки оптимальне рішення зазвичай виявляється шляхом порівняння альтернативних результатів, теоретизувати безліч варіантів та їх результати є вигідним.

Методи розробки декількох рішень однієї проблеми

На цьому етапі мета полягає в тому, щоб створити якомога більше потенційних рішень, не враховуючи, чи вони реалістичні, практичні чи ефективні. Корисні прийоми для порушення старих звичок мислення включають наступні:

Аналогії. Розгляньте подібні проблеми з минулого та адаптуйте їх рішення до поточної ситуації. Наприклад, компанія, яка прагне випустити на ринок новий програмний продукт, може розглянути загальну галузеву тактику маркетингу - схвалення знаменитостей, низькі вступні ціни або національну рекламу - для розгортання продукту.
Мозковий штурм. Ця методика вимагає вимкнути внутрішній цензор і виробити якомога більше рішень проблеми, як би не було надумано. Виняткові рішення, які часто називають "креативним мисленням" або "нестандартним мисленням", можуть бути результатом поєднання, розширення та вдосконалення оригінальних думок. IDEO, нагорода в галузі дизайну та розробки в Силіконовій долині, яка приписана таким продуктам, як оригінальна миша Apple, матрац Tempur-Pedic і революційний PillPack, в значній мірі покладається на мозковий штурм для нових ідей.
Розділяй і володарюй. Розбийте велику складну проблему на менші, вирішувані задачі. Наприклад, мета НАСА поставити людину на Місяць у 1960-х роках була досягнута одночасним вирішенням більш простих інженерних завдань, починаючи від того, як складати дві або більше ракет один на одного (багатоступеневі), до вибору та навчання космонавтів.
Засіб-закінчення аналізу. Почніть з бажаного результату і працюйте назад через критичні кроки, необхідні для досягнення вашої мети. Наприклад, отримання акції зазвичай вимагає позитивної рекомендації від начальника. Однак вищі начальники зазвичай оцінюють кандидатів за їх попередніми успішними завданнями. Наявність можливості працювати над завданням залежить від послідовної відвідуваності та трудових звичок працівників тощо, до тих пір, поки не прийдеш до вихідного пункту аналізу.
Аналіз причин. Замість того, щоб зосереджуватися на проблемі, зосередьтеся на причині проблеми. У попередньому прикладі розливу нафти ця проблема спочатку вважалася тривалим часом та витратами на очищення. Однак першопричиною були труднощі швидкої закачки густої нафти до сховищ.
Метод спроб і помилок. Якщо час не є врахуванням, а зміни досить просто здійснити, подумайте про те, щоб спробувати все, поки не досягнете оптимальної стратегії. Уроки, отримані з наших помилок, часто є більш цінними, ніж ті, що були отримані з наших успіхів. Як сказав Томас Едісон, розповідаючи про свій винахід електричної лампочки, «я не зазнав невдачі. Щойно я знайшов 10 000 способів, які не спрацювали ».

Час, необхідний для розробки декількох рішень, повинен бути пропорційним масштабу проблеми та її впливу. У той же час намагатися розробити рішення заради більшої кількості варіантів рідко варто, особливо після тривалого періоду зусиль. Коли вам комфортно, що ви вичерпали можливості, прийшов час оцінити потенційні рішення.

3. Виберіть оптимальне рішення

Критичне мислення - це процес концептуалізації, застосування, аналізу, синтезу та оцінки інформації для орієнтації на переконання та дії, згідно з даними Фонду критичного мислення. Це вивчений процес, покликаний уникнути упередженості, спотворення, упередженості та неузгодженості, і має важливе значення для ефективного вирішення проблем. Необхідно критичне мислення для оцінки потенційних рішень проблеми та визначення того, який би, швидше за все, дав найкращий загальний результат.

Усуньте очевидні неефективні рішення на початку

Деякі, якщо не багато, альтернативні рішення, розроблені раніше, непрактичні або не можуть бути реалізовані, оскільки вони занадто дорогі, займають занадто багато часу, вимагають недоступних ресурсів або дають невизначені результати. Оцінка таких, очевидно, невідповідних виборів є марною витратою часу та енергії, і слід уникати, якщо це можливо.

І навпаки, ваше попереднє сканування можливих рішень може дати додаткові уявлення та призвести до безперечного кращого вибору, позбавляючи від необхідності подальшого аналізу. Джефф Безос, засновник Amazon.com, стверджує, що у значних відкриттях або стрибках за рамки звичайного мислення завжди є елемент сентенції - удача чи удача..

Розробити матрицю рішення для оцінки

При вирішенні найскладніших завдань рідко зустрічається єдине рішення, яке відповідає всім критеріям - найкращі відповідають найважливішим критеріям з мінімальними негативними наслідками або впливом на інші фактори. На думку Mind Tools, матриця рішення є прекрасним інструментом для візуального розуміння відмінностей між альтернативними рішеннями, коли немає чіткого чи єдиного вибору. Потенційний вибір може бути класифікований за ступенем відповідності критеріям найкращого вибору.

Ось кілька факторів, які можна врахувати при аналізі можливих рішень:

Ефективність. Наскільки рішення вирішує проблему?
Практичність. Чи реально це рішення з точки зору наявних ресурсів та можливостей?
Своєчасність. Чи відповідає рішення критичним строкам або часовим рамкам?
Витрати. Яке коштуватиме рішення в ресурсах та зусиллях?
Ризик. Які наслідки - хороші та погані?
Керованість. Чи можна виміряти результати?

Кожен фактор повинен бути зважений за шкалою від 0 до 10 для важливості в остаточному рішенні, причому 10 - найкращий рейтинг, а 0 - найгірший рейтинг. Наприклад, одне рішення може повністю вирішити проблему ("10" на ефективність), а інше вирішує більшість проблеми ("7"). Аналогічно, одне рішення може залучати мало або взагалі не вимагає витрат ("10") або вимагати великих витрат ("0").

Останнім кроком у створенні матриці є встановлення відносної важливості кожного фактора в кінцевому розчині з використанням відсотків, так що загальні зважування дорівнюють 100%. Наприклад, ефективність може мати рейтинг 50%, а своєчасність - 10%. У таких випадках заповнена матриця рішення може виглядати аналогічно наступній ілюстрації:

Виберіть найкраще рішення, використовуючи доступну інформацію

Якщо рішення з найвищим рейтингом інтуїтивно не здається найкращим, перегляньте свої початкові зважування та рейтинг. Дискомфорт, який ви відчуваєте, може бути свідченням того, що деякі фактори для вас важливіші, ніж ви спочатку думали. У такому випадку перейміть їх і повторно зважте. Майте на увазі, що низький бал в одному факторі може бути достатнім, щоб відкинути його як рішення. Наприклад, великих витрат може бути достатньо, щоб зробити рішення неприйнятним.

4. Реалізуйте оптимальне рішення

Після того, як ви прийняли рішення про найкраще вирішення своєї проблеми, настав час вжити заходів. Визнайте, що реалізація може не йти гладко, особливо якщо рішення залежить від співпраці інших людей. Практично кожне рішення вимагає зміни статусу кво, і, як писав Нікколо Макіавеллі в 1532 році, "немає нічого складнішого взяти в руки, більш небезпечного в проведенні чи більш непевного в його успіху, ніж взяти на себе керівництво у вступі нового порядку речей. " Тенденція людей протистояти змінам настільки поширена, що консультанти з управління змінами регулярно отримують шести- і семизначний річний дохід.

Хоча важливо реалізувати вирішення критичних проблем якомога швидше, також доцільно визнати перешкоди, які можуть з’явитися, та розробити відповідну стратегію подолання опору. Ось декілька загальних перешкод для зміни бізнес-середовища:

Рух надто швидкий. Замість того, щоб чинити опір прямому, люди, швидше за все, шукають зволікань, запитуючи додаткову інформацію, розглядаючи інші альтернативи або благаючи відсутність ресурсів.
Впровадження займає занадто довго. Рішення занадто мало, занадто пізно.
Недоступний. Вартість зависока або призведе до погіршення інших важливих інвестицій.
Недостатнім. Ваші люди занадто зайняті або не вистачає підготовки для втілення рішення.
Клієнтам це не сподобається. Ви втратите частку ринку перед конкурентами, скарги клієнтів будуть зростати або постраждає обслуговування клієнтів.
Негативні наслідки невідомі. Що робити, якщо рішення не працює або змушує нас втратити бізнес?
Рішення не працюватиме. Аналіз проблеми є несправним, занадто поспішним або не враховував необхідні елементи.

Не бійтеся протистояти запереченням від інших чи від себе. З іншими реагуйте на питання фактично, ввічливо та з якомога більше інформації. Тримайте упор на вирішенні проблеми, а не на особистостях тих, хто бере участь.

Якщо висуваються законні заперечення чи рішення, які раніше не розглядалися, будьте готові відкласти реалізацію, поки вона не може бути досліджена. Якщо ви переглянете своє рішення на основі отриманих заперечень, швидко розслідуйте та повідомте про свої висновки всім учасникам. Не пишайтеся авторством рішення, але в процесі визначення найкращого рішення.

5. Довіряйте своєму аналізу

Якщо ви старанно виконували кроки щодо кращого вирішення проблем до цього моменту, будьте впевнені, що ваша робота завершена, і ви прийшли до найкращого рішення. Значна частина опору, з яким ви стикаєтесь, швидше за все, викликана страхом і відсутністю інформації, а не справжнім запереченням запропонованого рішення.

Спілкуючись з вашим процесом, ви можете перетворити насайєрів та натурщиків на свій спосіб мислення. Будьте прозорими та не захищаючими, визнаючи, що їхні страхи та заперечення є природними та, ймовірно, виникають у більшості ситуацій, пов’язаних із змінами.

Якщо група залучена до процесу для досягнення оптимального рішення, визначте ключових союзників, які можуть допомогти переконати інших, що рішення є надійним, виходячи з усієї наявної інформації. Залучення спонсорів чи «чемпіонів», щоб допомогти переконати інших, завжди є хорошою стратегією при здійсненні важких або суперечливих змін.

Результати моніторингу - цикл зворотного зв'язку

Незважаючи на ваші зусилля, деякі рішення не спрацьовують, як було заплановано. Причин для цього багато: неврахування всіх факторів, відсутність доступної інформації, ненавмисні упередження чи помилки, або зміна основних умов, що впливають на проблему чи рішення. Ми живемо у невпевненому світі, тому рідко є відповідь, гарантована правдивою чи ефективною в усі часи.

Чудові продукти та компанії зростають в процесі інтеграції та постійних інновацій. Постійно контролюючи результати, порівнюючи їх з очікуванням та згодом коригуючи свої дії для кращого досягнення наміченого результату - інакше відомого як «цикл зворотного зв’язку» - ми можемо бути впевнені, що рішення залишатимуться дійсними та дадуть бажані результати.

На думку Wired, петлі зворотного зв’язку - це те, як ми вчимося, чи називаємо їх пробними та помилковими помилками або виправлення курсу. Вони були ретельно досліджені та затверджені в галузі психології, епідеміології, військової стратегії, екологічних досліджень та економіки, і є загальним інструментом у планах спортивних тренувань, стратегіях виконавчих тренінгів та безлічі програм самовдосконалення. Елон Маск, винахідник, підприємець та генеральний директор Tesla Motors, стверджує, що важливо мати цикл зворотного зв'язку, де ви постійно думаєте про те, що зробили, і як ви могли б зробити це краще.

Оскільки результати відображаються у реалізованому рішенні, важливо зібрати дані та визначити, чи є наслідки такими, як було призначено спочатку. Коли є несподіваний негативний результат або результат, який не відповідає очікуваним параметрам, кращі вирішувачі проблеми повторюють кроки вирішення проблеми, вносячи коригування за потребою.

У багатьох випадках коригування незначні, і їх можна швидко здійснити. Однак у деяких випадках необхідна нова стратегія або рішення, а це означає перезавантаження проблеми з інформацією, отриманою від впровадження.

Заключне слово

Вирішення проблем - це не вроджена здатність, а набутий навик. Кен Ватанбе, колишній консультант МакКінсі та автор книги "Вирішення проблем 101", вчить, що практикуючи хороші навички вирішення проблем, розвивається розум, який змушує людей виводити найкраще в собі та формувати світ позитивно. Навчання та використання належних навичок може стати звичкою, полегшуючи вирішення проблем та надаючи можливість кожному з нас покращити наше життя та світи.

Пам'ятайте, що кожен стикається з проблемами, великими і малими, щодня, які потребують вирішення. Дотримання цих кроків може призвести до кращих рішень і щасливішого життя. У багатьох випадках саме проблема створює найбільшу напругу, а наслідки поганого рішення.