8 способів підвищення продуктивності працівників у вашому малому бізнесі
А як щодо вашої команди? На відміну від гігантських корпорацій, у вас немає великого бюджету на оплату праці, тому кожну хвилину, коли ваша команда працює, потрібно використовувати максимально ефективно..
Однак працівники США мають проблеми з продуктивністю. Ми проводимо більше часу на роботі, ніж більшість інших індустріальних країн, але весь цей додатковий час не означає, що ми все більше робимо. Насправді, продуктивність праці, як правило, знижувалася після Великої рецесії.
Один з найкращих способів підвищення продуктивності праці - це посилити зайнятість працівників, оскільки продуктивність та залученість йдуть рука об руку. Однак існує багато інших економічно вигідних стратегій, які ви можете використовувати, щоб отримати більше від своєї команди.
Важливість балансу між роботою та життям
Перш ніж здійснити будь-які плани щодо підвищення продуктивності вашої команди, важливо зрозуміти психологію, що стоїть за самою продуктивністю. Що, саме, робить деяких працівників більш продуктивними, ніж інші?
Відповідь досить проста. Дослідження університету Уоріка показали, що, коли працівники щасливі, вони на 12% більш продуктивні. Щастя та позитивний баланс між робочим та особистим життям часто перетворюються на працівників, які займаються, віддаються, а головне, продуктивні.
Якщо це звучить занадто просто, подивіться на ринок праці в Данії. За даними Всесвітнього дослідження цінностей, датчани - найщасливіші у світі, і це включає час, який вони проводять на роботі. Міністерство закордонних справ Данії заявляє, що вони також є другою найпродуктивнішою країною в Європейському Союзі.
Індекс OECD Better Life займає Данію та Нідерланди у верхній частині списку країн, що мають найкращий баланс між професійним та життєвим життям. Як ви могли здогадатися, США майже внизу.
Виходячи з цього, ми можемо обґрунтовано зробити висновок, що чим більше ви працюєте, щоб підвищити здоров'я, щастя та баланс роботи та життя, тим більше вони повернуть прихильність із високою продуктивністю. Це, у свою чергу, призводить до отримання більшого прибутку для вас та кращого робочого середовища для всіх.
Як підвищити продуктивність вашої команди
Для покращення трудового життя людей не потрібен величезний бюджет на оплату праці. Ви можете зробити багато власника малого бізнесу, щоб покращити свою команду.
1. Встановіть розумні години роботи
Це може здатися контрпродуктивним, але вимагати роботи вашої команди менше може надихнути їх на виробництво більше.
За даними Fast Company, працівники Данії зазвичай працюють лише 33 години на тиждень. І вони щороку отримують відпустку щонайменше п’ять-шість тижнів (разом із декретною відпусткою до року, коли їм це потрібно).
У Сполучених Штатах довгі години часто сприймаються як знак прихильності. Однак це може призвести до "презентаїзму", коли працівники працюють на роботі, але не працюють на повну потужність через хворобу, недолік сну чи інші медичні фактори. Harvard Business Review зазначає, що презентатеїзм може знизити індивідуальну продуктивність на одну третину. Довгі години також можуть додатково знизити продуктивність праці через стрес, роз’єднання та спокій балансу між робочим та особистим життям.
Для боротьби з цим зробіть все можливе, щоб скоротити кількість вашої команди. Нехай люди йдуть додому рано в п’ятницю, або надайте їм можливість прийти пізніше вранці в понеділок. Це не тільки допоможе зменшити витрати на працю у вашому бізнесі, але, ймовірно, ви побачите, що ваша команда буде працювати більш важко у відповідь.
2. Будьте гнучкими з плануванням
2. Будьте гнучкими з плануваннямСкорочення годин - одна з стратегій підвищення продуктивності; гнучкість до робочого часу тісно пов'язана.
Потреби кожного будуть різними, тому поговоріть зі своїми людьми, щоб дізнатися де їм потрібна більша гнучкість із робочим тижнем. Наприклад, у вас може бути одна людина, яка хотіла б тривалішої перерви на обід у вівторок, щоб відвідувати заняття йогою, тоді як хтось ще хотів би піти рано в середу, щоб забрати дитину з дитячого садка.
Залежно від вашого бізнесу, ви можете або не зможете задовольнити потреби кожного. Однак з’ясування того, хто що потребує, і зробивши все можливе, щоб надати вашій команді більше гнучкості, покаже, що ви дбаєте про їхнє щастя та добробут. Це, у свою чергу, може посилити залучення та призвести до підвищення продуктивності.
3. Надайте своїй команді більше автономії
Кожне суспільство має різні культурні норми та цінності. І, ці норми та цінності безпосередньо впливають на те, як ми поводимось. На початку 1970-х психолог Герт Хофстеде розробив основу для вимірювання цих суспільних норм, використовуючи культурні виміри Хофстеде.
Культурні розміри Хофстеде вимірюють шість вимірів у межах кожної культури. До них належать:
- Індекс відстані потужності
- Індивідуалізм проти колективізму
- Уникнення невизначеності
- Маскулінність проти жіночність
- Довгострокова орієнтація проти короткострокової орієнтації
- Індульгенція проти стриманості
Коли ви зрозумієте унікальні виміри культури та як їх колективні цінності відрізняються від ваших власних, ви можете стати кращим комунікатором та кращим менеджером.
Отже, що це стосується підвищення продуктивності у вашому малому бізнесі? Ну, зовсім небагато, особливо якщо мова йде про автономію.
Автономія або її відсутність безпосередньо пов'язана з індексом відстані потужності. Відстань потужності - це сподівання і віра в те, що влада розподіляється нерівномірно. Так, у країнах з високим індексом енергетичної відстані менш потужні члени організації вірять у нерівність влади. Їх керівник каже їм, що робити, і вони роблять це без сумнівів. У країнах з низьким індексом віддаленої потужності члени команди вважають, що вони нарівні зі своїм начальником. Ці стосунки більше стосуються співпраці, а менше - до "начальника та працівника".
Не дивно, що Сполучені Штати мають високий індекс енергетичної відстані; нас у рейтингу 40. Данія має найнижчий індекс енергетичної відстані у світі; вони займають 18 місце.
Датчани мають частково багате і уповноважене життя, оскільки вони мають велику автономію. І ще є багато досліджень, які підкріплюють те, що датчани знали роками: Більше самостійності = більше щастя = більша продуктивність.
Дослідження, опубліковане в Європейському журналі праці та організаційної психології, виявило, що працівники, які володіли більшою самостійністю та підтримкою, відчували більшу задоволеність та мотивацію. Ще одне дослідження, опубліковане в Nordic Journal of Working Life Studies, виявило, що децентралізоване прийняття рішень (також відоме як автономія) призводить до підвищення продуктивності праці фінських працівників.
Все це вказує на той самий висновок: чим більше контролю ви передасте членам своєї команди, тим щасливішими та продуктивнішими вони будуть.
Важливо уточнити, що надання вашій команді більшої самостійності не означає дозволяти їм робити те, що вони хочуть, коли вони хочуть. Кожен працівник потребує меж. Але замість того, щоб говорити своїм людям, що робити, скажіть їм, що ви хочете бачити, а потім дозвольте їм вибрати, як це зробити. Маючи свободу вибору як займатися своєю роботою є найважливішим компонентом самостійності.
Дайте своїм людям повноваження приймати власні рішення, коли це можливо. І покажіть, що ви довіряєте їм виконувати свою роботу, відступаючи. Ви можете бути здивовані тим, наскільки більше буде зроблено, коли ви здасте лейці.
4. Спробуйте обмежити перебої
За даними Washington Post, типовий робітник перебивається або перемикає завдання кожні три хвилини. І повернутися туди, де вони зупинилися, може зайняти 20 хвилин або більше.
Перебої - це величезне зниження продуктивності, і вони можуть позбавити нас наших найкращих ідей та зусиль. Хоча ми часто змушуємо себе працювати швидше, щоб компенсувати втрачений час, підвищена швидкість виходить ціною.
Дослідники з університету Гумбольдта встановили, що робітники, які постійно перебивались, компенсували цей втрачений час, працюючи швидше, щоб виконати своє завдання. Хоча це не сюрприз (зрештою, ми всі це робимо), ця підвищена швидкість призводить до більшого стресу, часового тиску та розладу. Ці фактори можуть обмежувати продуктивність у майбутніх завданнях.
Washington Post взяв інтерв'ю у експерта з питань ефективності Едварда Г. Брауна, який пропонує створити угоду про блокування часу з членами команди. Блокування часу - це узгоджений «тихий час», коли кожен може просто зосередитися на своїй роботі. За допомогою блокування часу працівники повинні письмово погодитися не перебивати своїх колег, якщо не буде надзвичайної ситуації.
Браун заявляє, що один клієнт консервативно оцінив, що особиста продуктивність зросла на 40% до 60%, коли вони почали використовувати техніку блокування часу.
Звичайно, ваш бізнес може не мати можливості використовувати цю методику. Поговоріть зі своїми людьми про типи перебоїв, з якими вони стикаються щодня або щотижня. Дізнайтеся, які перерви найбільш шкодять їх продуктивності, і зробіть все можливе, щоб зменшити або усунути їх.
5. Наймайте підтримуючих людей
Почнемо з вигаданого сценарію. У вашому бізнесі у вас є два менеджери. Ваш перший менеджер, Білл, спостерігає за всіма в своїй команді очима яструба. Якщо замовник скаржиться, він негайно припускає, що це вина його команди, і він швидко повідомляє всім, що не задоволений їх виконанням. Його команда працює в середовищі напруги, недовіри та страху.
Сара, твій другий менеджер, - це зовсім протилежне. Вона ставиться до своєї команди як до родини. Вона швидко прислухається до когось, і вона перша, хто підтримав нову ідею чи ініціативу. Вона завжди слухає обидві сторони історії, і коли хтось із її команди потребує її, вона повертається до них. Атмосфера під Сарою сприятлива, привітна та невимушена.
Якби ви були працівником, за якого керівника ви б працювали найважче?
Вашій команді потрібна підтримка на роботі, і перший напрямок підтримки приходить від їх керівника, незалежно від того, ви це чи хтось, кого ви найняли. Якщо ви хочете підвищити продуктивність вашої команди, вам потрібно уважно ознайомитися з вашими менеджерами (або власним стилем управління).
Кращі менеджери дотримуються політики відкритих дверей. Це означає, що їхні двері завжди відкриті, щоб члени команди могли зайти і висловити свої занепокоєння, задати питання або обговорити проблеми. Якщо члени команди не відчувають себе комфортно спілкуватися зі своїм керівником, або якщо вони бояться, що їх будуть суворо судити, виявивши, що не знають, як щось робити, продуктивність постраждає.
Далі переконайтеся, що ваша команда знає, що може розраховувати на вашу підтримку. Проявляйте це зобов’язання день у день і не перешкоджайте, якщо потрібен час, щоб завоювати їх довіру (особливо якщо робоче середовище було токсичним). З часом ваші люди побачать, що у вас спина. І їх прихильність (та продуктивність) покращиться.
6. Поважайте їх межі
Завжди буде черговий дзвінок для повернення та ще один електронний лист для відповіді. "Цифрова повзання" робочого життя 21 століття впливає на всіх, як на шефа, так і на працівників. Однак очікувати, що члени команди відповідатимуть на електронні листи о 22:00 або завершать роботу у вихідні дні - це не лише необгрунтовано, але й нездорово.
Якщо ви хочете підвищити продуктивність праці, важливо усвідомити, що у ваших працівників життя поза роботою. Це стосується і перерв на обід. Дослідження, опубліковане в журналі «Академія менеджменту», показало, що продуктивність праці падала (а втома зростала), коли працівники пропускали обід.
Працівникам може бути важко відмовитися від роботи, особливо в США (де, зрештою, довгі години часто сприймаються як більша прихильність). Отже, дайте вашим людям знати, що ви цінуєте їх життя поза роботою. Запитайте їх про їхні сім'ї та захоплення та заохочіть їх планувати час для цих заходів та зобов'язань так само, як це стосується зустрічей та проектів..
Вам також потрібно навести приклад. Вкладіть час у власну сім'ю, захоплення чи духовні заняття та поговоріть про свої інтереси зі своєю командою. По можливості уникайте надсилання електронних листів своїм людям, коли вони не працюють.
Нарешті, переконайтесь, що всі у вашій команді мають належну перерву на обід; це означає їсти далеко за столом, в ідеалі на вулиці, де вони можуть отримати сонячне світло та свіже повітря. Якщо можливо, створіть чистий та привабливий простір для їжі, як у приміщенні, так і на вулиці.
7. Моніторинг рівнів напруги
Ви можете подумати, що більший стрес призведе до зниження продуктивності. Це правда, але лише в певний момент. Існує магічне плато, коли стрес може насправді збільшити продуктивність.
Закон Йеркеса-Додсона, розроблений психологами Робертом Йеркесом та Джоном Діллінгем Додсоном у 1908 році, диктує, що продуктивність та продуктивність зростають у міру збільшення рівня збудження (стресу). Однак якщо рівень стресу стає занадто високим, продуктивність починає падати.
Наприклад, як часто ви опинялися перед складним терміном, який ви не знали, що зможете зустрітися? Ви камбали, чи ви робили якісь свої найкращі роботи? Якщо завдання було не надто складним, швидше за все, ви з великим задоволенням піднялися до цього приводу. Це закон Йеркеса-Додсона в дії. Коли стрес і складність знаходяться на правильних рівнях, ефективність зростає.
Тепер, хитра частина - це знати, скільки стрес призводить до оптимальної роботи. Нові або складні завдання вимагають менш збудження для оптимальної роботи, тоді як відомі або легкі завдання вимагають більш високого рівня стресу для підвищення мотивації та продуктивності.
Ось чому важливо подивитися на те, що роблять ваші співробітники, і проаналізувати, який стрес може бути пов'язаний з різними завданнями. Потім можна вжити заходів для підвищення або зменшення рівня збудження з метою підвищення продуктивності.
Ось приклад. Уявіть, що ви попросили Пем, одного зі своїх працівників, написати бюлетень клієнтів цього місяця. Вона робила це вже кілька разів, і хоча вона добре пише, як правило, їй потрібно кілька днів, щоб виконати завдання. Для неї це відоме завдання з низьким збудженням, тому вона може трохи затягнути ноги.
Ви можете покращити її продуктивність, зробивши завдання більш складним; наприклад, попросити її взяти інтерв'ю з клієнтом для інформаційного бюлетеня цього місяця або дати їй коротший термін.
На протилежному кінці спектра - Даніель. Ви щойно поклали на нього відповідальність за створення щотижневих фінансових звітів вашого бізнесу. Він ще вивчає процес, і щотижня він робить кілька помилок. Це не допоможе, що звіти мають бути складені не пізніше п'ятниці вдень. З його інших обов'язків йому майже неможливо дотриматись цього строку.
Це приклад нового і складного завдання, яке також має високе збудження (від коротких термінів і складності завдання). У цьому випадку ви хочете зробити все можливе, щоб позбавити Даніеля від деяких інших обов'язків, щоб знизити рівень стресу, щоб потім він міг витратити більше часу та енергії на навчання, як формувати фінансові звіти.
Важливо, щоб ви зосереджувались на балансі, коли справа стосується аналізу завдань та рівнів стресу. Якщо ви занадто сильно підвищите збудження щодо неправильних завдань, ви в кінцевому підсумку знизите продуктивність.
8. Використовуйте стратегії управління часом
Ще одна стратегія, яку ви можете використовувати для підвищення продуктивності - навчити свою команду ефективним стратегіям управління часом. Однією з популярних стратегій є техніка «Помодоро», розроблена Франческо Кірілло в кінці 1980-х.
Техніка освіжаюче проста. Використовуючи таймер, ви працюєте протягом певного часу, як правило, 25 хвилин. Потім ви робите невелику перерву, як правило, 3-5 хвилин. Ці перерви називаються помодорос, Італійський для "томатного", названий тимчасовим таймером, який використовував Кірілло, коли був студентом.
Після чотирьох помдоросів ви робите більш довгу перерву, як правило, 15-30 хвилин.
Стратегія працює з кількох причин. По-перше, відмітка таймера допомагає вам зосередитись на заданні. Ви можете буквально почути час, що тикає, що може бути неймовірно мотивуючим. Таймер також нагадує вам зробити короткі перерви. Дослідження неодноразово показували, що часті перерви фактично підвищують продуктивність.
Дослідження, опубліковане в журналі Ergonomics, виявило, що часті, короткі перерви, особливо коли супроводжуються розтягуванням, призводять до підвищення продуктивності в порівнянні з меншою, тривалішою перервою. В іншому дослідженні, опублікованому в журналі Work & Stress, було встановлено, що часті перерви у відпочинку були одним із найефективніших способів підтримати працездатність працівників.
Важливе значення має ефективне управління часом та часті перерви. Але те, що ви робите зі своїми перервами, також важливо. Дослідники з MIT виявили, що коли працівники робили перерви з колегами по своїй соціальній групі, продуктивність, а також сила самої соціальної групи зростала. Таким чином, ви можете додатково підвищити ефективність роботи, запланувавши перерви працівника разом з колегами, з якими дружить.
Продуктивність може також збільшитися, коли працівники потрапляють на вулицю за деяким сонячним світлом та свіжим повітрям, тому закликайте членів групи швидко прогулятися на вулиці на перерві. Це ще одна сфера, де ви можете вести найкращі приклади. Робіть часті перерви і докладайте зусиль, щоб вийти на вулицю для якоїсь вправи.
Заключне слово
Заключне словоЗазвичай власники малого бізнесу ніколи не мають достатньо часу або грошей, щоб зробити все, що хочуть. Але підвищення продуктивності не потребує великих інвестицій. Більшість часу це просто займає більше обізнаності з боку власників і менеджерів.
Якщо ви власник бізнесу, що ви робите, щоб сприяти підвищенню продуктивності роботи своєї команди? Якщо ви працюєте в більшій організації, що ваша компанія робить для підвищення продуктивності праці?
