Щорічна перевірка для вашого малого бізнесу на 15 кроків - ви на шляху?
Фінансове здоров'я вашого бізнесу є важливою частиною його успіху. Принаймні раз на рік знайдіть час, щоб вивчити, як працює ваш бізнес, і переконайтеся, що ви вживаєте заходів, необхідних для досягнення своїх цілей. Ось 15 кроків, які ви можете зробити, щоб зробити саме це
Доходи
Дохід - це сума грошей, яку ваш бізнес приносить або заробляє до вилучення будь-яких витрат. Без доходу ваша компанія не може отримати прибуток і залишатися життєздатною в довгостроковій перспективі. Ось як забезпечити, щоб ваші доходи призвели до позитивних фінансових результатів.
Крок 1: Порівняйте цілі доходу з фактичними доходами
Кожному бізнесу потрібен бюджет, який розбиває очікувані доходи та витрати. Але майте на увазі, що бюджет не призначений для збору пилу після його складання. Це живий документ, який може допомогти вам прийняти більш якісні рішення та визначити сфери вдосконалення протягом року.
Підтягніть поточний бюджет і порівняйте цілі доходу з фактичними результатами. Ви пропустили свою ціль? Якщо так, то чому? Можливо, вам доведеться скорегувати свої витрати, щоб компенсувати дефіцит доходу.
Якщо ви досягли або перевищили цілі доходу, що ви зробили правильно? Чи можете ви зробити це більше в майбутньому? Використовуйте частину надлишку доходу, щоб створити свій надзвичайний фонд.
Крок 2: Урізноманітнити
Переглядаючи доходи, погляньте, яка частина вашого доходу надходить від одного клієнта чи одного продукту. Якщо значна частина походить з одного джерела, що буде, якби цей потік доходів завтра висох? Чи може ваш бізнес зазнає серйозних проблем? Диверсифікація на нові товари чи ринки може бути ризикованою, але це також може допомогти вам зберегти міру стабільності.
Крок 3: Аутсорсинг
Скільки часу ви витрачаєте на завдання, які не приносять доходу, такі як соціальні медіа, бухгалтерія, обслуговування веб-сайтів або вирішення проблеми, здавалося б, бездоганної скриньки електронної пошти? Якщо час, який ви витрачаєте на виконання цих завдань, перешкоджає зростанню, настав час віддати аутсорсинг на ці сфери бізнесу, щоб ви могли зосередитись на збільшенні доходу.
Крок 4: Перегляньте список клієнтів
Чи є у вас клієнти чи клієнти, які виснажують вашу енергію? Можливо, це ті, хто завжди торгується над ціною або скаржиться, як би ви не працювали, щоб догодити їм. Можливо, настав час скоротити цих клієнтів.
Створюючи компанію, власникам бізнесу прийнято брати будь-якого клієнта, який платить, як би вони не були складними. Але в якийсь момент ці проблемні клієнти можуть коштувати вам дорожче за втрачений час та дохід, ніж коштують. Якщо час, який ви витрачаєте на клієнтів, що споживають енергію, обманює вас з роботою з коханими клієнтами, ввічливо та професійно звільняйте їх.
Витрати
Важливо зосередитись на продажах та зростанні, але якщо ви не керуєте витратами, доходи вилітають у двері так само швидко, як вони надходять. Ось як можна більше усвідомити свої витрати на бізнес..
Крок 5: Подивіться на річні тенденції
Погляньте на звіти про прибутки та збитки за останні кілька років. Як змінилися ваші витрати з року в рік? Якщо ваш бізнес росте, деяке збільшення витрат є розумним. Адже витрати часто призводять до надходжень. Однак якщо ви не приділяєте пильної уваги, деякі витрати можуть вийти з-під уваги. Придивіться уважно до своїх витрат і дізнайтеся, чи зможете ви скоротити витрати, не впливаючи на якість.
Крок 6: Перегляд повторюваних витрат
Бізнес-модель на основі передплати процвітає. Замість того, щоб купувати продукти та послуги за потребою, ви сплачуєте щомісячну або щорічну плату, щоб отримувати їх регулярно. Це зручно, тому що вам більше не потрібно турбуватися про те, чи закінчиться товар або призупинено службу. Але ця зручність приходить за ціною, якщо ви платите за підписки, які не використовуєте.
Перегляньте свої підписки та скасуйте всі, які більше не використовуєте. Для тих, кого ви вирішили зберегти, подумайте, чи підходить ще рівень плану для вас. Наприклад, ви можете платити за преміальні функції у своєму програмному забезпеченні для бухгалтерського обліку чи соціальних мереж, коли версія нижчого рівня від такої компанії Швидкі книги відповідатиме вашим потребам так само добре.
Професійний підказки: Якщо ваш бізнес платить співробітникам або підрядникам, наявність надійної компанії з оплати праці є обов'язковою. Швидкі книги з оплати праці інтегрує прямо у ваше програмне забезпечення для бухгалтерії Quickbooks, роблячи все безпроблемним та простим.
Дебіторська заборгованість
Дебіторська заборгованість - це гроші, які клієнти заборгували за товари або послуги, які ви вже надали. Багато підприємств пропали, оскільки, хоча продажі були великими, його дохід сидів у дебіторській заборгованості замість банку. Ось як можна вкласти кілька хвилин свого часу, щоб утримати свій грошовий потік сильним.
Крок 7: Перегляд процедур збору
Чи є у вас непогашена дебіторська заборгованість, яка прострочена за 30, 60 або 90 днів? Настав час переглянути свої процедури збору. Дослідження Американських агентств комерційного збору встановило, що ймовірність стягнення коштів на делінквентний рахунок різко падає, чим довше вона не сплачується. За 30-денний термін ви маєте 88,7% шансів на збір, але до 90-х днів прострочення цей шанс знижується до 68,9%.
Отже, як уникнути того, щоб ваш важко зароблений дохід був пов'язаний у балансі?
- Скоротіть умови оплати. Переписка паперових накладних та отримання чеків раніше були нормою. У такому середовищі давати клієнтам 30 днів оплати має сенс, оскільки це дозволяло затримати пошту. Сьогодні більшість ділових рахунків електронною поштою видають електронні платежі. Змініть умови оплати з "нетто 30" на "оплата, що підлягає отриманню" та продовжуйте діяти через два тижні.
- Слідкуйте за клієнтами якнайшвидше, коли платежі стають простроченими. Письмові колекційні листи та електронні листи легко ігнорувати. Зателефонуйте по телефону і телефонуйте клієнтам, коли їх платежі запізнюються. Ви швидко дізнаєтесь, чи є проблема, і чи зможете її вирішити, зберігаючи добрі стосунки з клієнтами.
- Надати клієнтам стимул на оплату. Заохочення клієнтів сплачувати достроково або штрафувати тих, хто платить пізно. Загальним стимулом є 10% знижка, якщо клієнти платять протягом 10 днів. Пізні збори можуть бути єдиною платою або відсотком від суми рахунка-фактури. Наприклад, ви можете стягнути 1,5% від несплаченого залишку на місяць, починаючи з прострочення рахунку на 30 днів.
Дотримуватися дебіторської заборгованості та викликати прострочених клієнтів - важливе ділове завдання, але таке, на яке багато власників малого бізнесу не мають часу чи схильності. Якщо ці завдання завжди знаходяться в нижній частині вашого списку завдань, пам’ятайте, що вони є чудовими предметами для аутсорсингу.
Крок 8: Перегляньте умови договорів та рахунків-фактур
Ваші клієнти не платять за розкладом, якщо вони не знають, який у вас графік. Переконайтеся, що ваші клієнтські договори та рахунки виставляють чіткі очікування щодо термінів сплати і що відбувається, коли платежі затримуються.
Наприклад, ви призупиняєте службу? Чи зажадаєте ви сплатити аванс для майбутніх послуг? Ви надішлете їх до колекцій? Коли умови укладаються у ваших контрактах та рахунках-фактурах, у вас є чіп-торг при обговоренні з пізніми платниками.
Кредиторська заборгованість
Кредиторська заборгованість - це гроші, які ваш бізнес заборгував за такі речі, як комунальні послуги, інвентар та інвентар. Управління кредиторською заборгованістю є надзвичайно важливим, оскільки, якщо ви не контролюєте свою кредиторську заборгованість, ви можете швидко отримати репутацію повільного платника у своїх постачальників та постачальників. Це також може коштувати вам грошей у вигляді несвоєчасних платежів, підвищення процентних витрат і навіть втрачених постачальників. Ось як можна відповідально керувати своїми кредиторськими заборгованостями.
Крок 9: Перегляньте пізні збори
Чи сплачував ваш бізнес минулий рік за пізні збори? Одне тут забути платіж час від часу, але якщо ви втрачаєте частину своїх доходів за пізню плату за прострочену кредиторську заборгованість, вам потрібно визначити причину.
Можливо, у вас проблеми з оплатою рахунків, оскільки ваші клієнти повільно платять за вас. А може, ваші книги неорганізовані, і ви отримаєте користь від кращої системи бухгалтерського обліку. Знову ж таки, бухгалтерія та оплата рахунків - це легкі ділянки для аутсорсингу, якщо вони є чимось, з чим ви намагаєтеся впоратися самостійно.
Активи
Активи - цінні товари, якими володіє ваш бізнес. До них належать матеріальні речі, такі як готівка, інвентар, меблі та обладнання, а також нематеріальні активи, такі як авторські права, патенти та репутація вашого бізнесу. Якщо ви не відстежуєте свої активи належним чином, ви, можливо, не знаєте, як вони використовуються, коли їх потрібно відремонтувати чи замінити або коли виникнуть збитки. Ось як забезпечити захист своїх інвестицій.
Крок 10: Перегляньте свій графік основних засобів
Чим ти володієш? Кожному бізнесу потрібен графік основних засобів, який включає опис кожного активу, а також його ціну придбання та дату. Це може бути проста електронна таблиця або детальний графік амортизації, який веде ваш бухгалтер. Принаймні раз на рік перегляньте цей список, щоб переконатися, що нові елементи були додані, щоб ви не пропустили жодних цінних амортизаційних відрахувань у податковій декларації.
Також шукайте предмети, які ви утилізували, які потрібно видалити зі списку. Часто підприємства замінюють старий предмет або виводять його з ладу, але забувають вилучити його з реєстру основних фондів. Якщо вам потрібно подати декларацію про особисте майно бізнесу у свій штат чи місцеве самоврядування, залишення старих активів у списку може означати, що ви сплачуєте цей податок щороку.
Крок 11: Зробіть перевірку ремонту та заміни
Огляньте свої фізичні цінності, такі як транспортні засоби, обладнання, меблі та комп’ютери. Будь-який з них потребує обслуговування? Зараз настав час запланувати це. Поки ви працюєте над цим, подумайте, чи потрібно будь-який із ваших фізичних цінностей замінити протягом наступного року чи двох. Якщо це так, ви можете почати виділяти кошти для покриття заміни зараз.
Крок 12: Відстежуйте свою Інтернет-репутацію
Репутація вашого бізнесу не є позицією на балансі, але не помиляйтесь: у сучасному світі, орієнтованому на Веб, моніторинг вашої репутації в Інтернеті є надзвичайно важливим..
Назвіть назву своєї компанії в Google, щоб побачити, що з’являється. Перегляньте відгуки на Yelp та інших оглядових сайтах. Якщо ви виявите негативні відгуки, відповідайте на конструктивні відгуки таким чином, що показує клієнтам, що ви хочете зробити все правильно. Якщо ви бачите неточну або недоречну інформацію, погляньте на її видалення.
Інші райони
Ось кілька додаткових кроків, щоб забезпечити здоровий бізнес та керуватись туди, куди ви хочете.
Крок 13: Перегляньте свою правову структуру
Чи є ваш бізнес приватним власником, партнерством, ТОВ, S-корпорацією чи корпорацією? Чи все-таки ця правова структура має сенс? Якщо ваш бізнес суттєво розрісся з моменту вибору типу вашої організації, поговоріть зі своїм бухгалтером чи радником про те, чи є ваша поточна структура бізнесу все-таки правильною для вас.
Податкова реформа внесла кілька змін у податкові правила для бізнесу, особливо корпорацій. Можливо, ви зможете скористатися новими можливостями податкового планування та зменшити свою податкову накладну, змінивши структуру бізнесу.
Крок 14: Перевірте страхування бізнесу
Як змінився ваш бізнес за останній рік? Зміни розміру, структури та бізнес-моделі вашого бізнесу можуть вплинути на тип та обсяг страхового покриття, необхідного для його захисту. Програма страхування, з якої ви розпочали, може вже не підходити.
Заплануйте зустріч зі своїм страховим агентом, щоб обговорити, чи потрібно додавати покриття або збільшувати обмеження на загальну відповідальність, майно, професійну відповідальність, компенсацію працівникам чи покриття парасолькою. Поки ви перебуваєте на цьому, отримуйте конкурентні пропозиції від інших компаній. Покупки навколо можуть отримати кращу ціну за те саме покриття.
Крок 15: Перевірте свою безпеку в Інтернеті
Збереження вашої інформації та інформації ваших клієнтів є безпечною та приватною. Виконайте наступні кроки від Національного альянсу з кібербезпеки, щоб забезпечити захист ваших даних:
- Переконайтеся, що програмне забезпечення безпеки на всіх ваших пристроях є поточним для захисту від вірусів, зловмисного програмного забезпечення та інших онлайн-загроз.
- Увімкніть автоматичні оновлення програмного забезпечення, якщо це можливо.
- Завжди використовуйте надійні паролі та двофакторну автентифікацію, коли це можливо.
- Регулярно створюйте резервні копії даних у хмарі або на окремому жорсткому диску.
- Забезпечити доступ до даних або критичних систем обмежено лише працівниками, які потребують його для виконання своїх завдань.
- Складіть чітку політику щодо того, що працівники можуть зберігати та встановлювати на своїх робочих комп’ютерах та пристроях.
- Навчіть працівників ніколи не відкривати підозрілі посилання в електронній пошті чи відвідувати невідомі веб-сайти.
Заключне слово
Здорова компанія стосується не лише прибутку. Йдеться також про читання між рядками та задавання правильних питань, щоб побачити, як можна вдосконалити свій бізнес. Наведені вище кроки потребують часу, тому, якщо вам не здається відкладати кілька днів на вирішення всього одного разу на рік, відкладіть кілька годин кожного місяця чи кварталу та розділіть список на керовані шматки.
Який би метод ви не вибрали, запуск бізнес-перевірки може дати вам хороше розуміння того, що відбувається з вашим бізнесом, і допоможе вам уникнути будь-яких фінансових подій пізніше.
Ви регулярно перевіряєте фінансове здоров'я вашого бізнесу? Які кроки ви б додали до цього списку?
